Đôi khi, Gmail đánh dấu nhầm thư của những người gửi bên ngoài miền của bạn là thư rác. Là quản trị viên, hãy thử các bước trong bài viết này để khắc phục vấn đề và ngăn chặn vấn đề này xảy ra trong tương lai.
Mẹo khắc phục sự cố
Những việc mà tất cả người dùng nên làm
Khuyến khích mọi người trong tổ chức của bạn:
Đánh dấu những thư bị phân loại nhầm là Không phải thư rác
Gmail sử dụng công nghệ học máy để hiểu rõ hơn các lựa chọn ưu tiên của bạn và nhận dạng thư rác. Khi bạn tự đánh dấu một thư là không phải thư rác, Gmail sẽ tìm hiểu cách quản lý những thư gửi cho bạn.
Thêm người gửi đáng tin cậy vào danh bạ cá nhân
Người dùng trong miền của bạn có thể quản lý danh sách người liên hệ cá nhân trong Gmail. Khi người dùng thêm một địa chỉ bên ngoài vào danh sách liên hệ, Gmail sẽ không đánh dấu thư từ địa chỉ bên ngoài đó là thư rác.
Việc quản trị viên cần làm
Thêm người gửi đáng tin cậy vào bộ lọc bỏ qua thư rác
Tạo danh sách cho phép bằng cách thêm miền hoặc địa chỉ vào danh sách người gửi được phép vượt qua bộ lọc thư rác của Gmail. Thư từ các miền hoặc địa chỉ email trong bộ lọc thư rác của bạn có nhiều khả năng được gửi đến hộp thư đến của người dùng.
Lưu ý: Nếu Gmail xác định một thư là thư có khả năng đáng ngờ, thì thư đó có thể bị từ chối hoặc chuyển vào thư mục thư rác, ngay cả khi người gửi có trong danh sách cho phép của bạn.
Việc người gửi bên ngoài có thể làm
Yêu cầu những khách hàng, nhà cung cấp và những người khác mà bạn tin tưởng xác thực email họ gửi. Google khuyên bạn nên sử dụng các tiêu chuẩn xác thực email này.
Các phương pháp hay nhất để xác thực email
Bạn nên luôn thiết lập các phương thức xác thực email này cho miền của mình:
- SPF cho phép các máy chủ xác minh rằng những thư có vẻ như đến từ một miền cụ thể được gửi từ các máy chủ do chủ sở hữu miền uỷ quyền.
- DKIM thêm chữ ký số vào mỗi thư. Nhờ đó, các máy chủ nhận thư có thể xác minh rằng thư không phải là thư giả mạo và không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
- DMARC thực thi quy trình xác thực bằng SPF và DKIM, đồng thời cho phép quản trị viên nhận báo cáo về quy trình xác thực và gửi thư.
Tuân thủ nguyên tắc dành cho người gửi email hàng loạt của Gmail
Để tối ưu hoá việc gửi số lượng lớn email từ Gmail hoặc người gửi bên thứ ba, hãy đọc bài viết Ngăn tình trạng thư gửi đến người dùng Gmail bị chặn hoặc chuyển vào thư mục Thư rác.