भेजे जाने वाले मैसेज में क्लासिफ़िकेशन नोट जोड़ना

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Standard और Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

Gmail के लिए डीएलपी की सुविधा, Cloud Identity Premium के उन उपयोगकर्ताओं के लिए भी उपलब्ध है जिनके पास Gmail की सुविधा वाले Google Workspace के वर्शन का लाइसेंस भी है.

Google Workspace के एडमिन के तौर पर, डेटा गंवाने से सुरक्षा (डीएलपी) से जुड़े नियम बनाए जा सकते हैं. इन नियमों के तहत, भेजे जाने वाले Gmail मैसेज में कस्टम क्लासिफ़िकेशन नोट अपने-आप जुड़ जाते हैं. क्लासिफ़िकेशन नोट, संगठन से बाहर के लोगों को भेजे गए ईमेल या Gmail के अलावा किसी अन्य ईमेल ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करने वाले लोगों को भेजे गए ईमेल में जोड़े जाते हैं. यह नोट, मैसेज में सबसे ऊपर बैनर के तौर पर या मैसेज के मुख्य भाग और Gmail के हस्ताक्षर के नीचे फ़ुटर के तौर पर दिख सकता है.

क्लासिफ़िकेशन नोट में, संवेदनशील मैसेज कॉन्टेंट के बारे में जानकारी शामिल होती है. साथ ही, इसमें यह भी बताया जाता है कि आपके संगठन की डेटा शेयर करने और निजता नीतियों के आधार पर, ईमेल पाने वाले व्यक्ति को मैसेज कैसे मैनेज करने चाहिए. एडमिन के तौर पर, आपके पास डीएलपी का नियम बनाते समय नोट में दिखने वाले टेक्स्ट को पसंद के मुताबिक बनाने का विकल्प होता है.

Gmail का इस्तेमाल करने वाले संगठन के लोगों के लिए, डीएलपी की सुरक्षा को बेहतर बनाने के लिए, हमारा सुझाव है कि आप Gmail के लिए डेटा को उसकी कैटगरी के हिसाब से लेबल करने की सुविधा के साथ डीएलपी के नियमों का इस्तेमाल करें. ईमेल और अटैचमेंट में डेटा लीक होने से रोकना लेख में इसके बारे में ज़्यादा जानें.

मैसेजों में क्लासिफ़िकेशन नोट कैसे जोड़े जाते हैं

डीएलपी के नियम, भेजे जा रहे मैसेज को स्कैन करते हैं. जब मैसेज का कॉन्टेंट, कस्टम नोट जोड़ें कार्रवाई वाले डीएलपी नियम को ट्रिगर करता है, तो मैसेज भेजे जाने पर, मैसेज में क्लासिफ़िकेशन नोट जोड़ दिया जाता है.

एक से ज़्यादा डीएलपी नियम बनाए जा सकते हैं. ये नियम, मैसेज के कॉन्टेंट या मैसेज के अन्य एट्रिब्यूट के आधार पर, भेजे जाने वाले मैसेज में अलग-अलग क्लासिफ़िकेशन नोट जोड़ते हैं. उदाहरण के लिए, मैसेज का विषय या हेडर. अगर कोई ईमेल मैसेज, एक से ज़्यादा क्लासिफ़िकेशन नोट के नियम को चालू करता है, तो चालू किए गए सभी डीएलपी नियमों के लिए क्लासिफ़िकेशन नोट, मैसेज में जोड़ दिए जाते हैं. बेहतर परफ़ॉर्मेंस के लिए, हमारा सुझाव है कि आप डेटा सुरक्षा से जुड़े नियमों के लिए तय की गई सीमाएं और नियमों के साइज़ की सीमाएं देखें.

