Là quản trị viên của tổ chức, bạn có thể tạo chế độ xem hợp nhất về trạng thái người dùng và hoạt động của tài khoản. Trong mục Báo cáo người dùng, báo cáo Tài khoản cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến trạng thái tài khoản của người dùng, chẳng hạn như trạng thái Xác minh 2 bước và độ mạnh của mật khẩu. Tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace bạn đang dùng, báo cáo này cũng cho thấy dữ liệu người dùng liên quan đến Google Drive, Gmail và Lớp học.
Bước 1: Mở báo cáo tài khoản
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Báo cáo
Báo cáo về người dùng
Tài khoản.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Báo cáo.
Bước 2: Xem xét dữ liệu
Báo cáo Tài khoản dựa trên dữ liệu người dùng sau đây.
Lưu ý: Tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace bạn sử dụng, bạn có thể không có quyền truy cập vào một số báo cáo hoạt động.
Giải pháp chung
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Người dùng | Tên người dùng |
| Trạng thái tài khoản người dùng |
Trạng thái tài khoản của người dùng (Đang hoạt động, Bị chặn hoặc Bị tạm ngưng)
Lưu ý: Trạng thái tài khoản người dùng Đang hoạt động bao gồm cả người dùng bị xoá tạm thời. |
| Đăng ký sử dụng tính năng Xác minh 2 bước | Việc người dùng có đăng ký sử dụng tính năng Xác minh 2 bước hay không |
| Thực thi tính năng Xác minh 2 bước | Người dùng có bắt buộc phải đăng ký sử dụng tính năng Xác minh 2 bước hay không |
| Bảo vệ bằng tính năng Xác minh 2 bước |
Liệt kê xem tài khoản của người dùng hiện có được bảo vệ bằng tính năng Xác minh 2 bước hay một phương thức đăng nhập an toàn (chẳng hạn như khoá truy cập) hay không.
|
| Tuân thủ yêu cầu về độ dài mật khẩu | Người dùng có tuân thủ hay không tuân thủ các yêu cầu về độ dài mật khẩu. Để biết hướng dẫn về cách thiết lập các yêu cầu đối với mật khẩu, hãy xem bài viết Thực thi và giám sát các yêu cầu đối với mật khẩu của người dùng |
| Độ mạnh của mật khẩu | Người dùng có mật khẩu mạnh hay yếu dựa trên các yêu cầu về mật khẩu do quản trị viên đặt. Để biết hướng dẫn về cách thiết lập các yêu cầu đối với mật khẩu, hãy xem bài viết Thực thi và giám sát các yêu cầu đối với mật khẩu của người dùng |
| Ứng dụng bên ngoài | Số lượng ứng dụng bên ngoài (không phải ứng dụng của Google) mà người dùng đã cài đặt trong miền của bạn
Lưu ý: Để xem tên ứng dụng của từng người dùng và thu hồi quyền truy cập của các ứng dụng bên ngoài, hãy tham khảo bài viết Quản lý chế độ cài đặt bảo mật của người dùng |
| Quyền truy cập của ứng dụng kém an toàn | Người dùng có thể chặn hoặc cho phép (Được phép hoặc Bị từ chối) ứng dụng kém an toàn truy cập vào tài khoản của họ hay không |
| Tên do quản trị viên xác định | Tên người dùng do quản trị viên chỉ định |
| Trạng thái của tên hồ sơ | Người dùng đã thay đổi tên hồ sơ hay chưa |
| Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Photos (MB) | Tổng bộ nhớ mà người dùng đã dùng trên Photos |
| Tổng bộ nhớ đã dùng (MB) | Tổng bộ nhớ mà người dùng đã dùng |
| Bộ nhớ đã dùng (%) | Tỷ lệ phần trăm bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng |
Gmail
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Tổng số email | Tổng số thư trên Gmail mà người dùng đã gửi và nhận. Bao gồm email được gửi hoặc nhận từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail |
| Số email đã nhận | Tổng số thư Gmail mà người dùng đã nhận được. Bao gồm email nhận được từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail |
| Số email đã gửi | Tổng số thư trên Gmail mà người dùng đã gửi. Bao gồm những email do các ứng dụng SMTP bên thứ ba gửi bằng máy chủ SMTP của Gmail |
