Là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể sử dụng chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn để quản lý bộ nhớ lưu trữ tin nhắn cho người dùng trong tổ chức của mình. Bạn có thể đặt số ngày mà thư lưu lại trong hộp thư của người dùng và tạo các chế độ cài đặt để:
- Di chuyển thư vào thùng rác hoặc xoá vĩnh viễn khi hết thời hạn lưu trữ.
- Lưu giữ những thư có nhãn cụ thể.
- Tự động xoá thư hoặc cho phép người dùng quản lý việc xoá thư.
Chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện chỉ dành cho bộ nhớ lưu trữ tin nhắn của Gmail và Hangouts phiên bản cũ (không dùng nữa). Để quản lý bộ nhớ lưu trữ tin nhắn trong Google Chat, hãy xem bài viết Tự động xoá tin nhắn trong Chat cho tổ chức của bạn.
Quản lý bộ nhớ lưu trữ tin nhắn bằng Vault
Nếu bạn cần xoá tự động cho tất cả tài khoản và tin nhắn (ví dụ: vì mục đích pháp lý hoặc tuân thủ), hãy sử dụng Google Vault thay vì chế độ cài đặt Xoá tự động email và tin nhắn trò chuyện. Google khuyên bạn nên sử dụng chế độ tự động xoá hoặc Vault để quản lý việc lưu giữ tin nhắn, nhưng không nên sử dụng cả hai. Tìm hiểu thêm trên trang Câu hỏi thường gặp về chính sách giữ lại của Vault.
Cách áp dụng chế độ xoá tự động
Phần này mô tả cách quản lý tin nhắn bằng chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện:
Chế độ cài đặt này áp dụng cho thư trong hộp thư đến của người dùng, thư được lưu trữ và thư được thêm bằng API Gmail.
Khi có ít nhất một tin nhắn trong cuộc trò chuyện được giữ lại dựa trên chế độ cài đặt, tất cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện đó sẽ được giữ lại. Điều này xảy ra bất kể bạn bật hay tắt Chế độ xem cuộc trò chuyện.
Chế độ cài đặt này không áp dụng cho thư trong thư mục Thùng rác. Các thư trong Thùng rác sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày.
Chế độ cài đặt này được áp dụng thường xuyên cho các thông báo theo lịch. Do đó, khi hết thời gian lưu trữ, các tin nhắn có thể không bị xoá ngay lập tức. Các chế độ cài đặt này sẽ bị xoá vào lần tiếp theo bạn áp dụng chế độ cài đặt.
Để xác định thời điểm xoá thư, chế độ cài đặt này sẽ sử dụng ngày và giờ Gmail nhận được thư. Đối với những thư được di chuyển sang Gmail hoặc được Gmail nhận từ hộp thư POP hoặc IMAP, chế độ cài đặt này sẽ sử dụng tiêu đề Ngày: hoặc thuộc tính Ngày nội bộ của IMAP.
Bật tính năng tự động xoá tin nhắn
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailTuân thủ.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Ở bên trái, hãy chọn tổ chức cấp cao nhất, thường là miền của bạn.
- Di chuyển đến chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện rồi chọn Tự động xoá các email và tin nhắn trò chuyện cũ hơn số ngày đã chỉ định.
- Nhập số ngày bạn muốn lưu trữ tin nhắn. Ví dụ: nhập 45 để xoá những tin nhắn cũ hơn 45 ngày. Giá trị tối thiểu là 30.
- Trong phần Cách xử lý các thư và tin nhắn bị xoá tự động, hãy chọn một lựa chọn cho các thư và tin nhắn đã xoá:
- Di chuyển thư vào thư mục Thùng rác. Các tin nhắn sẽ nằm trong thùng rác thêm 30 ngày nữa trước khi bị xoá. Khoảng thời gian này giúp bạn khôi phục mọi thư bị xoá nhầm.
- Xoá vĩnh viễn tin nhắn: Tin nhắn sẽ không chuyển vào thùng rác mà bị xoá vĩnh viễn sau số ngày đã chỉ định. Bạn không thể truy xuất những tin nhắn đã bị xoá vĩnh viễn.
- (Không bắt buộc) Để loại trừ các thư có nhãn cụ thể khỏi chế độ tự động xoá, hãy nhập danh sách tên nhãn phân tách bằng dấu phẩy trong phần Không tự động xoá các thư có nhãn sau. Thông báo cho mọi người trong tổ chức của bạn về những nhãn này để họ có thể tạo các nhãn tương tự cho những thư mà họ muốn giữ lại. Tìm hiểu cách Tạo nhãn để sắp xếp Gmail.
- Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu.