Aprobaciones de acceso: Exige que el personal de Google solicite aprobación antes de ver los datos de asistencia

Para usar las aprobaciones de acceso, necesitas el complemento de Assured Controls o Assured Controls Plus de Google Workspace. Para obtener más detalles, comunícate con tu representante de ventas.

Las Aprobaciones de acceso para Google Workspace requieren que el personal de Google solicite la aprobación de tu organización antes de ver los datos relacionados con una acción de asistencia.

Nota:

Requisitos para usar las Aprobaciones de acceso

Para usar las aprobaciones de acceso, necesitas el complemento Assured Controls de Google Workspace o Assured Controls Plus de Google Workspace. Para aprovechar al máximo los beneficios de las Aprobaciones de acceso, los usuarios asignados a Assured Controls deben ser miembros de una organización que use Workspace Frontline Plus o Enterprise Plus con el complemento de Assured Controls o Assured Controls Plus. Los eventos de Aprobaciones de acceso aparecen en los registros de Transparencia de acceso.

Nota: En el caso de los administradores con Frontline Plus o Enterprise Plus, las unidades organizativas individuales pueden tener usuarios con varios niveles de suscripción. Si usas Aprobaciones de acceso y estableces una política para unidades organizativas específicas, esa política solo se aplica a los usuarios de las unidades organizativas que tienen una licencia de Assured Controls. Para obtener más información, consulta Si tienes varias ediciones de Google Workspace.

Configura las aprobaciones de acceso

  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador de Google.

  2. Ve a Menú y luego Datos y luego Cumplimiento y luego Aprobaciones de acceso.
  3. Para configurar las Aprobaciones de acceso en todo tu dominio, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo.
  4. Marca la opción Exige que el personal de Google solicite aprobación antes de ver los datos necesarios para los servicios de asistencia.

  5. Haz clic en Guardar si seleccionaste la unidad organizativa superior.

    Haz clic en Anular si configuras las Aprobaciones de acceso para una unidad organizativa secundaria o un grupo.

Nota:

  • El tiempo de respuesta de la asistencia aumenta mientras la asistencia de Google Workspace espera tu aprobación. Te recomendamos que tengas cuidado cuando habilites las Aprobaciones de acceso si es posible que necesites una alta disponibilidad del servicio y una respuesta rápida del equipo de asistencia de Google Workspace.
  • En algunas situaciones (como la corrección de interrupciones de un solo cliente y las solicitudes legales), es posible que el personal de Google deba omitir tu política de aprobaciones de acceso para acceder al contenido del cliente de manera oportuna.

Administrar las solicitudes de aprobaciones de acceso

Para ver las solicitudes de aprobaciones de acceso, puedes filtrar la lista de alertas del Centro de alertas.

Cómo filtrar las solicitudes de aprobaciones de acceso

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridad y luego Centro de alertas.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En la vista de lista, haz clic en Agregar un filtro.
    1. En la lista de filtros, selecciona Tipos de alertas.
    2. En la lista de tipos de alertas, marca la opción Solicitud de aprobaciones de acceso.
    3. Haz clic en Aplicar.

Para obtener más información, consulta Cómo usar el Centro de alertas.

Detalles de las alertas de aprobación de acceso

En la lista de alertas de Aprobaciones de acceso, haz clic en una solicitud para ver los detalles de la alerta.

Los administradores pueden establecer la gravedad y el estado de una solicitud, y asignarla a un administrador de tu organización. Los administradores también pueden borrar y alertar.

  • Gravedad (alta, media, baja)
  • Estado (Sin iniciar, En curso, Cerrado)
  • Ingresa el correo electrónico del administrador de la organización en la solicitud.

Puedes ver los detalles de la solicitud en el panel Detalles de la clave.

  • Alcance del acceso a los datos (la organización o la organización secundaria que contiene los datos a los que el personal de Google necesita acceder)
  • Tipo de recurso (datos principales, como Gmail o Drive)
  • Región de acceso (desde donde se accede a los datos)
  • Duración del acceso (5, 15 o 30 días)
  • Fecha de finalización del acceso (fecha y hora en que vence el acceso a los datos)
  • Estado (pendiente, aprobado, rechazado o aprobación revocada)
  • ID de la solicitud (se genera automáticamente)

Todas las acciones aparecen en el Historial de alertas. Cuando apruebas, rechazas o revocas el acceso, puedes ingresar una justificación para la acción que se guardará en el historial.