Gmail डीएलपी और कॉन्टेंट अनुपालन के फ़ुटर

जब कोई मैसेज, कस्टम नोट जोड़ें कार्रवाई वाले डीएलपी नियम और फ़ुटर में कॉन्टेंट जोड़ने की सेटिंग, दोनों को चालू करता है, तो डीएलपी नियम को प्राथमिकता दी जाती है. साथ ही, क्लासिफ़िकेशन नोट को सबसे पहले जोड़ा जाता है. इसके बाद, कॉन्टेंट से जुड़ी नीति के पालन के बारे में जानकारी देने वाला फ़ुटर जोड़ा जाता है. ईमेल पाने वाले लोगों को, ईमेल में मौजूद सभी फ़ुटर दिखते हैं. फ़ुटर जोड़ने की सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानें

ऐसी कमियां जिनके बारे में पता है

क्लासिफ़िकेशन नोट एसिंक्रोनस तरीके से जोड़े जाते हैं. साथ ही, नोट जोड़े जाने पर भेजने वाले को सूचना नहीं मिलती. क्लासिफ़िकेशन नोट को एक साथ लागू करने की सुविधा उपलब्ध नहीं है. सिंक्रोनस और एसिंक्रोनस स्कैनिंग के बारे में ज़्यादा जानें

डीएलपी नियम के साथ क्लासिफ़िकेशन नोट जोड़ना

डीएलपी का ऐसा नियम बनाने के लिए यह तरीका अपनाएं जो नियम की शर्तों को पूरा करने वाले आउटगोइंग मैसेज में, कैटगरी तय करने वाला कस्टम नोट जोड़ता है.

1. Google Admin console में, मेन्यू नियम नियम बनाएं डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियमों को देखने और मैनेज करने के खास अधिकार होने चाहिए.

2. नियम का नाम और (ज़रूरी नहीं) ब्यौरा डालें.
3. ऐप्लिकेशन सेक्शन में जाकर, Gmail भेजा गया मैसेज को चुनें.
4. जारी रखें पर क्लिक करें.
5. कार्रवाइयां सेक्शन में,कस्टम नोट जोड़ें को चुनें. इसके बाद, कस्टम टेक्स्ट डालें:
   • टाइटल—ज़रूरी नहीं. फ़ुटर के लिए हेडर टेक्स्ट, जो मुख्य फ़ुटर कॉन्टेंट के ऊपर बोल्ड फ़ॉर्मैट में दिखता है. इसमें ज़्यादा से ज़्यादा 50 वर्ण हो सकते हैं.
   • बॉडी कॉन्टेंट—मुख्य हेडर या फ़ुटर कॉन्टेंट के लिए टेक्स्ट. इसमें ज़्यादा से ज़्यादा 300 वर्ण हो सकते हैं. साथ ही, इसमें लिंक डालें का इस्तेमाल करके जोड़ा गया कोई भी यूआरएल शामिल हो सकता है.
   • लिंक डालें—ज़रूरी नहीं. लिंक का वह टेक्स्ट जो आपको हेडर या फ़ुटर में दिखाना है. साथ ही, लिंक का डेस्टिनेशन यूआरएल.
   • ईमेल में नोट के लिए, अपनी पसंद के मुताबिक जगह चुनें—चुनें कि आपको मैसेज में क्लासिफ़िकेशन नोट कहां दिखाना है: सबसे ऊपर (हेडर) या सबसे नीचे (फ़ुटर). डिफ़ॉल्ट रूप से, यह फ़ुटर पर सेट होता है.
   • बैनर के तौर पर दिखाएं—ज़रूरी नहीं है. फ़ुटर में रंगीन बैकग्राउंड जोड़ने के लिए, यह विकल्प चुनें.
6. (ज़रूरी नहीं) यह तय करने के लिए कि डीएलपी इंसिडेंट डैशबोर्ड में इंसिडेंट कैसे दिखाए जाएं, सूचना सेक्शन में जाकर, गंभीरता का लेवल (कम, सामान्य, ज़्यादा) चुनें.
7. (ज़रूरी नहीं) सूचना केंद्र में सूचनाएं ट्रिगर करने के लिए, सूचना केंद्र बॉक्स को चुनें. एडमिन को सूचना भेजने के लिए, सभी सुपर एडमिन बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या सूचना पाने वालों के ईमेल पते जोड़ें.
8. जारी रखें पर क्लिक करें.
9. स्कोप के लिए, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
   • अपने पूरे संगठन पर यह नियम लागू करने के लिए, domain.name में मौजूद सभी चुनें.
   • नियम को संगठन की कुछ इकाइयों या ग्रुप पर लागू करने के लिए, संगठन की इकाइयां और/या ग्रुप चुनें. इसके बाद, संगठन की इकाइयों और ग्रुप को शामिल या बाहर करें.

