Förhindra att användare laddar ned, skriver ut eller kopierar filer

Som administratör kan du använda en dataskyddsregel för att förhindra att användare laddar ned, skriver ut eller kopierar filer i Google Drive.

Dessa begränsningar gäller för Min enhet och delade enheter. Filerna kontrolleras när användaren eller Gemini försöker få åtkomst till dem. Om du tillämpar dessa begränsningar med en åtgärd i en dataskyddsregel när användaren redan visar en fil tillämpas begränsningarna inte förrän filen läses in på nytt.

Du kan kombinera den här regeln med villkor för kontextkänslig åtkomst.

Om DLP IRM

Regeln använder hantering av informationsrättigheter (IRM) för förebyggande av dataförlust (DLP). Därför används delningsinställningarna för Drive som policyer. Användarna kan inte ladda ned, skriva ut eller kopiera Google Drive-filer från Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer på alla plattformar.

Om du vill sluta dela en länk i filen och tillämpa IRM-begränsningar på samma innehåll skapar du två policyer med samma villkor men separata åtgärder. Den första policyn kan till exempel blockera extern åtkomst till innehåll medan den andra policyn kan tillämpa IRM på samma innehåll.

Gemini respekterar DLP IRM-policyer och kan bara få åtkomst till innehåll som användaren har åtkomst till. Om en användare inte får ladda ned, skriva ut eller kopiera filer baserat på IRM-policyn som har angetts med delningsinställningar för Drive kan Gemini inte få åtkomst till dessa filer eller innehållet för användarens räkning.

Skapa regeln

Viktigt! Begränsningar i dataskyddsregler hindrar inte användarna från att skriva ut en fil i förhandsgranskningsläget.

  1. Öppna menyn följt av Regler följt av Skapa regel följt av Dataskydd i Googles administratörskonsol.

    Kräver behörigheterna Visa och hantera DLP-regel eller behörigheterna Visa och hantera Chrome DLP-regel för webbläsaren Chrome eller ChromeOS.

  2. Ange ett namn och (valfritt) en beskrivning för regeln.
  3. Välj Google Drive i avsnittet Appar och klicka på Fortsätt.
  4. I avsnittet Åtgärder väljer du Inaktivera nedladdning, utskrift och kopiering med något av följande alternativ:
    • Endast för kommentatorer och läsbehöriga – förhindrar användare från att ladda ned, skriva ut och kopiera om de inte har redigeringsåtkomst till filen.
    • För alla samarbetspartners (ägare samt personer med kommentars-, visnings- och redigeringsbehörighet) – förhindrar att alla användare (inklusive dokumentägare och ansvariga för delade enheter) laddar ned, skriver ut och kopierar filer. Användare med redigeringsåtkomst kan fortfarande kopiera och klistra in text och bilder i dokumentet.
  5. Fortsätt skapa regeln. Mer information finns i Skapa dataskyddsregler.