Cómo aprobar o rechazar una solicitud de aprobaciones de acceso

Los administradores deben tener el permiso Administrar solicitudes de aprobación de acceso para aprobar o rechazar una solicitud.

Las tareas de Acciones disponibles se correlacionan con el estado de la solicitud en Detalles clave.

Si el estado es Pendiente, haz clic en Responder a:

  • Aprobar el acceso por 5, 15 o 30 días

  • Rechazar esta solicitud de acceso

    Nota: Rechazar una solicitud no impide el acceso que se otorgó a través de una solicitud de aprobaciones de acceso aprobada anteriormente.

  • Agrega una explicación a tu respuesta.

Si el estado de la solicitud es Vencida, no hay ninguna acción disponible.

Revocar la aprobación

Si el estado de la solicitud en Detalles clave es Aprobada y el período de acceso no venció, los administradores pueden revocar el acceso.

  1. Consulta una solicitud aprobada y haz clic en Revocar esta aprobación.
  2. En el formulario, ingresa una explicación y haz clic en Revocar esta aprobación.

Nota: Revocar el acceso a una solicitud aprobada no impide el acceso que se otorgó a través de otra solicitud de Aprobaciones de acceso aprobada anteriormente que abarca el mismo alcance.

Revisa las respuestas a las solicitudes de aprobaciones de acceso

Puedes usar la herramienta de auditoría e investigación o la herramienta de investigación de seguridad para revisar las respuestas anteriores a las solicitudes de aprobaciones de acceso.

Nota: Tu acceso a la herramienta de investigación de seguridad depende de tu edición de Google Workspace, la fuente de datos de tu búsqueda y tus privilegios de administrador. Para obtener más información, consulta Fuentes de datos para la herramienta de investigación de seguridad.

Sigue estos pasos para realizar una búsqueda en la herramienta de investigación de seguridad:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridad y luego Centro de seguridad y luego Herramienta de investigación.

    Es necesario tener el privilegio de administrador del Centro de seguridad.

  2. Haz clic en Fuente de datos y selecciona Eventos de registro del administrador.
  3. Haga clic en Agregar condición.
  4. Haz clic en Atributo y, luego, selecciona Evento.
  5. Después del operador, haz clic en Evento , ingresa una búsqueda de texto para Aprobaciones de acceso y selecciona Acción de administrador de Aprobaciones de acceso.
  6. Haz clic en Buscar.
  7. Revisa los resultados de la búsqueda. En la columna Descripción, se muestran las respuestas anteriores a las solicitudes de aprobaciones de acceso en tu organización, independientemente de si se aprobaron o rechazaron. En la columna Actor, se muestra el administrador asignado a esta solicitud en los Detalles de la alerta de acceso.

Para obtener más detalles sobre el uso de la herramienta de investigación de seguridad para revisar eventos de registro de administrador anteriores, consulta Eventos de registro de administrador: Herramienta de investigación de seguridad.

Para realizar una búsqueda desde la página Investigación y auditoría, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Informes y luego Investigación y auditoría y luego Eventos de registro del administrador.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Auditoría y administración.

  2. Haz clic en Agregar un filtro y, luego, selecciona Evento.
    1. En la lista Evento, selecciona Acción de administrador de aprobaciones de acceso.
    2. Haz clic en Aplicar.
    3. Haz clic en Buscar.
  3. Revisa los resultados de la búsqueda en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la página. En la columna Descripción, se muestra el estado de las solicitudes de aprobaciones de acceso en tu organización, es decir, si se aprobaron o rechazaron.

Para obtener más detalles sobre cómo usar la página de investigación y auditoría para revisar eventos de registro de administrador anteriores, consulta Eventos de registro de administrador: Página de investigación y auditoría.

Administra los correos electrónicos de aprobaciones de acceso

Los administradores pueden recibir alertas por correo electrónico sobre las nuevas solicitudes de aprobaciones de acceso pendientes. Puedes configurar la notificación por correo electrónico en la regla de solicitud de aprobaciones de acceso.