Workspace Studio-Protokollereignisse

Nutzer- und Agentenaktivitäten in Google Workspace Studio ansehen

Je nach Google Workspace-Version haben Sie möglicherweise Zugriff auf das Sicherheits-Prüftool, das erweiterte Funktionen bietet. Super Admins können beispielsweise Sicherheits- und Datenschutzprobleme erkennen, eingehender untersuchen und die geeigneten Maßnahmen dafür ergreifen. Weitere Informationen

Als Administrator Ihrer Organisation können Sie nach Protokollereignissen für Google Workspace Studio suchen und bei Sicherheitsproblemen entsprechende Maßnahmen ergreifen. Sie können sich beispielsweise eine Übersicht von Aktionen ansehen, um die Nutzeraktivität in Studio nachzuvollziehen. Sie können auch die Aktivitäten von Abläufen nachverfolgen und sehen, welche Schritte sie im Namen des Inhabers des Ablaufs ausführen. Diese Informationen sind nützlich, wenn Sie Fehler beheben möchten oder wenn Nutzer Abweichungen und unerwartete Änderungen feststellen, die von Workspace Studio-Abläufen vorgenommen wurden.

Abläufe führen Aktionen im Namen ihrer Inhaber aus. Bei Aktionen in Google-Diensten werden diese Ereignisse im entsprechenden Dienst protokolliert, wobei der Inhaber als Akteur fungiert. Wenn Sie in einem Dienst ungewöhnliche Aktivitäten eines Nutzers sehen, die Ihrer Meinung nach auf einen Flow zurückzuführen sind, können Sie den Flow beenden. Weitere Informationen zum Beenden der Flows von Nutzern

Ob Sie eine Suche ausführen können, hängt von Ihrer Google-Version, Ihren Administratorberechtigungen und der Datenquelle ab. Sie können eine Suche für alle Nutzer ausführen, unabhängig von deren Google Workspace-Version.

Audit- und Prüftool

Wenn Sie nach Protokollereignissen suchen möchten, müssen Sie zuerst eine Datenquelle auswählen Wählen Sie dann mindestens einen Filter für die Suche aus.

  1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Dreistrich-Menü  und dann Berichterstellung und dann Audit und Prüfung und dann Regel-Protokollereignisse.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Audit und Prüfung erforderlich.

  2. Wenn Sie Ereignisse filtern möchten, die vor oder nach einem bestimmten Datum aufgetreten sind, wählen Sie für Datum die Option Vor oder Nach aus. Standardmäßig werden Ereignisse der letzten 7 Tage angezeigt. Sie können einen anderen Zeitraum auswählen oder auf  klicken, um den Datumsfilter zu entfernen.

  3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann wählen Sie ein Attribut aus. Wenn Sie beispielsweise nach einem bestimmten Ereignistyp filtern möchten, wählen Sie Ereignis aus.
  4. Wählen Sie einen Operator aus und dann wählen Sie einen Wert aus und dann klicken Sie auf Anwenden.
    • Optional: Wenn Sie mehrere Filter für Ihre Suche erstellen möchten, wiederholen Sie diesen Schritt.
    • Optional: Wenn Sie einen Suchoperator hinzufügen möchten, wählen Sie über Filter hinzufügen die Option UND oder ODER aus.
  5. Klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Auf dem Tab Filter lassen sich Suchergebnisse auch mit einfachen Parameter- und Wertepaaren filtern. Sie können auch den Tab Tool zur Bedingungserstellung verwenden. Dort werden die Filter als Bedingungen mit UND- bzw. ODER-Operatoren dargestellt.

Sicherheitsprüftool

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Standard und Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Versionen vergleichen

Wenn Sie im Sicherheitsprüftool eine Suchanfrage ausführen möchten, müssen Sie zuerst eine Datenquelle auswählen. Wählen Sie dann mindestens eine Bedingung aus. Wählen Sie für jede Bedingung ein Attribut, einen Operator und einen Wert aus.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Sicherheit und dann Sicherheitscenter und dann Prüftool.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Ereignisse im Regelprotokoll aus.

  3. Wenn Sie Ereignisse filtern möchten, die vor oder nach einem bestimmten Datum aufgetreten sind, wählen Sie für Datum die Option Vor oder Nach aus. Standardmäßig werden Ereignisse der letzten 7 Tage angezeigt. Sie können einen anderen Zeitraum auswählen oder auf  klicken, um den Datumsfilter zu entfernen.

