Zugriffsgenehmigungen: Google-Mitarbeiter müssen vor dem Anzeigen von Supportdaten eine Genehmigung anfordern

Wenn Sie die Funktion „Zugriffsgenehmigungen“ verwenden möchten, benötigen Sie das Assured Controls- oder Assured Controls Plus-Add-on für Google Workspace. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Vertriebsmitarbeiter.

Mit Zugriffsgenehmigungen für Google Workspace können Sie festlegen, dass Google-Mitarbeiter die Genehmigung Ihrer Organisation anfordern müssen, bevor sie Daten im Zusammenhang mit einer Supportaktion aufrufen können. Sie können Richtlinien für die Zugriffsbestätigung auf alle Nutzer in Ihrer Organisation anwenden oder unterschiedliche Richtlinien für eine Abteilung oder Gruppe festlegen. Alternativ können Sie mit Assured Controls-Regeln Genehmigungsanforderungen für Daten basierend auf Klassifizierungslabels anwenden.

Zugriff durch Google-Mitarbeiter

  • Google-Mitarbeiter können nur dann auf Ihre Daten zugreifen, wenn dies zur Bereitstellung von Support-Diensten, zur Erfüllung vertraglicher und rechtlicher Verpflichtungen sowie zum Schutz oder zur Wartung Ihrer Systeme erforderlich ist.
  • „Zugriffsgenehmigungen“ deckt die spezifischen Hauptdienste ab. Diese finden Sie unter Welche Daten werden von Access Management und Zugriffsgenehmigungen abgedeckt?.

Voraussetzungen für die Verwendung von Zugriffsgenehmigungen

Wenn Sie die Funktion „Zugriffsgenehmigungen“ verwenden möchten, benötigen Sie das Add-on Google Workspace Assured Controls oder Google Workspace Assured Controls Plus. Damit alle Vorteile von Zugriffsgenehmigungen genutzt werden können, müssen Nutzer, die Assured Controls zugewiesen sind, Mitglieder einer Organisation sein, die Workspace Frontline Plus oder Enterprise Plus mit dem Add‑on „Assured Controls“ oder „Assured Controls Plus“ verwendet. Ereignisse von Zugriffsgenehmigungen werden in den Access Transparency-Logs angezeigt.

Hinweis:Für Administratoren von Frontline Plus oder Enterprise Plus können einzelne Organisationseinheiten Nutzer auf mehreren Abostufen haben. Wenn Sie Zugriffsgenehmigungen verwenden und eine Richtlinie für bestimmte Organisationseinheiten festlegen, gilt diese Richtlinie nur für Nutzer innerhalb von Organisationseinheiten, die eine Assured Controls-Lizenz haben. Weitere Informationen finden Sie unter Wenn Sie mehrere Google Workspace-Versionen haben.

Richtlinie für Zugriffsgenehmigungen auf bestimmte Abteilungen oder Gruppen anwenden

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Daten und dann Compliance und dann Zugriffsgenehmigungen.

    Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  2. Klicken Sie auf Nutzerbasierter Bereich.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzerinnen und Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie das Kästchen Google-Mitarbeiter müssen eine ausdrückliche Genehmigung einholen, bevor sie auf Ihre abgedeckten Daten zugreifen können an.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Richtlinien für Zugriffsgenehmigungen basierend auf Abteilungen, Gruppen und Datenklassifizierungslabels anwenden

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Daten und dann Compliance und dann Zugriffsgenehmigungen.

    Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  2. Klicken Sie für Regelbasiertes Festlegen des Bereichs auf Assured Controls-Regeln, um den Assistenten zum Erstellen von Regeln zu öffnen.
  3. Richtlinien basierend auf Abteilungen, Gruppen und Datenklassifizierungslabels zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Assured Controls-Regeln für Zugriffsverwaltung und Zugriffsbestätigungen.

Hinweis:

  • Die Reaktionszeit des Supports verlängert sich, während der Google Workspace-Support auf Ihre Genehmigung wartet. Seien Sie beim Aktivieren von Zugriffsgenehmigungen vorsichtig, wenn Sie möglicherweise eine hohe Dienstverfügbarkeit und eine schnelle Reaktion vom Google Workspace-Support benötigen.
  • In bestimmten Situationen (z. B. bei Ausfällen einzelner Kunden und bei rechtlichen Anfragen) müssen Google-Mitarbeiter möglicherweise die Richtlinie für Zugriffsgenehmigungen umgehen, um zeitnah auf Kundeninhalte zugreifen zu können.
  • Bei der Einrichtung können Richtlinienkonflikte auftreten. Weitere Informationen dazu, wie sie behoben werden, finden Sie unter Richtlinienkonflikte beheben.

Anfragen für die Zugriffsgenehmigung verwalten

Wenn Sie Anfragen für die Zugriffsgenehmigung aufrufen möchten, können Sie die Liste der Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale filtern.

Anfragen für die Zugriffsgenehmigung filtern

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Sicherheit und dann Benachrichtigungszentrale.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Benachrichtigungscenter erforderlich.

  2. Klicken Sie in der Listenansicht auf Filter hinzufügen.
    1. Wählen Sie in der Liste der Filter Benachrichtigungstypen aus.
    2. Klicken Sie in der Liste der Benachrichtigungstypen das Kästchen Zugriffsgenehmigungen anfordern an.
    3. Klicken Sie auf Übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungszentrale verwenden.

Details zu Benachrichtigungen für Zugriffsgenehmigungen

Klicken Sie in der Liste der Benachrichtigungen zur Zugriffsgenehmigung auf eine Anfrage, um die Benachrichtigungsdetails aufzurufen.

Administratoren können den Schweregrad und den Status einer Anfrage festlegen und die Anfrage einem Administrator in Ihrer Organisation zuweisen. Administratoren können auch löschen und benachrichtigen.