   अगर संगठन की इकाइयों और ग्रुप के बीच, शामिल करने या बाहर रखने के मामले में कोई टकराव होता है, तो ग्रुप को प्राथमिकता दी जाती है.

10. कोई शर्त जोड़ने के लिए, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, मैसेज का वह हिस्सा चुनें जिसे स्कैन किया जाएगा:

    अहम जानकारी: अगर आपने बिना किसी शर्त के डीएलपी का नियम बनाया है, तो यह नियम मैसेज के सभी हिस्सों को स्कैन करता है. साथ ही, हर Gmail मैसेज पर तय की गई कार्रवाई लागू करता है.

    • पूरा कॉन्टेंट—मैसेज के हेडर, विषय, मुख्य हिस्से, और अटैचमेंट को स्कैन करता है.
    • मुख्य हिस्सा—यह मैसेज के मुख्य हिस्से और अटैचमेंट को स्कैन करता है.
    • ईमेल हेडर—यह मैसेज के हेडर और विषय को स्कैन करता है. अगर मैसेज को Google Workspace के क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन (सीएसई) का इस्तेमाल करके भेजा जाता है, तो सिर्फ़ ईमेल हेडर के कॉन्टेंट (इसमें विषय भी शामिल है) को स्कैन किया जा सकता है.
    • विषय—यह सिर्फ़ मैसेज के विषय को स्कैन करता है.
    • क्लासिफ़िकेशन लेबल—यह सुविधा, मैसेज पर लागू किए गए क्लासिफ़िकेशन लेबल को स्कैन करती है.
    • गोपनीय मोड की स्थिति—इससे यह पता चलता है कि मैसेज के लिए गोपनीय मोड चालू है या नहीं.

11. किस चीज़ को स्कैन करना है चुनें. इसके बाद, स्कैन करने के लिए विकल्प और एट्रिब्यूट चुनें. इस फ़ील्ड के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, ईमेल और अटैचमेंट में डेटा लीक होने से रोकना पेज पर, 'किस तरह के डेटा को स्कैन करें' विकल्पों और एट्रिब्यूट के बारे में जानकारी पर जाएं.

12. जारी रखें पर क्लिक करें और नियम की जानकारी देखें.

13. नियम की स्थिति के लिए, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है.
    • इनऐक्टिव—आपका नियम मौजूद है, लेकिन लागू नहीं है. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए बंद है स्थिति पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.

14. बनाएं पर क्लिक करें.

बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

क्लासिफ़िकेशन फ़ुटर के लॉग इवेंट देखना

अपने-आप लागू होने वाले कस्टम नोट के लिए लॉग इवेंट देखने के लिए, सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करें. डेटा सोर्स के तौर पर, नियम के लॉग इवेंट का इस्तेमाल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, ईमेल और अटैचमेंट में डेटा लीक होने से रोकना पेज पर, सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करके, डीएलपी के नियम से जुड़े इवेंट की जांच करना सेक्शन पर जाएं.

सुझाव/राय दें या शिकायत करें

डेटा सुरक्षा से जुड़े किसी भी पेज पर Admin console में, सुझाव/राय दें या शिकायत करें पर क्लिक करें.

मिलते-जुलते विषय

• Gmail में डीएलपी और अपने-आप बनने वाले लेबल
• ईमेल और अटैचमेंट में डेटा लीक होने से रोकना