Crea etiquetas de clasificación para tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición

Nota:

• Algunas funciones que se describen en este artículo, como la clasificación automática, las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) y las reglas de retención de Vault basadas en etiquetas, requieren una edición de Google Workspace con funciones de DLP. Para confirmar si tu edición cumple con los requisitos para estas funciones avanzadas, consulta Compara las ediciones de Google Workspace.
• Para aplicar etiquetas de clasificación a tus archivos en Drive, ve aquí en su lugar. Para aplicar etiquetas de clasificación a tus mensajes de Gmail, ve aquí en su lugar.

Como administrador, puedes crear etiquetas de clasificación para que los usuarios las apliquen a los archivos de Drive y a los mensajes de Gmail. Puedes crear hasta 150 etiquetas, incluidas varias con insignias. Las etiquetas se crean en la Consola del administrador.

Antes de comenzar: Obtén más información sobre las prácticas recomendadas para las etiquetas.

Paso 1. Cómo crear una etiqueta

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Control de acceso y datos Administrador de etiquetas.

   Ir al Administrador de etiquetas

   Es necesario tener los privilegios de administrador para Administrar etiquetas de clasificación.

2. Haz clic en Etiqueta nueva.
3. Escribe un nombre para la etiqueta.
4. Marca las casillas junto a las apps en las que quieras usar la etiqueta.
5. Agrega una descripción de la etiqueta (opcional). Los usuarios ven la descripción de la etiqueta cuando abren el panel Etiquetas de un archivo.
6. (Opcional) En el caso de las etiquetas con un campo con insignia, agrega un vínculo a la documentación sobre la etiqueta. Los usuarios ven este vínculo de "Más información" cuando colocan el cursor sobre la etiqueta con insignia o abren el panel Etiquetas de un archivo.

Continúa con las siguientes secciones para agregar campos (opcional) y publicar tu etiqueta.

Paso 2. Agrega campos a la etiqueta (opcional)

Puedes agregar hasta 10 campos a las etiquetas para permitir una clasificación más detallada. Por ejemplo, una etiqueta Departamento podría tener un campo con una lista de opciones, como Finanzas, Ingeniería y Legal.

1. Con la etiqueta abierta, haz clic en Agregar campos.

2. Haz clic en Agregar campo junto a cada tipo de campo que quieras agregar. Para obtener detalles sobre los tipos de campos, consulta la tabla que aparece después de estos pasos.

   Sugerencias:

   1. Minimiza la cantidad de campos en una etiqueta para fomentar un uso coherente. Es más probable que los usuarios apliquen etiquetas y editen valores de campo si es rápido y fácil.
   2. Las reglas de protección de datos de Drive solo pueden usar etiquetas con campos con insignias o etiquetas con un tipo de campo Lista de opciones de selección única. No se admiten otros tipos de campos.

3. Haz clic en Agregar campos.

4. Haz clic en un campo para configurar opciones, como el nombre del campo, qué opciones están disponibles o el formato de un campo de fecha. Puedes establecer los colores de las insignias y reordenar las opciones de los campos.

5. Para que el campo sea obligatorio, marca Exigir que los usuarios elijan una opción (opcional). Importante: Los usuarios ven destacados en estas etiquetas para fomentar que se completen, pero no se aplican los campos obligatorios.

Si agregas un campo o una opción de campo adicionales, puedes borrarlos antes de publicar la etiqueta. En el campo o la opción de campo que quieras borrar, haz clic en Más Borrar.

Revisa los campos nuevos con atención. Después de publicar la etiqueta, no puedes cambiar el tipo de campo. En los campos Persona, no puedes cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores.

