ייצוא של המלאי ב-Drive של הארגון

התכונה הזו נתמכת במהדורות האלה: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus,‏ Cloud Identity Premium. השוואה בין מהדורות

אדמינים יכולים לייצא את מלאי Google Drive של הארגון ל-BigQuery. המלאי כולל מטא-נתונים שמשויכים לכל קובץ, כמו גודל, תוויות שהוחלו ועם מי הקובץ משותף, אבל לא את התוכן של הקבצים. אתם יכולים לבדוק את המידע הזה כדי להעריך אם הגישה לקבצים רגישים עומדת ביעדים של הארגון בנושא רגולציה, תאימות ואבטחת מידע.

אחרי שהמלאי שלכם ב-Drive מופיע ב-BigQuery, אתם יכולים ליצור דוחות ומרכזי בקרה בהתאמה אישית באמצעות כלים לניתוח נתונים כמו Looker Studio ושותפים של צד שלישי ליצירת ויזואליזציות.

הערה:

• חלק מהשלבים בדף הזה מתבצעים במסוף Google Cloud כי Google BigQuery הוא מוצר של Google Cloud.
• אתם צריכים להגדיר חיוב לפרויקט שלכם ב-Google Cloud כי יש עלות לשאילתות ולשמירה של נתוני המלאי של Drive ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר פרטי התמחור של BigQuery בחשבון לחיוב. אתם יכולים להעריך את עלויות האחסון באמצעות מחשבון התמחור של Google Cloud. הנתונים של 1 מיליון קבצים משתמשים בכ-1.5GB של אחסון פיזי ב-BigQuery.
• כדי להגדיר ייצוא של דוח מלאי ב-Drive, צריך רישיון נתמך, אבל הדוח כולל נתונים של כל המשתמשים.
• המלאי ב-Drive מיוצא מדי שבוע, אבל אפשר לבחור לייצא אותו מדי יום. הייצוא מחליף את הייצוא הקודם. כדי לשמור את הייצוא הקודם, אפשר להשתמש בשירות העברת הנתונים ל-BigQuery כדי להעתיק את מערך הנתונים באופן אוטומטי.
• יש סיכוי קטן שבייצוא של מלאי Drive לא יופיעו מטא-נתונים של קבצים מסוימים. במקרים נדירים, יכול להיות שחלק מהקבצים לא ייכללו.

שלב 1. הגדרה של פרויקט ומערך נתונים ב-BigQuery למלאי ב-Drive

1. ב-Google Cloud Console, יוצרים או פותחים פרויקט פעיל ב-BigQuery.
   פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של פרויקטים.
2. אם החיוב לא מופעל בפרויקט, מפעילים אותו.
3. עוברים אל דף IAM של הפרויקט.
4. נותנים לחשבונות אדמין ב-Google Workspace גישה לייצוא לצורך עיבוד וצפייה בנתונים. מידע נוסף על תפקידים והרשאות של IAM ב-BigQuery ועל בקרת גישה למשאבים לכל חשבון Google Workspace שרוצים לתת לו גישה לייצוא:
   1. בחלק העליון של רשימת הגורמים המורשים, לוחצים על הענקת גישה.
   2. בקטע Add principals (הוספת ישויות), מזינים את כתובת האימייל של חשבון Google Workspace.
   3. לוחצים על התפקיד BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). טיפ: לוחצים על Filter (סינון) ומזינים BigQuery כדי למצוא תפקידים ספציפיים אחרים ל-BigQuery.
   4. לוחצים על שמירה.
5. נותנים לעצמכם ולאדמינים אחרים שינהלו את ייצוא המלאי של Drive את הרשאת האדמין ב-IAM בפרויקט:
   1. באותו דף של IAM, לוחצים על ישות קיימת או מתחילים ישות חדשה כמו בשלב הקודם.
   2. לוחצים על התפקיד Resource Manager (ניהול משאבים) ובוחרים באפשרות Project IAM Admin (אדמין של IAM בפרויקט).
   3. לוחצים על שמירה.
6. מחפשים או יוצרים מערך נתונים ב-BigQuery לאחסון של ייצוא המלאי ב-Drive.
   1. לוחצים על תפריט הניווט BigQuery.
   2. בחלונית Explorer בצד ימין, מרחיבים את הפרויקט כדי לראות את רשימת מערכי הנתונים הקיימים.
   3. אם יש מערך נתונים שרוצים להשתמש בו, כדאי לרשום את המזהה שלו כדי להשתמש בו בשלב הבא.
   4. אם רוצים להשתמש במערך נתונים חדש, אפשר לעבור אל יצירת מערכי נתונים. חשוב לשים לב לשם של מערך הנתונים, כי תצטרכו להזין אותו בשלב הבא.

שלב 2. הפעלה והגדרה של ייצוא המלאי ב-Drive

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט דיווח שילובים של נתונים (או ייצוא ל-BigQuery לאדמינים של מהדורת Education, ואז נפתח הדף 'שילובים של נתונים').

   מעבר אל 'שילוב נתונים'

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת אדמין לדוחות.

