Tự động xoá tin nhắn trong Chat cho tổ chức của bạn

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn

Bạn có thể kiểm soát việc tin nhắn gửi qua Google Chat có bị xoá tự động hay không và thời điểm xoá bằng chế độ cài đặt tính năng tự động xoá của Chat. Tính năng này chỉ áp dụng cho những tin nhắn được gửi khi nhật ký trò chuyện đang bật.

Bạn có thể bật các chính sách tự động xóa riêng biệt cho từng loại cuộc trò chuyện: tin nhắn trực tiếp 1:1, tin nhắn theo nhóm và tin nhắn trong không gian.

Tin nhắn với các tổ chức bên ngoài chỉ bị xoá theo chính sách của người tạo cuộc trò chuyện. Vì vậy, những cuộc trò chuyện do tổ chức của bạn tạo sẽ tuân theo chính sách xoá của bạn, còn những cuộc trò chuyện do bên ngoài tạo sẽ không tuân theo chính sách của bạn.

Tính năng tự động xóa của Google Chat và Google Vault

Các chính sách tự động xoá của Chat và những tin nhắn bị xoá do các chính sách này đều phải tuân thủ các quy tắc lưu giữ của Chat và Google Vault.

Nếu một quy tắc lưu giữ trong Vault áp dụng cho một cuộc trò chuyện có chính sách tự động xoá trong Chat, thì tin nhắn sẽ bị xoá như sau:

  • Quy tắc lưu giữ của Vault sẽ xoá một tin nhắn trước khi hết khoảng thời gian tự động xóa của Chat – Tin nhắn sẽ bị xoá khỏi cuộc trò chuyện và được lưu giữ trong Vault trong 30 ngày theo quy tắc lưu giữ mặc định. Quá trình xoá bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn tất, tuỳ thuộc vào số lượng thư bị xoá.
  • Khoảng thời gian tự động xoá trong Chat diễn ra trước khoảng thời gian lưu giữ trong Vault – Tin nhắn sẽ bị xoá khỏi cuộc trò chuyện và được giữ lại trong Vault trong thời gian còn lại của khoảng thời gian lưu giữ hoặc ít nhất là 30 ngày.
  • Người dùng xoá thư trước khi thư bị tự động xóa hoặc Vault – Thư sẽ được giữ lại trong Vault trong thời gian còn lại của khoảng thời gian lưu giữ và ít nhất là 30 ngày.

Nếu không có quy tắc lưu giữ nào của Vault áp dụng cho tin nhắn, thì những tin nhắn bị tự động xoá sẽ được giữ lại trong 30 ngày sau khi chính sách tự động xoá có hiệu lực hoặc người dùng xoá chúng khỏi một cuộc trò chuyện. Quá trình xoá bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn tất.

Không gian lưu trữ lớn và Google Vault

Yêu cầu lưu giữ đối với một tài khoản sẽ ngăn dữ liệu người dùng bị xoá. Bạn có thể áp dụng yêu cầu lưu giữ dữ liệu cho từng tài khoản hoặc toàn bộ đơn vị tổ chức. Bạn có thể sử dụng lệnh giữ lại để ngăn dữ liệu tin nhắn bị xoá (tin nhắn được gửi khi nhật ký trò chuyện đang bật).

Tuy nhiên, tính năng này không áp dụng cho các tin nhắn được gửi trong không gian siêu lớn (không gian có hơn 50.000 người dùng). Những tin nhắn được đăng trong không gian có số lượng thành viên cực lớn sẽ bị xoá theo chính sách giữ lại dữ liệu của không gian đó; những tin nhắn không được đăng trong các không gian này sẽ được giữ lại như bình thường. Vì lý do khả năng mở rộng và hiệu suất, bạn khó có thể kiểm tra trạng thái giữ lại của từng người dùng cho mọi thư đã gửi. Lập kế hoạch cẩn thận về cách vận hành các không gian lớn.

Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết Bắt đầu sử dụng lệnh giữ trong Google Vault.

Quản lý chính sách tự động xóa đối với Chat

Bật hoặc tắt tính năng tự động xóa cho tin nhắn trực tiếp 1:1

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào tự động xóa.
  3. Nhấp vào Tin nhắn trực tiếp 1:1.
  4. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
  5. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng này.
  6. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn trực tiếp 1:1, hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
  7. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xoá cho tin nhắn trực tiếp theo nhóm

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào tự động xóa.
  3. Nhấp vào Tin nhắn trực tiếp theo nhóm.
  4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng này.
  5. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn theo nhóm, hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
  6. Nhấp vào Lưu.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xóa tin nhắn trong không gian

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào tự động xóa.
  3. Nhấp vào Không gian.
  4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng này.
  5. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn trên không gian, hãy nhập một số trong khoảng từ 30 đến 36500.
  6. Nhấp vào Lưu.

Thông tin khác