Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Standard và Frontline Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus. So sánh phiên bản của bạn
Tính năng DLP cho Gmail cũng được cung cấp cho những người dùng Cloud Identity Premium được cấp phép sử dụng các phiên bản Google Workspace có Gmail.
Là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể tạo các quy tắc Chống mất dữ liệu (DLP) để tự động thêm ghi chú phân loại tuỳ chỉnh vào thư Gmail gửi đi. Ghi chú phân loại được thêm vào thư gửi đến người nhận bên ngoài hoặc người nhận sử dụng ứng dụng email không phải Gmail. Ghi chú có thể xuất hiện dưới dạng biểu ngữ ở đầu thư hoặc dưới dạng chân trang bên dưới nội dung thư và chữ ký trên Gmail.
Ghi chú phân loại bao gồm thông tin về nội dung nhạy cảm trong thư và hướng dẫn về cách người nhận nên xử lý thư dựa trên chính sách quyền riêng tư và chia sẻ dữ liệu của tổ chức bạn. Là quản trị viên, bạn có thể tuỳ chỉnh văn bản xuất hiện trong ghi chú khi tạo quy tắc DLP.
Để bảo mật DLP cho người dùng Gmail nội bộ, bạn nên sử dụng quy tắc DLP có nhãn phân loại của Gmail. Tìm hiểu thêm tại bài viết Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm.
Cách thêm ghi chú phân loại vào thư
Các quy tắc NCMDL sẽ quét thư gửi đi khi thư được gửi. Khi nội dung thư kích hoạt một quy tắc DLP có hành động Thêm ghi chú tuỳ chỉnh, ghi chú phân loại sẽ được thêm vào thư khi thư được gửi.
Bạn có thể tạo nhiều quy tắc DLP để thêm các ghi chú phân loại khác nhau vào thư gửi đi dựa trên nội dung thư hoặc các thuộc tính khác của thư, chẳng hạn như tiêu đề hoặc phần đầu thư. Nếu một thư kích hoạt nhiều quy tắc ghi chú phân loại, thì ghi chú phân loại cho tất cả các quy tắc DLP được kích hoạt sẽ được thêm vào thư. Để đạt được hiệu suất tốt nhất, bạn nên tuân thủ giới hạn về kích thước nội dung và quy tắc DLP.
Phần chân trang của quy tắc DLP và tuân thủ nội dung trong Gmail
Khi một thư kích hoạt cả quy tắc DLP có hành động Thêm ghi chú tuỳ chỉnh và chế độ cài đặt tuân thủ nội dung chân trang bổ sung, quy tắc DLP sẽ được ưu tiên và ghi chú phân loại sẽ được thêm trước. Sau đó, chân trang quy tắc tuân thủ cho nội dung sẽ được thêm vào. Người nhận sẽ thấy tất cả chân trang trong thư. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt Thêm chân trang
Các hạn chế đã biết
Ghi chú phân loại được thêm không đồng bộ và người gửi không nhận được thông báo khi ghi chú được thêm. Không hỗ trợ việc áp dụng đồng bộ các ghi chú phân loại. Tìm hiểu thêm về tính năng quét đồng bộ và không đồng bộ
Thêm ghi chú phân loại bằng quy tắc DLP
Hãy làm theo các bước sau để tạo một quy tắc DLP nhằm thêm một ghi chú phân loại tuỳ chỉnh vào những thư đi đáp ứng các điều kiện của quy tắc.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Quy tắcTạo quy tắcBảo vệ dữ liệu.Bạn phải có các đặc quyền Xem quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và Quản lý quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP).
- Nhập tên và (không bắt buộc) nội dung mô tả cho quy tắc.
- Trong phần Ứng dụng, hãy chọn Gmail Đã gửi thư.
- Nhấp vào Tiếp tục.
- Trong mục Hành động,hãy chọn Thêm ghi chú tuỳ chỉnh, sau đó nhập văn bản tuỳ chỉnh:
- Tiêu đề – Không bắt buộc. Văn bản tiêu đề cho chân trang xuất hiện ở dạng in đậm phía trên nội dung chính của chân trang. Có thể chứa tối đa 50 ký tự.
- Nội dung phần thân – Văn bản cho nội dung chính của đầu trang hoặc chân trang. Có thể có tối đa 300 ký tự, bao gồm cả mọi URL bạn thêm bằng biểu tượng Chèn đường liên kết.
- Chèn đường liên kết – Không bắt buộc. Văn bản liên kết mà bạn muốn xuất hiện trong tiêu đề hoặc chân trang và URL đích của đường liên kết.