| Gmail (POP) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng máy chủ thư Post Office Protocol (POP) để truy cập vào Gmail |
| Gmail (IMAP) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng máy chủ thư Giao thức truy cập thư trên Internet (IMAP) để truy cập vào Gmail |
| Gmail (Web) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Gmail trên web. Xin lưu ý rằng dấu thời gian này không được đồng bộ hoá với dấu thời gian Lần đăng nhập gần nhất |
| Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Gmail (MB) | Tổng dung lượng lưu trữ trên Gmail mà người dùng đã sử dụng |
Drive
Định nghĩa mới về chỉ số có thêm "đã thêm". Chỉ số này khác với các chỉ số trước đây vì chỉ số này tính khi sự kiện "addition" xảy ra. Các sự kiện thuộc loại thêm bao gồm tạo tệp, tải lên, khôi phục hoặc chuyển quyền sở hữu. Hoạt động này được báo cáo bất kể trạng thái cuối cùng của mặt hàng. Nhiều sự kiện thêm vào cùng một tệp sẽ không làm tăng số lượng.
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Công khai | Số lượng tệp được cung cấp công khai |
| Bất kỳ ai có đường liên kết | Số tệp trên Drive được chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết |
| Số tệp chia sẻ với bất cứ ai trong miền | Số tệp trên Drive được chia sẻ với bất kỳ ai trong miền |
| Số tệp chia sẻ với bất cứ ai trong miền có đường liên kết | Số tệp trên Drive được chia sẻ với bất kỳ ai trong miền có đường liên kết |
| Bên ngoài miền | Số lượng tệp trên Drive được chia sẻ rõ ràng với các cá nhân hoặc nhóm bên ngoài miền |
| Lượt chia sẻ trong miền | Số lượng tệp trên Drive được chia sẻ rõ ràng với một người dùng hoặc nhóm trong miền |
| Tệp chia sẻ riêng tư | Số lượng tệp trên Drive không được chia sẻ |
| Số bảng tính (trên Google Trang tính) đã thêm | Số bảng tính đã thêm vào Drive |
| Số bản vẽ Google đã thêm | Số tệp Google Bản vẽ đã thêm |
| Số tài liệu (trên Google Tài liệu) đã thêm | Số lượng tài liệu văn bản được thêm vào Drive |
| Số bản trình bày (trên Google Trang trình bày) đã thêm | Số lượng bản trình bày được thêm vào Drive |
| Số biểu mẫu (trên Google Biểu mẫu) đã thêm | Số lượng biểu mẫu được thêm vào Drive |
| Số loại khác đã thêm | Số lượng tệp không phải của Google mà người dùng đã thêm |
| Tệp đã chỉnh sửa | Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã chỉnh sửa |
| Số tệp đã xem | Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã xem |
| Đã thêm tệp | Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã thêm |
| Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Drive (MB) | Tổng bộ nhớ Drive mà người dùng đã sử dụng |
| Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Drive |
Lớp học
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Lớp học – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng thực hiện một hành động trong Lớp học, chẳng hạn như tạo, chấm điểm, trả hoặc nộp bài tập hay đăng lên bảng tin lớp học |
| Số lớp học đã tạo | Số lớp học đã tạo |
| Số bài đăng đã tạo | Tổng số bài đăng do giáo viên và học viên tạo |
Bước 3: Tuỳ chỉnh dữ liệu trong báo cáo
- Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
. - (Không bắt buộc) Để thêm cột vào biểu đồ, bên cạnh phần Thêm cột mới, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
rồi chọn các lựa chọn trong danh sách. - (Không bắt buộc) Để xoá một mục khỏi biểu đồ, bên cạnh mục đó, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá
. - (Không bắt buộc) Để sắp xếp lại các cột, hãy kéo và thả một mục vào vị trí mới.
- Nhấp vào Lưu.
