Verhindern, dass Nutzer Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

Als Administrator können Sie mit einer Datenschutzregel verhindern, dass Nutzer Dateien in Google Drive herunterladen, drucken oder kopieren.

Diese Einschränkungen gelten für „Meine Ablage“ und geteilte Ablagen. Die Dateien werden geprüft, wenn der Nutzer oder Gemini versucht, darauf zuzugreifen. Wenn Sie diese Einschränkungen mithilfe einer Aktion in einer Datenschutzregel anwenden, während der Nutzer eine Datei bereits ansieht, werden die Einschränkungen erst wirksam, wenn die Datei neu geladen wird.

Sie können diese Regel mit Bedingungen für den kontextsensitiven Zugriff kombinieren.

Information Rights Management (IRM) für DLP

Die Regel verwendet Information Rights Management (IRM) für den Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP). Daher werden die Drive-Freigabeeinstellungen als Richtlinien verwendet. Nutzer können Google Drive-Dateien nicht über Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen auf allen Plattformen herunterladen, drucken oder kopieren.

Wenn Sie die Freigabe eines Links in der Datei aufheben und IRM-Einschränkungen auf dieselben Inhalte anwenden möchten, erstellen Sie zwei Richtlinien mit denselben Bedingungen, aber separaten Aktionen. Mit der ersten Richtlinie lässt sich beispielsweise der externe Zugriff auf Inhalte blockieren, während durch die zweite Richtlinie IRM auf denselben Inhalt angewendet wird.

Gemini berücksichtigt DLP-IRM-Richtlinien und kann nur auf Inhalte zugreifen, auf die der Nutzer Zugriff hat. Wenn ein Nutzer aufgrund der IRM-Richtlinie, die mit den Drive-Freigabe einstellungen festgelegt wurde, keine Dateien herunterladen, drucken oder kopieren darf, kann Gemini nicht im Auftrag des Nutzers auf diese Dateien oder Inhalte zugreifen.

Regel erstellen

Wichtig: Einschränkungen in Datenschutzregeln verhindern nicht, dass Nutzer eine Datei im Vorschaumodus drucken.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Regeln und dann Regel erstellen und dann Datenschutz.

    Hierfür benötigen Sie die Berechtigungen „DLP-Regel ansehen“ und „DLP-Regel verwalten“.

  2. Geben Sie einen Namen und, wenn Sie möchten, eine Beschreibung ein.
  3. Wählen Sie im Bereich Apps die Option Google Drive aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie im Bereich Aktionen die Option Herunterladen, Drucken und Kopieren deaktivieren mit einer der folgenden Optionen aus:
    • Nur für Kommentatoren und Betrachter: Dadurch wird verhindert, dass Nutzer Dateien herunterladen, drucken und kopieren, es sei denn, sie haben Bearbeitungszugriff auf die Datei.
    • Für alle Mitbearbeiter (Kommentatoren, Betrachter, Autoren und Eigentümer) : Dadurch wird verhindert, dass alle Nutzer (einschließlich Dokumenteigentümer und Administratoren geteilter Ablagen) Dateien herunterladen, drucken und kopieren. Nutzer mit Bearbeitungszugriff können weiterhin Text und Bilder im Dokument kopieren und einfügen.
  5. Fahren Sie mit dem Erstellen der Regel fort. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutzregeln erstellen.