2. לוחצים על ייצוא של מטא-נתונים ב-Drive.
3. מסמנים את התיבה הפעלת הייצוא של דוח המלאי ב-Drive ל-Google BigQuery כדי להפעיל את הייצוא של מלאי Drive.
4. בקטע מזהה פרויקט ב-BigQuery, בוחרים את הפרויקט שבו רוצים לאחסן את הייצוא של מלאי שטחי האחסון ב-Drive. אם אתם לא רואים את הפרויקט, צריך להגדיר אותו ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר מדריך למתחילים לשימוש במסוף Google Cloud.
5. בקטע מערך נתונים שקיים בפרויקט, מזינים את השם של מערך הנתונים שבו רוצים לאחסן את מלאי Drive בפרויקט. אם עדיין אין לכם מערך נתונים, תוכלו לעיין בשלבים במאמר יצירת מערכי נתונים.
6. בקטע Export Schedule (תזמון ייצוא), בוחרים באפשרות Weekly (שבועי) או Daily (יומי).
7. לוחצים על שמירה. אם מופיעה שגיאה שמונעת את השמירה, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות במסוף Google Cloud:
   1. עוברים אל דף IAM של הפרויקט ומוודאים שלחשבון שלכם יש את התפקיד Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy). אם לא, צריך להקצות את התפקיד לחשבון.
   2. עוברים אל פותר הבעיות שקשורות למדיניות ובודקים אם יש כללי מדיניות דחייה שחוסמים את הגישה לפרויקט. פרטים נוספים זמינים במאמר פתרון בעיות שקשורות למדיניות.

אחרי שמפעילים את הייצוא, הייצוא הראשון אמור להופיע ב-BigQuery תוך שבוע עד שבועיים. לאחר מכן, הייצוא מתעדכן מדי שבוע או מדי יום, בהתאם לאפשרות שבחרתם בהגדרה.

שלב 3. (אופציונלי) עדכון של זמן התפוגה של הנתונים

תוקף ברירת המחדל של ייצוא נתונים הוא 60 ימים, ולאחר מכן הנתונים נמחקים מ-Google Cloud.

כדי לשנות את זמן התפוגה, עוברים אל עדכון זמני התפוגה של טבלאות ברירת המחדל.

שלב 4. מעקב אחרי ייצוא והגדרת התראות לגבי שגיאות

אירועי ייצוא של מלאי ב-Drive נכללים באירועי אדמין ביומן. בכלי לחקירת אבטחה, אפשר לחפש אירועים שקשורים לייצוא של מלאי ב-Drive ולהגדיר התראות.

שלב 5. ניתוח של קבוצות נתונים של מלאי ב-Drive

אפשר לנתח את הנתונים ישירות ב-BigQuery. סקירה כללית זמינה במאמר סקירה כללית על ניתוח הנתונים ב-BigQuery | Google Cloud. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סכימה ושאילתות לדוגמה לייצוא מלאי של Drive ב-BigQuery.

פתרון בעיות שקשורות לייצוא חסר ולהודעות שגיאה

אם אחרי ששומרים את ההגדרה במסוף Admin לא רואים את הייצוא של מלאי שטחי הפרסום ב-Drive ב-BigQuery, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות ואת הפתרונות שלהן.

הודעת השגיאה	איך לפתור את הבעיה
מערך הנתונים ב-BigQuery לא קיים	אם מערך הנתונים שציינתם במקור לכתיבת הדוחות נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי שטחי הפרסום ב-Drive, תוצג לכם השגיאה הזו. מחליפים את מזהה מערך הנתונים במזהה של מערך נתונים קיים.
הפרויקט ב-BigQuery לא קיים	אם הפרויקט ב-BigQuery שציינתם במקור לכתיבת הדוחות נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי ב-Drive, תקבלו את השגיאה הזו. מגדירים פרויקט ומערך נתונים חדשים ב-BigQuery כדי שהדוחות ייכתבו אליהם.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מלאי ב-Drive במערך הנתונים של BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש הרשאת עריכה במערך הנתונים.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מלאי ב-Drive בפרויקט BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש גישת BigQuery.jobUser לפרויקט.
הגדרת חיוב לפרויקט	אם שדרגתם לאחור את המינוי, יכול להיות שהוא כבר לא תומך בייצוא מלאי ב-Drive. במסוף Admin, עוברים אל תפריט > חיוב > מינויים ומוודאים שהמינוי שלכם הוא אחד מהמינויים הבאים: התכונה הזו נתמכת במהדורות האלה: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus,‏ Cloud Identity Premium. השוואה בין מהדורות אחרי שתעברו למהדורה שתומכת בייצוא של מלאי שטחי האחסון ב-Drive, יכול להיות שיחלפו עד שבועיים עד שהדוחות ייוצאו. בנוסף, צריך להגדיר חיוב לפרויקט ב-Google Cloud שמקושר לייצוא של מלאי Drive, כי יש עלות לייצוא של מלאי Drive ל-BigQuery. מוודאים שהחיוב מופעל בפרויקט.

מגבלות ידועות

• יכול להיות שייצוא של מלאי שטחי פרסום ב-Drive לא יכלול קבצים ב-Jamboard שלא נתבעו או סרטונים שנוצרו באמצעות Google Vids.

שאלות נפוצות