Tipos de campos

Campo	Qué pueden hacer los usuarios	Detalles adicionales
Lista de insignias	Elegir una opción de una lista de insignias	Solo se puede agregar un campo de lista de insignias por etiqueta No más de 200 opciones Los usuarios solo pueden seleccionar una opción
Lista de opciones (selección única)	Elegir una opción de una lista	No más de 200 opciones
Lista de opciones (selección múltiple) no se admite en Gmail	Elegir una o más opciones de una lista	No más de 200 opciones Los usuarios no pueden seleccionar más de 10 valores
Número no se admite en Gmail	Ingresa un valor numérico	Solo números enteros
Fecha no se admite en Gmail	Elige una fecha del calendario	Elige Largo: Mes DD, AAAA o Corto: MM/DD/AA para el modo de vista. Cuando editas, las fechas solo aparecen en formato corto.
Texto no se admite en Gmail	Cómo ingresar texto en un cuadro de texto	No se permiten más de 100 caracteres
Persona no se admite en Gmail	Elegir a una persona de sus contactos de Workspace	Configuración opcional: Permitir varias secciones Si se permite la selección múltiple, los usuarios pueden seleccionar hasta 10

Paso 3: Establece quién puede ver o usar una etiqueta

De forma predeterminada, todos los miembros de tu organización pueden ver y aplicar etiquetas. Edita los permisos de la etiqueta para controlar quién puede ver, aplicar, editar valores de campo y buscar por la etiqueta. Por ejemplo:

• Para permitir que los usuarios externos o los grupos que contienen usuarios externos vean y usen las etiquetas, agrega estos usuarios y grupos en Permisos avanzados.
• Para probar una etiqueta nueva, puedes establecer el Acceso restringido al principio y otorgar solo acceso a un grupo de prueba a la etiqueta. Después de realizar las pruebas, puedes cambiar los permisos para que todos puedan usar la etiqueta.
• Si una etiqueta contiene información confidencial, puedes configurar el Acceso restringido para que solo los usuarios que deban tener acceso a esa información puedan ver o usar la etiqueta.

Nota:

• En el caso de las etiquetas de clasificación de Drive, los permisos de archivo se siguen aplicando. Por ejemplo, si un usuario tiene acceso de solo lectura a un archivo, solo podrá ver las etiquetas aplicadas a ese archivo, incluso si tiene permiso para aplicar y configurar etiquetas.
• Todos los usuarios que tengan una Cuenta de Google pueden recibir permiso para ver o aplicar etiquetas. Sin embargo, las etiquetas de clasificación de Drive solo pueden aplicarse a elementos que pertenezcan a usuarios que tengan una licencia que admita etiquetas de Drive o a elementos que estén en unidades compartidas.

Para establecer los permisos de las etiquetas, sigue estos pasos:

1. Si aún no está abierta, abre la etiqueta.
2. En el panel Permisos de la derecha, haz clic en Editar.
3. Selecciona el nivel de permiso para tu organización:
   1. Puede aplicar etiquetas y establecer valores: Los usuarios pueden aplicar, establecer valores y buscar esta etiqueta en los archivos que puedan editar.
   2. Puede ver esta etiqueta: Los usuarios pueden ver y buscar la etiqueta en los archivos que pueden ver o comentar.
   3. Acceso restringido: Solo los usuarios y grupos que especifiques pueden ver o aplicar etiquetas. Puedes elegir los permisos para cada usuario o grupo en el siguiente paso.
4. Agrega permisos para usuarios y grupos específicos (opcional):
   1. En Permisos avanzados, comienza a ingresar una cuenta de usuario o de grupo y selecciona la cuenta. Las cuentas sugeridas incluyen usuarios y grupos internos y externos con los que te comunicaste. Si no ves una cuenta de usuario o grupo en la lista de sugerencias, puedes agregarla manualmente. Por ejemplo, si eres administrador de un revendedor, puedes agregar usuarios o grupos de cualquier cliente de reventa. Nota: Los grupos dinámicos no se admiten para las etiquetas de clasificación de Gmail.
   2. Selecciona el nivel de permiso para esa cuenta.
5. Haz clic en Guardar.

Paso 4: Obtén una vista previa de una etiqueta y publícala

Las etiquetas recién creadas reciben el estado "borrador" para que puedas comprobar cómo las verán los usuarios antes de que estén disponibles.

Para obtener una vista previa de cómo funcionará una etiqueta en Drive y Gmail, revisa el panel Vista previa de la derecha. En la parte superior, selecciona la app de la que quieras obtener una vista previa de la etiqueta. Si una etiqueta incluye campos que no son compatibles con Gmail, esos campos no se mostrarán en la vista previa de Gmail, pero sí en la de Drive.