  4. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
    Tipp: Sie können eine oder mehrere Bedingungen in die Suche einschließen oder Ihre Suche mit verschachtelten Abfragen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Individuelle Suche mit verschachtelten Abfragen erstellen.
  5. Klicken Sie auf Attribut und dann wählen Sie eine Option aus. Wenn Sie beispielsweise nach einem bestimmten Ereignistyp filtern möchten, wählen Sie Ereignis aus.
    Eine vollständige Liste der Attribute finden Sie im Abschnitt Attributbeschreibungen.
  6. Wählen Sie einen Operator aus.
  7. Geben Sie einen Wert ein oder wählen Sie einen Wert aus der Liste aus.
  8. Optional: Wiederholen Sie die Schritte, um weitere Suchbedingungen hinzuzufügen.
  9. Klicken Sie auf Suchen.
    Die Suchergebnisse aus dem Prüftool werden unten auf der Seite in einer Tabelle angezeigt.
  10. Optional: Wenn Sie die Untersuchung speichern möchten, klicken Sie auf „Speichern“  und dann geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein und dann klicken Sie auf Speichern.

Hinweise

  • Auf dem Tab Tool zur Bedingungserstellung werden Filter als Bedingungen mit UND- bzw. ODER-Operatoren dargestellt. Auf dem Tab Filter lassen sich Suchergebnisse auch mit einfachen Parameter- und Wertepaaren filtern.
  • Falls Sie einem Nutzer einen neuen Namen gegeben haben, sehen Sie keine Abfrageergebnisse mit dem alten Namen des Nutzers. Wenn Sie beispielsweise AlterName@beispiel.de in NeuerName@beispiel.de umbenennen, sehen Sie keine Ergebnisse für Ereignisse im Zusammenhang mit AlterName@beispiel.de.
  • Sie können nur in Nachrichten nach Daten suchen, die noch nicht aus dem Papierkorb gelöscht wurden.

Attributbeschreibungen

Für diese Datenquelle können Sie die folgenden Attribute verwenden, wenn Sie nach Protokollereignisdaten suchen.

Attribut Beschreibung

Actor

E-Mail-Adresse des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat oder dessen Flow die Aktion in seinem Namen ausgeführt hat.

Ereignis

Die protokollierte Ereignisaktion. Dazu gehören:

  • Workflow erstellen: Der Nutzer hat einen Workflow erstellt.
  • Workflow ansehen: Der Nutzer hat einen Workflow angesehen.
  • Workflow bearbeiten: Der Nutzer hat einen Workflow bearbeitet.
  • Workflow löschen: Der Nutzer hat einen Workflow gelöscht.
  • Aktivieren: Der Nutzer hat zum ersten Mal einen neuen Workflow aktiviert oder Änderungen an einem bereits aktivierten Workflow gespeichert
  • Wieder aktivieren: Der Nutzer hat einen deaktivierten Workflow aktiviert
  • Deaktivieren: Der Nutzer hat einen Workflow deaktiviert.
  • Lauf starten: Der Workflow hat eine Ausführung gestartet.
  • Ausführung erfolgreich beendet: Die Ausführung wurde erfolgreich beendet.
  • Ausführung mit Fehler beendet: Die Ausführung wurde aufgrund eines Problems beendet.
  • Ausführung beenden: Die Ausführung wurde aus einem anderen Grund beendet.
  • Startschritt: Bei der Ausführung wurde ein Schritt gestartet.
  • Schritt beenden: Bei der Ausführung wurde ein Schritt abgeschlossen.

Ablauf-ID

Die ID des Ablaufs.

Workflow-Name

Der Name des Ablaufs.

Ausführungs-ID

Die ID einer einzelnen Ausführung eines Ablaufs.

Schritttyp

Der Typ des Schritts. Zum Beispiel:

  • Auslöser: Der Schritt war der erste Schritt des Ablaufs.
  • Aktion: Der Schritt erfolgte nach dem Auslöser und war kein Bedingungsschritt.
  • Auswertung der Bedingung: Der Schritt war ein Check if-Schritt.

Schrittname

Der Name des Schritts, der vom Ablauf ausgeführt wurde.

App für Schritt

 Die App, die für den Schritt verwendet wird, z. B. Gmail, Chat oder ein verknüpfter Drittanbieterdienst.

Dauer der Ausführung

 Die Zeit in Sekunden, die für die Ausführung benötigt wurde.

Ausführungstyp

Wie die Ausführung gestartet wurde. Mögliche Werte:

  • Testlauf: Die Ausführung wurde vom Nutzer über einen Testlauf gestartet.
  • Ausführung: Die Ausführung wurde automatisch gestartet, weil der Flow-Auslöser ein Start-Ereignis erkannt hat.

Deaktivierungsgrund

Gründe für die Deaktivierung eines Workflows:

  • Von Nutzer deaktiviert: Der Nutzer hat die Funktion deaktiviert.
  • Durch ausgeführten Schritt deaktiviert: Ein Schritt hat nicht mehr funktioniert und der Workflow wurde deaktiviert.
  • Konto gelöscht: Der Nutzer hat kein Workspace-Konto mehr.
  • Ausführungsfehler: Zu viele Ausführungen in Folge konnten nicht erfolgreich abgeschlossen werden.
  • Kein Zugriff auf Studio: Der Nutzer hat den Zugriff auf Workspace Studio verloren.
  • Von Google deaktiviert: Ein Google Workspace-Supportmitarbeiter hat den Ablauf deaktiviert.

