Voorkomen dat gebruikers bestanden downloaden, afdrukken of kopiëren

Als beheerder kunt u een regel voor gegevensbescherming gebruiken om te voorkomen dat gebruikers bestanden in Google Drive downloaden, afdrukken of kopiëren.

Deze beperkingen gelden voor Mijn Drive en gedeelde Drives. De bestanden worden gecontroleerd wanneer de gebruiker of Gemini ze probeert te openen. Als je deze beperkingen toepast met een actie in een regel voor gegevensbescherming terwijl de gebruiker het bestand al bekijkt, worden de beperkingen pas actief als het bestand opnieuw is geladen.

U kunt deze regel combineren met voorwaarden voor contextbewuste toegang.

Over DLP IRM

De regel gebruikt Informatierechtenbeheer (Information Rights Management, IRM) voor Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP). Daarom worden de instellingen voor delen in Drive gebruikt als beleid. Gebruikers kunnen Google Drive-bestanden niet downloaden, afdrukken of kopiëren vanuit Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties op alle platforms.

Als u het delen van een link in het bestand ongedaan wilt maken en IRM-beperkingen wilt toepassen op dezelfde content, maakt u 2 beleidsregels met dezelfde voorwaarden, maar afzonderlijke acties. De 1e beleidsregel blokkeert bijvoorbeeld de externe toegang tot content. De 2e beleidsregel past IRM toe op dezelfde content.

Gemini volgt het DLP IRM-beleid en heeft alleen toegang tot content waar de gebruiker toegang toe heeft. Als een gebruiker op basis van het IRM-beleid dat is ingesteld met de instellingen voor delen in Drive geen bestanden mag downloaden, afdrukken of kopiëren, heeft Gemini geen toegang tot die bestanden of de content namens de gebruiker.

De regel maken

Belangrijk: Beperkingen in regels voor gegevensbescherming voorkomen niet dat gebruikers een bestand afdrukken in de voorbeeldmodus.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Regels en dan Regel maken en dan Gegevensbescherming.

    Hiervoor zijn de rechten DLP-regels bekijken en DLP-regels beheren vereist, of voor de Chrome-browser of ChromeOS de rechten Chrome DLP-regels bekijken en Chrome DLP-regels beheren.

  2. Voer een naam en (optioneel) een beschrijving voor de regel in.
  3. Kies in het gedeelte Apps de optie Google Drive en klik op Doorgaan.
  4. Selecteer in het gedeelte Acties de optie Downloaden, afdrukken en kopiëren uitzetten met een van de volgende opties:
    • Alleen voor reageerders en kijkers: Gebruikers kunnen bestanden niet downloaden, afdrukken of kopiëren, tenzij ze bewerkingsrechten hebben voor het bestand.
    • Voor alle bijdragers (reageerders, kijkers, schrijvers en eigenaren): Voorkomt dat gebruikers (waaronder documenteigenaren en beheerders van gedeelde Drives) bestanden downloaden, afdrukken en kopiëren. Gebruikers met bewerkingsrechten kunnen nog steeds tekst en afbeeldingen kopiëren en plakken in het document.
  5. Ga door met het maken van de regel. Ga naar Regels voor gegevensbescherming maken voor meer informatie.