Эта функция доступна в версиях Frontline Standard, Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus. Сравнение версий
Функция DLP для Gmail доступна также пользователям Cloud Identity Premium, у которых есть лицензия на версии Google Workspace, включающие Gmail.
Как администратор Google Workspace, вы можете создавать правила защиты от потери данных (DLP), с помощью которых в письма Gmail будут автоматически добавляться специальные заметки. Пользовательские заметки добавляются в письма, отправляемые внешним получателям или тем, кто пользуется почтовыми приложениями, отличными от Gmail. Заметка может показываться в виде баннера в верхней части письма или в виде нижнего колонтитула под текстом письма и подписью Gmail.
В пользовательских заметках содержится информация о конфиденциальном контенте письма и инструкции для получателя по обращению с ним в соответствии с правилами передачи данных и политикой конфиденциальности, которые действуют в организации. Как администратор, вы настраиваете текст, который появляется в примечании при создании правила DLP.
Чтобы обеспечить защиту от потери данных для внутренних пользователей Gmail, мы рекомендуем использовать правила DLP с пользовательскими ярлыками Gmail. Подробнее о том, как предотвратить утечку данных из электронных писем и прикрепленных файлов…
Как в сообщения добавляются специальные заметки
Когда отправляется электронное письмо, оно сканируется с использованием правил DLP. Если для письма активируется правило DLP с действием Добавить собственную заметку, при отправке в это письмо добавляется собственная заметка.
Можно создать несколько правил DLP, которые добавляют в письма разные собственные заметки, учитывая контент письма и другие атрибуты, например тему или заголовок. В письмо, для которого активировано несколько правил DLP, добавляются собственные заметки из всех этих правил. Чтобы достичь наилучших результатов, мы рекомендуем придерживаться ограничения по размеру правил и контента для функции DLP.
DLP и нижние колонтитулы для соответствия содержания в Gmail
Когда для сообщения активируются и правило DLP с действием Добавить собственную заметку, и настройка соответствия содержания "Добавить нижний колонтитул", приоритет имеет правило DLP и сначала добавляется собственная заметка. После этого добавляется колонтитул, заданный в правиле соответствия содержания. Получатели сообщения видят оба эти колонтитула. Подробнее о настройке "Добавить нижний колонтитул"…
Известные ограничения
Пользовательские примечания добавляются асинхронно, и отправитель не получает уведомления при добавлении примечания. Синхронное добавление таких заметок не поддерживается. Подробнее о синхронном и асинхронном сканировании…
Как добавлять собственные заметки с помощью правила DLP
Чтобы создать правило DLP, которое добавляет собственную заметку в письма, отвечающие условиям этого правила, выполните описанные ниже действия.
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Правила
Создать правило
Защита данных.У вас должны быть права на просмотр правил DLP и управление ими или, если вы используете браузер Chrome или ChromeOS, просмотр правил DLP в Chrome и управление ими.
- Введите название и (если необходимо) описание правила.
- В разделе Приложения выберите Gmail Сообщение отправлено или Сообщение получено.
- Нажмите Продолжить.
- В разделе Действия выберите Добавить собственную заметку и введите текст:
- Заголовок (необязательно) – Текст заголовка, который будет отображаться полужирным шрифтом над основным контентом нижнего колонтитула. Его длина ограничена 50 символами.
- Основной контент – текст основного контента колонтитула. Может иметь длину до 300 символов, включая URL, который можно добавить с помощью кнопки Вставить ссылку.
- Вставить ссылку (необязательно) – текст ссылки, который будет отображаться в колонтитуле, и ее целевой URL.
- Укажите, где в электронных письмах будет размещаться пользовательская заметка – выберите, где должна появляться классификационная заметка: Вверху (заголовок) или Внизу (нижний колонтитул). По умолчанию она размещается в нижнем колонтитуле.
- Показывать в виде баннера (необязательно) – Установите этот флажок, чтобы задать для колонтитула цветной фон.
- Чтобы указать, как инциденты будут представлены на панели управления инцидентами в DLP, в разделе Оповещения выберите степень серьезности (Низкая, Средняя, Высокая).
- Если нужно включить уведомления в Центре оповещений, установите флажок Центр оповещений. Чтобы отправлять уведомления администраторам, установите флажок Все суперадминистраторы или добавьте адреса электронной почты получателей.
- Нажмите Продолжить.
- В поле Область действия выберите один из вариантов:
- Чтобы применить правило ко всей организации, выберите Все в домене domain.name.
- Чтобы применить правило к определенным организационным подразделениям или группам, выберите Организационные подразделения и/или группы и включите в область действия или исключите из нее организационные подразделения и группы.
Если при включении организационных подразделений и групп в область действия или их исключении из нее возникает конфликт, группы имеют приоритет.
Чтобы добавить условие, нажмите Добавить условие и выберите часть письма, которую нужно сканировать:
Важно! Для правила DLP, созданного без условий, сканируются все части письма и указанное действие применяется ко всем письмам Gmail.
- Весь контент – сканируются заголовок, тема, текст и прикрепленные файлы.
- Текст сообщения – сканируются текст и прикрепленные файлы.
- Заголовки электронного письма – сканируются заголовок и тема. Если сообщение отправлено с клиентским шифрованием Google Workspace на стороне клиента (CSE), можно сканировать только заголовки сообщения электронной почты (включая тему).
- Тема – сканируется только тема письма.
- Ярлыки классификации – сканируются ярлыки классификации, примененные к письмам.
- Статус конфиденциального режима – сканируется на включенный конфиденциальный режим.
Нажмите Что искать и выберите параметры и атрибуты для сканирования. Подробнее об этом поле рассказывается на странице Как предотвратить утечку данных из электронных писем и прикрепленных файлов в разделе О параметрах и атрибутах в разделе "Что искать ".
Нажмите Продолжить, чтобы посмотреть сведения о правиле.
В разделе Статус правила выберите один из следующих вариантов:
- Активно. Правило выполняется немедленно.
- Неактивно. Правило создается, но не выполняется немедленно, благодаря чему вы можете проверить его и поделиться им с другими участниками команды перед внедрением. Чтобы активировать правило позже, выберите Безопасность Управление доступом и данными Защита данных Управление правилами. Нажмите на статус правила Неактивно и выберите Активно. После активации правило будет запущено и функция DLP проверит наличие конфиденциальных данных.
Нажмите Создать.
Как посмотреть в журнале события, связанные с классификационными нижними колонтитулами
Чтобы посмотреть в журнале события для автоматически добавленных собственных заметок, воспользуйтесь инструментом "Анализ безопасности". В качестве источника данных выберите События журнала правил. Подробные инструкции приведены на странице Как предотвратить утечку данных из электронных писем и прикрепленных файлов в разделе Как использовать инструмент "Анализ безопасности" для выявления нарушений правил DLP.
Поделитесь своим мнением
В консоли администратора на любой из страниц функции защиты данных нажмите Отправить отзыв.