Protokollereignisdaten verwalten

Daten der Suchergebnisspalte verwalten

Sie können festlegen, welche Datenspalten in Ihren Suchergebnissen angezeigt werden.

  1. Klicken Sie rechts oben in der Tabelle der Suchergebnisse auf „Spalten verwalten“ .
  2. Optional: Wenn Sie die aktuellen Spalten entfernen möchten, klicken Sie auf „Entfernen“ .
  3. Optional: Wenn Sie Spalten hinzufügen möchten, klicken Sie neben Neue Spalte hinzufügen auf den Drop-down-Pfeil  und wählen Sie die Datenspalte aus.
    Wiederholen Sie die Schritte je nach Bedarf.
  4. Optional: Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten ändern möchten, ziehen Sie die Datenspaltennamen an die gewünschte Stelle.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Suchergebnisdaten exportieren

Sie können die Suchergebnisse in Google Tabellen oder in eine CSV-Datei exportieren.

  1. Klicken Sie oben in der Tabelle mit den Suchergebnissen auf Alle exportieren.
  2. Geben Sie einen Namen ein und dann klicken Sie auf Exportieren.
    Der Export wird unter der Suchergebnistabelle unter Ergebnisse der Export-Aktion angezeigt.
  3. Klicken Sie auf den Namen des Exports, um sich die Daten anzusehen.
    Der Export wird in Google Tabellen geöffnet.

Die Exportbeschränkungen variieren:

  • Die Gesamtergebnisse des Exports sind auf 100.000 Zeilen beschränkt.
  • Wenn Sie das Sicherheitsprüftool haben, sind die Gesamtergebnisse des Exports auf 30 Millionen Zeilen beschränkt.

Weitere Informationen finden Sie unter Suchergebnisse exportieren.

Wann und wie lange sind Daten verfügbar?

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Datenaufbewahrung und Zeitverzögerungen.

Auf Grundlage von Suchergebnissen Aktionen durchführen

Aktivitätsregeln erstellen und Benachrichtigungen einrichten

  • Mit Regeln zur Berichterstellung können Sie Benachrichtigungen anhand von Protokollereignisdaten einrichten. Eine Anleitung finden Sie unter Regeln für die Berichterstellung erstellen und verwalten.
  • Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Standard und Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Versionen vergleichen

    Um Sicherheitsprobleme effizient zu verhindern, zu erkennen und zu beheben, können Sie Aktionen im Sicherheitsprüftool automatisieren und Benachrichtigungen einrichten. Dazu erstellen Sie Aktivitätsregeln. Sie richten Bedingungen für eine Regel ein und geben dann an, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Aktivitätsregeln erstellen und verwalten.

Auf Grundlage von Suchergebnissen Aktionen durchführen

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Standard und Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Versionen vergleichen

Nachdem Sie im Sicherheitsprüftool eine Suche ausgeführt haben, können Sie anhand der Suchergebnisse entsprechende Maßnahmen ergreifen. Beispiel: Wenn Sie in den Gmail-Protokollereignissen suchen, können Sie anschließend mit dem Tool bestimmte Nachrichten löschen, unter Quarantäne stellen oder an die Posteingänge von Nutzern senden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Auf Grundlage von Suchergebnissen Aktionen durchführen.

Prüfungen verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Standard und Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Versionen vergleichen

Prüfungsliste aufrufen

Wenn Sie eine Liste der Prüfungen aufrufen möchten, deren Inhaber Sie sind und die für Sie freigegeben wurden, klicken Sie auf „Prüfungen ansehen“ . Die Liste enthält die Namen, Beschreibungen und Inhaber der Prüfungen sowie das Datum der letzten Änderung.

Dort können Sie Aktionen für alle Prüfungen ausführen, deren Inhaber Sie sind, z. B. Prüfungen löschen. Klicken Sie einfach auf das Kästchen neben einer Prüfung und dann auf Aktionen.

Hinweis: Ihre gespeicherten Prüfungen können Sie direkt über der Liste unter Schnellzugriff aufrufen.

Einstellungen für Prüfungen konfigurieren

Klicken Sie als Super Admin auf „Einstellungen“ , um Folgendes zu tun:

  • Die Zeitzone für Ihre Prüfungen ändern. Sie gilt für Suchbedingungen und ‑ergebnisse.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Prüfer erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Prüfer für Bulk-Aktionen anfordern.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Inhalt ansehen. Mit dieser Einstellung können sich Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen Inhalte ansehen.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie Begründung für die Aktion aktivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für Prüfungen konfigurieren.

Prüfungen speichern, freigeben, löschen und duplizieren

Wenn Sie Ihre Suchkriterien speichern oder sie mit anderen teilen möchten, können Sie eine Prüfung erstellen und speichern und sie dann freigeben, duplizieren oder löschen.

Weitere Informationen finden Sie unter Prüfungen speichern, freigeben, löschen und duplizieren.