Bước 4: Lọc dữ liệu và xuất báo cáo
Lọc theo người dùng hoặc hoạt động
Bạn có thể thu hẹp phạm vi báo cáo để chỉ hiển thị người dùng hoặc các sự kiện cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo bộ lọc để tìm tất cả người dùng đang sử dụng tính năng Xác minh 2 bước. Hoặc bạn có thể tạo bộ lọc để liệt kê những người chia sẻ nhiều đường liên kết bên ngoài.
- Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc.
- Nhấp vào một trong các bộ lọc trong danh sách, nhập tiêu chí rồi nhấp vào Áp dụng.
Lọc theo đơn vị tổ chức
Bạn có thể lọc theo đơn vị tổ chức để so sánh số liệu thống kê giữa các tổ chức con trong một miền.
- Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Đơn vị tổ chức
chọn một đơn vị trong danh sách.
- Nhấp vào Áp dụng.
Bạn chỉ có thể lọc hệ thống phân cấp tổ chức hiện tại, ngay cả khi tìm kiếm dữ liệu cũ. Dữ liệu trước ngày 20 tháng 12 năm 2018 sẽ không xuất hiện trong kết quả được lọc.
Lọc theo nhóm
Bạn cũng có thể lọc dữ liệu trong báo cáo theo nhóm. Để một nhóm xuất hiện trong bộ lọc này, bạn cần thêm nhóm đó vào danh sách cho phép lọc theo nhóm.
Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng bộ lọc nhóm, hãy xem phần Lọc kết quả theo Nhóm trên Google.
Bước 1: Thêm một nhóm vào danh sách cho phép lọc theo nhóm:
- Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm
.
- Nhấp vào Nhóm lọc.
Trang Lọc theo nhóm sẽ xuất hiện. - Nhấp vào Thêm nhóm.
- Tìm một nhóm bằng cách nhập vài ký tự đầu tiên trong tên hoặc địa chỉ email của nhóm đó. Khi thấy nhóm mà bạn muốn, hãy chọn nhóm đó.
- (Không bắt buộc) Để thêm một nhóm khác, hãy tìm và chọn nhóm đó.
- Khi bạn chọn xong nhóm, hãy nhấp vào Thêm.
- (Không bắt buộc) Để xoá một nhóm, hãy nhấp vào Xoá nhóm
.
- Nhấp vào Lưu.
Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm
Bước 2: Lọc nhật ký kiểm tra theo nhóm
- Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm
.
- Chọn một hoặc nhiều nhóm rồi nhấp vào Áp dụng.
Hiển thị dữ liệu cho một ngày cụ thể
Xuất dữ liệu báo cáo
Bạn có thể xuất dữ liệu báo cáo sang Google Trang tính hoặc tải xuống dưới dạng tệp CSV.
- Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
- (Không bắt buộc) Thay đổi dữ liệu sẽ được đưa vào tệp xuất theo mô tả ở Bước 3 nêu trên.
- Trên báo cáo, hãy nhấp vào biểu tượng Tải xuống
. - Chọn những cột bạn muốn thêm và định dạng của báo cáo.
- Nhấp vào Tải xuống.
Bạn có thể xuất tối đa 100.000 hàng.
Dữ liệu tôi đang xem có từ bao giờ?
Bạn sẽ không thấy dữ liệu đầy đủ cho đến ngày hiện tại. Thay vào đó, bạn sẽ thấy ngày mới nhất của dữ liệu cột trong phần tiêu đề biểu đồ. Bảng bên dưới biểu đồ cho thấy dữ liệu trong 1 ngày của ngày gần đây nhất.
Đôi khi, bạn sẽ thấy dấu hoa thị "*" bên cạnh tên cột. Dấu hoa thị cho biết dữ liệu trong cột cụ thể này có thể đã cũ so với dữ liệu trong các cột khác.
Để biết thông tin chi tiết về thời điểm dữ liệu có sẵn và khoảng thời gian dữ liệu được giữ lại, hãy xem bài viết Thời gian giữ lại dữ liệu và độ trễ.