Là quản trị viên, bạn có thể đảm bảo rằng bản sao của tất cả thư đã gửi hoặc nhận trong miền của bạn — bao gồm cả thư mà các hộp thư không phải là Gmail đã gửi hoặc nhận — được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng được liên kết.
Lưu trữ toàn bộ thư và Vault
Nếu tổ chức của bạn sử dụng Vault, bạn có thể thiết lập tính năng lưu trữ toàn bộ thư để đảm bảo rằng Vault có toàn quyền truy cập vào email của tổ chức:
Người dùng có thể gửi email bằng các dịch vụ cốt lõi khác của Google Workspace ngoài Gmail. Ví dụ:
- Lịch – lời mời và thư gửi đi bằng tuỳ chọn Gửi email cho khách trong Lịch trên máy tính.
- Drive – nội dung thư được gửi khi người dùng chia sẻ, chuyển quyền sở hữu hoặc bình luận về các tệp trong Drive.
- Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ – thư do ứng dụng gửi khi người dùng gửi tệp qua email dưới dạng tệp đính kèm hoặc thay đổi trạng thái phê duyệt trên tệp.
- Biểu mẫu – email chứa biểu mẫu hoặc đường liên kết đến biểu mẫu.
- Keep – email được gửi khi người dùng chia sẻ ghi chú trong Keep.
Tính năng lưu trữ toàn bộ thư đảm bảo rằng thư do các dịch vụ cốt lõi khác gửi sẽ xuất hiện trong thư mục thư đã gửi của người dùng và do đó, Vault có thể truy cập vào các thư này.
Lưu ý: Tính năng lưu trữ toàn bộ thư chỉ áp dụng cho các dịch vụ cốt lõi của Google Workspace. Các dịch vụ khác của Google có thể gửi email thay mặt cho người dùng. Thư do các dịch vụ đó gửi có thể không được lưu trữ trong thư mục thư đã gửi của người dùng và Vault có thể không truy cập được.
- Đối với những tổ chức định tuyến lại thư đến các máy chủ email không phải là Gmail, bạn có thể thiết lập tính năng lưu trữ toàn bộ thư để đảm bảo rằng tất cả thư đều được lưu trữ trong hộp thư Gmail và Vault có thể truy cập vào các thư này.
- Bạn cũng có thể thiết lập tính năng này nếu có một hệ thống không phải là Gmail sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến thư thay mặt cho người dùng của bạn (ví dụ: đối với hệ thống theo dõi phiếu yêu cầu, cơ sở dữ liệu lỗi hoặc hệ thống thông báo tự động) và bạn muốn hiển thị thư trong hộp thư Gmail của người dùng. Điều này rất quan trọng để lưu trữ thư trong Google Vault cho tất cả người dùng bật tính năng chuyển tiếp SMTP.
Những điểm cần cân nhắc trước khi bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư
Bạn cần cân nhắc kỹ một số điểm quan trọng trước khi bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư:
- Bạn không nên bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư nếu có các quy tắc định tuyến tuân thủ thay đổi người nhận (và không muốn người nhận ban đầu nhận được bản sao của email).
- Khi bạn bật dịch vụ Chuyển tiếp SMTP, hộp thư của người dùng sẽ giữ lại bản sao của thư trong thư mục thư đã gửi (ví dụ: khi gửi thư từ máy quét) nếu bạn bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư. Điều này có thể khiến tài khoản vượt quá hạn mức bộ nhớ nếu phiên bản tài khoản của bạn có hạn mức bộ nhớ. So sánh giữa các phiên bản.
- Bạn nên bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư nếu chỉ sử dụng Gmail cho tính năng Vault và chuyển tiếp email đến máy chủ thư tại chỗ hoặc nhà cung cấp dịch vụ email khác.
Thiết lập tính năng lưu trữ toàn bộ thư
Lưu ý: Khi bạn bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư, mục SOR_INSERTED sẽ có trong báo cáo Tìm kiếm nhật ký email.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailTuân thủ.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Ở bên trái, hãy chọn một tổ chức.
- Cuộn đến phần cài đặt Lưu trữ toàn bộ thư.
- Đánh dấu vào hộp Đảm bảo rằng bản sao của tất cả thư đã gửi và nhận đều được lưu trữ trong hộp thư của người dùng được liên kết.
- Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Lưu.