Người dùng trong tổ chức của bạn nên sử dụng Gmail để xem xét và quản lý thư rác mà họ nhận được.
Sử dụng Gmail để quản lý thư rác
Người dùng trong tổ chức của bạn nên quản lý thư rác bằng một trong các ứng dụng Gmail sau:
- Gmail trên Android
- Gmail cho iPad và iPhone
- Gmail cho web
Hãy dùng những ứng dụng này để xác định và đánh dấu thư trong hộp thư đến là thư rác. Thao tác này giúp Gmail nhận biết và đánh dấu các thư tương tự là thư rác. Bạn cũng có thể xác định những thư bị đánh dấu nhầm là thư rác và chuyển những thư đó vào hộp thư đến. Thao tác này sẽ giúp Gmail xác định những thư tương tự là thư hợp lệ.
Cách cho phép người dùng quản lý thư rác bằng ứng dụng Gmail dành cho web và thiết bị di động:
- Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy xoá mọi chế độ cài đặt Hộp thư không phải là Gmail để người dùng có thể mở ứng dụng Gmail trên web và thiết bị di động. Bạn có thể tìm thấy chế độ cài đặt này trong phần Ứng dụng
Google WorkspaceGmailĐịnh tuyến. - Tắt mọi chế độ cài đặt gửi thư chuyển thư đến một máy chủ thư bên ngoài. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt định tuyến và gửi email.
- Hướng dẫn người dùng trong tổ chức của bạn sử dụng Gmail để quản lý thư rác.
Tìm hiểu những việc mà quản trị viên có thể làm khi Gmail đánh dấu nhầm một số hoặc tất cả email bên ngoài gửi đến là thư rác.
Các cách khác để quản lý thư rác
Mặc dù bạn nên dùng Gmail để quản lý thư rác, nhưng một trong những phương pháp khác này có thể phù hợp hơn với tổ chức của bạn. Các phương thức này chỉ dành cho quản trị viên.
Chuyển tất cả thư đến một máy chủ thư cũ
Chuyển tất cả thư đến máy chủ thư cũ bằng chế độ cài đặt định tuyến. Máy chủ cũ xác định thư rác, còn người dùng xem và quản lý thư rác bằng ứng dụng email cũ. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt định tuyến và gửi email
Để cải thiện khả năng xác định thư rác, hãy bật tiêu đề thư rác và tiêu đề lừa đảo trong quy tắc định tuyến của Gmail. Nếu bạn tắt chế độ cài đặt này, máy chủ thư cũ có thể bỏ sót một số thư rác.
Tìm hiểu thêm về cách thêm tiêu đề thư rác vào quy tắc định tuyến.
Kiểm duyệt tin nhắn trong nhóm
Bật chế độ kiểm duyệt bài viết trong Groups để những thành viên nhóm được chỉ định có thể xem xét các bài viết có khả năng là nội dung rác trước khi gửi đến hộp thư đến của người dùng. Người kiểm duyệt sẽ nhận được báo cáo định kỳ, bao gồm cả bài viết có nội dung rác trong hàng đợi kiểm duyệt.
Tìm hiểu về chế độ kiểm duyệt tin nhắn trong Groups.
Gửi thư đến vùng cách ly để xem xét
Cách ly những thư rác có thể có được gửi đến và đi từ tổ chức của bạn để bạn có thể xem xét trước khi gửi. Thư sẽ được gửi đến vùng cách ly dành cho quản trị viên, nơi quản trị viên sẽ quyết định hành động cần thực hiện đối với từng thư.
Tìm hiểu cách thiết lập và quản lý tính năng cách ly email.