איך מונעים ממשתמשים להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים

אדמינים יכולים להשתמש בכלל הגנה על נתונים כדי למנוע ממשתמשים להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים ב-Google Drive.

ההגבלות האלה חלות על תיקיית "האחסון שלי" ועל תיקיות אחסון שיתופי. הקבצים נבדקים כשהמשתמש או Gemini מנסים לגשת אליהם. אם אתם מחילים את ההגבלות האלה באמצעות פעולה בכלל להגנה על נתונים כשהמשתמש כבר צופה בקובץ, ההגבלות ייכנסו לתוקף רק אחרי שהקובץ ייטען מחדש.

אתם יכולים לשלב את הכלל הזה עם תנאים של בקרת גישה מבוססת-הקשר.

מידע על DLP IRM

הכלל משתמש במניעת אובדן נתונים (DLP) ניהול זכויות יוצרים (IRM). לכן, הרשאות השיתוף ב-Drive משמשות ככללי מדיניות. המשתמשים לא יכולים להוריד, להדפיס או להעתיק קובצי Google Drive מ-Google Docs, ‏Sheets או Slides בכל הפלטפורמות.

אם אתם רוצים לבטל שיתוף של קישור בקובץ ולהחיל הגבלות IRM על אותו תוכן, אתם צריכים ליצור 2 כללי מדיניות עם אותם תנאים אבל עם פעולות נפרדות. לדוגמה, המדיניות הראשונה יכולה לחסום גישה חיצונית לתוכן, והמדיניות השנייה יכולה להחיל IRM על אותו תוכן.

‫Gemini פועל בהתאם לכללי המדיניות של DLP ו-IRM, ויכול לגשת רק לתוכן שלמשתמש יש גישה אליו. אם בהתאם למדיניות ה-IRM שנקבעה בהרשאות השיתוף ב-Drive למשתמש אין הרשאה להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים, Gemini לא יכול לגשת לקבצים האלה או לתוכן שלהם בשם המשתמש.

יצירת הכלל

חשוב: ההגבלות בכללי הגנה על נתונים לא מונעות ממשתמשים להדפיס קובץ במצב תצוגה מקדימה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז כללים ואז יצירת כלל ואז הגנה על נתונים.

    נדרשות הרשאות צפייה וניהול כללי DLP, או בדפדפן Chrome או ב-ChromeOS, הרשאות צפייה וניהול כללי DLP ב-Chrome.

  2. מזינים את השם ואת התיאור (אופציונלי) של הכלל.
  3. בקטע אפליקציות, בוחרים באפשרות Google Drive ולוחצים על המשך.
  4. בקטע פעולות, בוחרים באפשרות השבתת האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק עם אחת מהאפשרויות הבאות:
    • רק למשתמשים עם הרשאת תגובה והרשאת צפייה – המשתמשים לא יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק את הקובץ, אלא אם יש להם הרשאת עריכה.
    • לכל שותפי העריכה (בעלי הרשאת תגובה, צפייה, כתיבה והבעלים) – מונעת מכל המשתמשים (כולל בעלי המסמכים ומנהלי האחסון השיתופי) להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים. משתמשים עם גישת עריכה עדיין יכולים להעתיק ולהדביק טקסט ותמונות בתוך המסמך.
  5. ממשיכים ליצור את הכלל. פרטים נוספים זמינים במאמר יצירת כללים להגנה על נתונים.