Verhindern, dass Nutzer Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

Als Administrator können Sie eine Datenschutzregel verwenden, um zu verhindern, dass Nutzer Dateien in Google Drive herunterladen, drucken oder kopieren.

Diese Einschränkungen gelten für „Meine Ablage“ und geteilte Ablagen. Die Dateien werden geprüft, wenn der Nutzer oder Gemini versucht, darauf zuzugreifen. Wenn Sie diese Einschränkungen mithilfe einer Aktion in einer Datenschutzregel anwenden, während der Nutzer die Datei bereits ansieht, werden sie erst wirksam, wenn die Datei neu geladen wird.

Sie können diese Regel mit Bedingungen für den kontextsensitiven Zugriff kombinieren.

DLP IRM

Für die Regel wird die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) für den Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) verwendet. Daher werden die Drive-Freigabeeinstellungen als Richtlinien verwendet. Nutzer können Google Drive-Dateien auf allen Plattformen nicht über Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen herunterladen, drucken oder kopieren.

Wenn Sie die Freigabe eines Links in der Datei aufheben und IRM-Einschränkungen auf dieselben Inhalte anwenden möchten, erstellen Sie zwei Richtlinien mit denselben Bedingungen, aber separaten Aktionen. Mit der ersten Richtlinie lässt sich beispielsweise der externe Zugriff auf Inhalte blockieren, während durch die zweite Richtlinie IRM auf denselben Inhalt angewendet wird.

Gemini berücksichtigt DLP-IRM-Richtlinien und kann nur auf Inhalte zugreifen, auf die der Nutzer Zugriff hat. Wenn ein Nutzer aufgrund der IRM-Richtlinie, die mit den Freigabeeinstellungen von Drive festgelegt wurde, keine Dateien herunterladen, drucken oder kopieren darf, kann Gemini nicht im Auftrag des Nutzers auf diese Dateien oder deren Inhalt zugreifen.

Regel erstellen

Wichtig:Einschränkungen in Datenschutzregeln verhindern nicht, dass Nutzer eine Datei im Vorschaumodus drucken.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Regeln und dann Regel erstellen und dann Datenschutz.

    Hierfür benötigen Sie die Berechtigungen DLP-Regel ansehen und verwalten oder für Chrome-Browser oder ChromeOS die Berechtigungen Chrome-DLP-Regel ansehen und verwalten.

  2. Geben Sie einen Namen und, wenn Sie möchten, eine Beschreibung ein.
  3. Wählen Sie im Bereich Apps die Option Google Drive aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie im Bereich Aktionen die Option Herunterladen, Drucken und Kopieren deaktivieren mit einer der folgenden Optionen aus:
    • Nur für Kommentatoren und Betrachter: Dadurch wird verhindert, dass Nutzer Dateien herunterladen, drucken und kopieren, sofern sie nicht Bearbeitungszugriff auf die Datei haben.
    • Für alle Mitbearbeiter (Kommentatoren, Betrachter, Autoren und Eigentümer): Verhindert, dass alle Nutzer (einschließlich Dokumenteigentümer und Manager geteilter Ablagen) Dateien herunterladen, drucken und kopieren. Nutzer mit Bearbeitungszugriff können weiterhin Text und Bilder innerhalb des Dokuments kopieren und einfügen.
  5. Fahren Sie mit der Erstellung der Regel fort. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutzregeln erstellen.