Para publicar una etiqueta, haz lo siguiente:

1. Si aún no está abierta, abre la etiqueta.
2. Revisa la etiqueta y sus campos. Importante: El tipo de campo no se puede cambiar una vez publicada la etiqueta.
3. Haz clic en Publicar.
4. Vuelve a hacer clic en Publicar para confirmar que quieres publicar la etiqueta.

Los usuarios con permiso para ver o usar la etiqueta ahora tendrán acceso, y tú podrás usarla para clasificar y proteger datos (se describe en la siguiente sección).

Cuando editas una etiqueta, los cambios se guardan en estado de borrador. Si quieres que las modificaciones estén disponibles para los usuarios, deberás volver a publicarla.

Paso 5: Usa etiquetas de clasificación para clasificar, proteger y administrar datos (opcional)

Puedes configurar políticas para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los archivos de Drive o a los mensajes de Gmail. También puedes configurar reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) y de retención de Vault para evitar que se borren archivos según sus etiquetas.

Importante:

• Cuando usas una etiqueta para la clasificación predeterminada, la clasificación de IA, la DLP o las reglas de retención de Vault, la configuración de la etiqueta se bloquea en el administrador de etiquetas. Esto evita que se realicen ediciones en las etiquetas que podrían infringir las políticas de la empresa.
• Cuando usas una etiqueta en las reglas de DLP o de retención de Vault, no se puede inhabilitar ni borrar. Los administradores de etiquetas pueden ver que la etiqueta se usa en una regla en la columna Reglas de la tabla de etiquetas. Sin embargo, no pueden ver los detalles de la regla que usa la etiqueta, a menos que tengan los privilegios de administrador necesarios.

Cómo aplicar etiquetas automáticamente a los archivos de Drive

Existen 3 formas de aplicar etiquetas automáticamente a los archivos: clasificación predeterminada, DLP y clasificación por IA. Funcionan de diferentes maneras y puedes usarlas en combinación según el tipo de etiquetado que quieras realizar.

Aplica etiquetas automáticamente a los mensajes en Gmail

Puedes usar reglas de DLP para etiquetar automáticamente los mensajes según su contenido. Para obtener más información, consulta Acerca de la DLP de Gmail y las etiquetas de clasificación automática.

Evita el uso compartido y el envío externos con reglas de DLP basadas en etiquetas

Puedes definir reglas que se apliquen solo a los elementos o mensajes con una etiqueta o un campo específicos. Por ejemplo, puedes crear una regla de DLP que busque números de tarjetas de crédito y números de seguridad social en documentos o mensajes. Si se encuentra una coincidencia, se aplica una etiqueta, como Sensibilidad, el valor del campo se establece en Confidencial y se bloquea el uso compartido y el envío externos.

Las reglas de protección de datos pueden usar etiquetas con campos de insignias o campos de lista de opciones. No se admiten otros tipos de campos.

Para configurar una regla de DLP, sigue los pasos que se indican en Crea reglas y detectores de contenido personalizados de DLP para Drive o Evita la filtración de datos en correos electrónicos y archivos adjuntos. Nota: Puedes configurar reglas de DLP para que se apliquen tanto a los archivos de Drive como a los mensajes de Gmail. Elegirás qué acción realizar para cada app cuando la DLP detecte la etiqueta.

Conserva archivos de Drive por etiqueta con Google Vault

Puedes definir reglas de retención que impidan que se borre un elemento o que requieran que se borre un elemento, según una etiqueta de Drive y cualquier valor de campo. Para ver ejemplos y obtener más información, consulta Cómo conservar archivos de Drive con Vault.

Próximos pasos

Ahora que tienes etiquetas, tu organización puede usarlas para lo siguiente:

1. Enseña a tus usuarios a aplicar etiquetas de clasificación de Drive y usarlas para buscar archivos.
2. Enseña a tus usuarios cómo aplicar etiquetas de clasificación de Gmail.
3. Obtén más información para editar, inhabilitar, borrar y supervisar etiquetas.