Ngăn người dùng tải xuống, in hoặc sao chép tệp

Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng quy tắc bảo vệ dữ liệu để ngăn người dùng tải xuống, in hoặc sao chép tệp trong Google Drive.

Những quy định hạn chế này áp dụng cho cả Drive của tôi và bộ nhớ dùng chung. Các tệp này sẽ được kiểm tra khi người dùng hoặc Gemini cố gắng truy cập vào chúng. Nếu bạn áp dụng những hạn chế này bằng cách sử dụng một hành động trong quy tắc bảo vệ dữ liệu khi người dùng đang xem một tệp, thì các hạn chế sẽ không có hiệu lực cho đến khi tệp tải lại.

Bạn có thể kết hợp quy tắc này với điều kiện quyền truy cập dựa trên bối cảnh.

Giới thiệu về IRM của DLP

Quy tắc này sử dụng tính năng Quản lý các quyền về thông tin (IRM) ngăn chặn mất dữ liệu (DLP). Do đó, chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive được dùng làm chính sách. Người dùng không thể tải xuống, in hoặc sao chép tệp trên Google Drive từ Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày trên mọi nền tảng.

Nếu bạn muốn huỷ chia sẻ một đường liên kết trong tệp và áp dụng các quy định hạn chế IRM cho cùng một nội dung, hãy tạo 2 chính sách có cùng điều kiện nhưng hành động riêng biệt. Ví dụ: chính sách đầu tiên có thể chặn quyền truy cập bên ngoài vào nội dung, trong khi chính sách thứ hai có thể áp dụng IRM cho cùng một nội dung.

Gemini tuân thủ các chính sách DLP IRM và chỉ có thể truy cập vào nội dung mà người dùng có quyền truy cập. Nếu người dùng không được phép tải xuống, in hoặc sao chép tệp theo chính sách IRM được đặt bằng chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive, thì Gemini sẽ không thể thay mặt người dùng truy cập vào những tệp đó hoặc nội dung trong tệp.

Tạo quy tắc

Lưu ý quan trọng: Các hạn chế trong quy tắc bảo vệ dữ liệu không ngăn người dùng in tệp ở chế độ Xem trước.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Quy tắc sau đó Tạo quy tắc sau đó Bảo vệ dữ liệu.

    Bạn phải có các đặc quyền Xem quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và Quản lý quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP).

  2. Nhập tên và (không bắt buộc) nội dung mô tả cho quy tắc.
  3. Trong phần Ứng dụng, hãy chọn Google Drive rồi nhấp vào Tiếp tục.
  4. Trong phần Hành động, hãy chọn Tắt tính năng tải xuống, in và sao chép bằng một trong các lựa chọn sau:
    • Chỉ dành cho người nhận xét và người xem – Ngăn người dùng tải xuống, in và sao chép trừ phi họ có quyền Chỉnh sửa đối với tệp.
    • Áp dụng cho tất cả cộng tác viên (người nhận xét, người xem, người viết và chủ sở hữu) – Ngăn tất cả người dùng (kể cả chủ sở hữu tài liệu và người quản lý bộ nhớ dùng chung) tải xuống, in và sao chép tệp. Người dùng có quyền Chỉnh sửa vẫn có thể sao chép và dán văn bản cũng như hình ảnh trong tài liệu.
  5. Tiếp tục tạo quy tắc. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tạo quy tắc bảo vệ dữ liệu.