  • Schweregrad (hoch, mittel, niedrig)
  • Status (Nicht gestartet, In Bearbeitung, Geschlossen)
  • Geben Sie den Empfänger ein (E-Mail-Adresse eines Administrators für die Organisation in der Anfrage).

Die Anfragedetails finden Sie im Bereich Wichtige Details.

  • Umfang des Datenzugriffs (die Organisation oder untergeordnete Organisation, die die Daten enthält, auf die Google-Mitarbeiter zugreifen müssen)
  • Ressourcentyp (primäre Daten wie Gmail oder Drive)
  • Zugriffsregion (von der aus auf die Daten zugegriffen wird)
  • Zugriffsdauer (5, 15 oder 30 Tage)
  • Enddatum des Zugriffs (Datum und Uhrzeit, zu der der Datenzugriff abläuft)
  • Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt oder Genehmigung widerrufen)
  • Anfrage-ID (automatisch generiert)

Alle Aktionen werden im Benachrichtigungsverlauf angezeigt. Wenn Sie den Zugriff genehmigen, ablehnen oder widerrufen, können Sie eine Begründung für die Aktion eingeben, die im Verlauf gespeichert wird.

Anfragen für die Zugriffsgenehmigung genehmigen oder ablehnen

Administratoren benötigen die Berechtigung Anfragen für die Zugriffsgenehmigung verwalten, um eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

Die Aufgaben unter Verfügbare Aktionen entsprechen dem Anfragestatus unter Wichtige Details.

Wenn der Status Ausstehend lautet, klicken Sie auf Antworten, um:

  • Zugriff für 5, 15 oder 30 Tage zu genehmigen.

  • Diese Zugriffsanfrage abzulehnen.

    Hinweis:Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, verhindert dies keine Zugriffe, die durch eine zuvor genehmigte Anfrage für Zugriffsgenehmigungen gewährt wurden.

  • Fügen Sie eine Erklärung für Ihre Antwort hinzu.

Wenn der Anfragestatus Abgelaufen lautet, sind keine Aktionen verfügbar.

Genehmigung widerrufen

Wenn der Anfragestatus unter Wichtige Details Genehmigt lautet und der Zugriffszeitraum noch nicht abgelaufen ist, können Administratoren den Zugriff widerrufen.

  1. Rufen Sie eine genehmigte Anfrage auf und klicken Sie auf Genehmigung widerrufen.
  2. Geben Sie im Formular eine Erklärung ein und klicken Sie auf Diese Genehmigung widerrufen.

Hinweis:Wenn Sie den Zugriff auf eine genehmigte Anfrage widerrufen, verhindert dies keine Zugriffe, die durch eine zuvor genehmigte Anfrage mit dem gleichen Geltungsbereich gewährt wurden.

Antworten auf Anfragen für die Zugriffsgenehmigung prüfen

Sie können Audits und Prüfungen oder das Sicherheitsprüftool verwenden, um bisherige Antworten auf Anfragen für die Zugriffsgenehmigung zu prüfen.

Hinweis:Ihr Zugriff auf das Sicherheitsprüftool hängt von Ihrer Google Workspace-Version, der Datenquelle für die Suche und Ihren Administratorberechtigungen ab. Weitere Informationen zu den Datenquellen für das Sicherheitsprüftool

So suchen Sie im Sicherheitsprüftool:

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü  und dann  Sicherheit und dann Sicherheitscenter und dann Prüftool.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Administrator-Protokollereignisse aus.
  3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf Attribut und wählen Sie Ereignis aus.
  5. Klicken Sie nach dem Operator auf Ereignis geben Sie eine Textsuche für Zugriffsgenehmigungen ein und wählen Sie Administratoraktion für Zugriffsgenehmigungen aus.
  6. Klicken Sie auf Suchen.
  7. Sehen Sie sich die Suchergebnisse an. In der Spalte Beschreibung werden bisherige Antworten auf Anfragen für die Zugriffsgenehmigung in Ihrer Organisation angezeigt, unabhängig davon, ob sie genehmigt oder abgelehnt wurden. In der Spalte Akteur wird der Administrator angezeigt, der dieser Anfrage in den Details zur Zugriffswarnung zugewiesen ist.

Weitere Informationen zur Verwendung des Sicherheitsprüftools zum Aufrufen vergangener Administrator-Protokollereignisse finden Sie hier.

So führen Sie eine Suche auf der Seite „Audit und Prüfung“ durch:

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Berichterstellung und dann Audit und Prüfung und dann Admin-Protokollereignisse.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Audit und Prüfung erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie dann Ereignis aus.
    1. Wählen Sie in der Liste Ereignis die Option Administratoraktion für Zugriffsgenehmigungen aus.
    2. Klicken Sie auf Übernehmen.
    3. Klicken Sie auf Suchen.
  3. Sehen Sie sich die Suchergebnisse in der Tabelle unten auf der Seite an. In der Spalte „Beschreibung“ wird der Status der Anfragen für die Zugriffsgenehmigung in Ihrer Organisation angezeigt – unabhängig davon, ob sie genehmigt oder abgelehnt wurden.

Weitere Informationen dazu, wie Sie die Seite „Audit und Prüfung“ verwenden, um frühere Admin-Protokollereignisse zu überprüfen, finden Sie unter Admin-Protokollereignisse: Seite „Audit und Prüfung“.

E-Mails zu Anfragen für Zugriffsgenehmigungen verwalten

Administratoren können per E-Mail über neue ausstehende Anfragen für die Zugriffsgenehmigung benachrichtigt werden. Sie können die E‑Mail-Benachrichtigung in der Regel für die Anfrage zur Zugriffsgenehmigung konfigurieren.