- Chỉ định vị trí ghi chú tuỳ chỉnh trong email – Chọn vị trí bạn muốn ghi chú phân loại xuất hiện trong thư: Trên cùng (đầu trang) hoặc Dưới cùng (chân trang). Giá trị mặc định là chân trang.
- Hiển thị dưới dạng biểu ngữ – Không bắt buộc. Chọn mục này để thêm màu nền vào chân trang.
- (Không bắt buộc) Để chỉ định cách vẽ các sự cố trong trang tổng quan về sự cố DLP, trong mục Cảnh báo, hãy chọn một mức độ nghiêm trọng (Thấp, Trung bình, Cao).
- (Không bắt buộc) Để kích hoạt thông báo trong Trung tâm thông báo, hãy đánh dấu vào hộp Trung tâm thông báo. Để gửi thông báo cho quản trị viên, hãy đánh dấu vào hộp Tất cả quản trị viên cấp cao hoặc thêm địa chỉ email của người nhận.
- Nhấp vào Tiếp tục.
-
Trong phần Phạm vi, hãy chọn một chế độ:
- Để áp dụng quy tắc cho toàn bộ tổ chức, hãy chọn Tất cả trong domain.name.
- Để áp dụng quy tắc cho các đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể, hãy chọn Đơn vị tổ chức và/hoặc nhóm rồi thêm hoặc loại trừ các đơn vị tổ chức và nhóm.
Nếu có xung đột giữa các đơn vị tổ chức và nhóm về việc đưa vào hoặc loại trừ, thì nhóm sẽ được ưu tiên.
Để thêm điều kiện, hãy nhấp vào Thêm điều kiện rồi chọn phần của thông báo cần quét:
Quan trọng: Nếu bạn tạo một quy tắc NCMDL mà không có điều kiện, thì quy tắc đó sẽ quét tất cả các phần của thư và áp dụng hành động đã chỉ định cho mọi thư trên Gmail.
- Tất cả nội dung – Quét tiêu đề, chủ đề, nội dung và tệp đính kèm của thư.
- Nội dung – Quét nội dung thư và tệp đính kèm.
- Phần đầu thư – Quét phần đầu thư và tiêu đề. Nếu email được gửi bằng tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) của Google Workspace, thì chỉ nội dung của phần đầu email (bao gồm cả tiêu đề) mới có thể được quét.
- Chủ đề – Chỉ quét chủ đề của thư.
- Nhãn phân loại – Quét các nhãn phân loại được áp dụng cho thư.
- Trạng thái của chế độ bảo mật – Quét để xem chế độ bảo mật có được bật cho thư hay không.
Chọn Nội dung cần quét rồi chọn các lựa chọn và thuộc tính cho nội dung quét. Để biết thông tin chi tiết về trường này, hãy xem bài viết Giới thiệu về các lựa chọn và thuộc tính cần quét trên trang Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm.
Nhấp vào Tiếp tục rồi xem thông tin chi tiết về quy tắc.
-
Đối với Trạng thái quy tắc, hãy chọn một trạng thái:
- Đang hoạt động – Quy tắc của bạn sẽ chạy ngay lập tức.
- Không hoạt động – Quy tắc của bạn tồn tại nhưng không có hiệu lực. Nhờ đó, bạn có thời gian xem xét quy tắc và chia sẻ quy tắc đó với các thành viên trong nhóm trước khi triển khai. Kích hoạt quy tắc sau bằng cách chuyển đến phần Bảo mậtQuyền truy cập và kiểm soát dữ liệuBảo vệ dữ liệuQuản lý quy tắc. Nhấp vào trạng thái Không hoạt động của quy tắc rồi chọn Hoạt động. Quy tắc sẽ chạy sau khi bạn kích hoạt và DLP sẽ quét nội dung nhạy cảm.
Nhấp vào Tạo.
Xem sự kiện trong nhật ký chân trang phân loại
Sử dụng công cụ điều tra bảo mật để xem các sự kiện trong nhật ký cho ghi chú tuỳ chỉnh được áp dụng tự động. Sử dụng Sự kiện trong nhật ký quy tắc làm nguồn dữ liệu. Để biết các bước chi tiết, hãy truy cập vào phần Điều tra các sự kiện quy tắc DLP bằng công cụ điều tra bảo mật trên trang Ngăn chặn tình trạng rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm.
Chia sẻ ý kiến phản hồi của bạn
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, trên trang bảo vệ dữ liệu bất kỳ, hãy nhấp vào Gửi ý kiến phản hồi.