Как изменять ярлыки классификации в организации и отслеживать действия с ними

Эта функция доступна в версиях Frontline Starter, Frontline Standard, Frontline Plus, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий

Примечание. Чтобы узнать, как изменить ярлыки Диска, примененные к файлам, ознакомьтесь с этой статьей. Чтобы изменить ярлыки классификации Gmail, примененные к письмам, следуйте этим инструкциям.

Как администратор, вы можете просматривать, изменять и удалять ярлыки классификации Диска и Gmail, используемые организацией. Если вы собираетесь изменить уже опубликованный ярлык, будьте внимательны: Изменения влияют на все файлы и письма, к которым применен ярлык.

Содержание

Как посмотреть список ярлыков классификации, используемых в организации

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Безопасность > Управление доступом и данными > Label Manager.

    Требуются права администратора на управление ярлыками классификации.

  2. Чтобы отфильтровать список, нажмите Поиск названия ярлыка и введите текст запроса.

Как изменить ярлык классификации

Как администратор, вы можете переименовать ярлык и доступные в нем поля и варианты. Изменения применяются ко всем объектам с этим ярлыком. Обратите внимание, что поменять тип поля и значение параметра, разрешающего выбор нескольких вариантов, нельзя. Также нельзя изменить ярлык, используемый правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Безопасность > Управление доступом и данными > Label Manager.

    Требуются права администратора на управление ярлыками классификации.

  2. Нажмите на ярлык.
  3. Измените его. Вы можете не только переименовать поля и варианты, но и отключить или удалить их:
    • Чтобы задать приложения, в которых используется ярлык, установите флажок рядом с соответствующими приложениями.
    • Чтобы переименовать поле или вариант, нажмите на название поля или разверните вариант, а затем нажмите на его название. Если ярлык или поле используется правилом, рядом с именем будет значок  – это означает, что вносить изменения нельзя.
    • Чтобы отключить поле, рядом с ним нажмите на значок "Ещё" > Отключить. Примечание. Если поле отключено, пользователи больше не смогут добавлять в него значения. но уже указанные значения им будут видны и доступны в результатах поиска.
    • Чтобы удалить поле, сначала отключите его и опубликуйте ярлык. Затем нажмите на значок с тремя точками > Удалить. Поле будет удалено из файлов, к которым оно применялось.
    • Чтобы отключить доступный в поле вариант:
      1. Нажмите на поле, чтобы раскрыть его.
      2. Рядом с вариантом, который хотите отключить, нажмите Ещё и выберите нужный параметр:
        • Чтобы вариант по-прежнему показывался, но пользователи не могли его выбрать, нажмите Показывать, но запретить выбирать.
        • Чтобы скрыть вариант, нажмите Скрыть и отключить.
    • Чтобы удалить доступный в поле вариант, сначала отключите поле и опубликуйте ярлык. Затем нажмите на значок с тремя точками > Удалить. После этого в ярлыках удаленный вариант будет указываться как "Не настроено".
  4. Нажмите Опубликовать изменения.

Как разблокировать настройки ярлыка классификации

Если вы используете ярлык в правиле хранения, правиле DLP или при классификации данных, нельзя отключить или удалить этот ярлык, а также изменить или удалить его поля и варианты. Чтобы изменить такой ярлык, сначала удалите его из всех правил. Обратите внимание, что ярлыки нельзя использовать в качестве условия или действия в правилах DLP.

Как отключить ярлык классификации

Если вы хотите сохранить ярлык для объектов, к которым он добавлен, и при этом запретить пользователям применять его, отключите этот ярлык. Ниже приведены инструкции по отключению ярлыка для всех приложений. Чтобы узнать, как отключить его только для некоторых из них, следуйте инструкциям в статье Как включить или отключить ярлык классификации.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Безопасность > Управление доступом и данными > Label Manager.

    Требуются права администратора на управление ярлыками классификации.

  2. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё" > Отключить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
  3. Чтобы подтвердить действие, нажмите Отключить и оставить видимым.

Чтобы снова включить ярлык, найдите его в Label Manager и нажмите "Ещё" > Включить.

Как удалить ярлык классификации

Чтобы навсегда удалить ярлык из всех объектов, к которым он применяется, и все значения его полей, указанные пользователями:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Безопасность > Управление доступом и данными > Label Manager.

    Требуются права администратора на управление ярлыками классификации.

  2. Если ярлык опубликован, сначала отключите его:
    1. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё" > Отключить.
    2. Подтвердите действие.
  3. Рядом с ярлыком, который хотите удалить, нажмите на значок "Ещё" > Удалить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
  4. Чтобы подтвердить действие, нажмите Удалить навсегда.

Как отслеживать действия с ярлыками классификации на Диске

Когда пользователь или правило применяет или обновляет ярлык файла, это действие регистрируется в журнале аудита администратора. В запись в журнале включаются сведения об установленных ранее и новых значениях ярлыка, а также имя пользователя или название системы, которые внесли изменения.

В журналах аудита администратора для других событий с файлами не регистрируются действия, связанные с ярлыками.

Подробнее о просмотре событий в журнале аудита администратора и журналах отчетов в BigQuery…

Как отслеживать действия с ярлыками классификации в Gmail

Администратор может отслеживать письма Gmail с примененными ярлыками классификации, отправленные пользователями в вашей организации. Чтобы отслеживать письма Gmail с примененными ярлыками классификации, вы можете:

  • Экспорт журналов Gmail в BigQuery
  • Экспорт данных Gmail из Google Сейфа

Экспорт журналов Gmail в BigQuery

Чтобы отслеживать письма Gmail с примененными ярлыками классификации, вы можете экспортировать журналы Gmail в BigQuery. BigQuery – это управляемая платформа данных от Google, которая помогает анализировать данные с помощью таких функций, как машинное обучение, поиск и бизнес-аналитика. Например, вы можете создать отчет BigQuery о недавних событиях журнала Gmail, касающихся писем, с которыми связан один или несколько ярлыков классификации.

Узнайте больше об отчетах на основе журналов в BigQuery, а также ознакомьтесь со схемой (полями метаданных) для журналов Gmail и примерами запросов к Gmail.

При необходимости вы можете воспользоваться Студией данных, чтобы просматривать отчеты BigQuery и предоставлять к ним доступ. Подробнее о Студии данных…

Экспорт данных Gmail из Google Сейфа

Вы можете экспортировать данные Gmail из Сейфа, включая информацию о ярлыках классификации, примененных к письмам, в XML-файл. Создайте в Сейфе новое дело, а затем найдите и экспортируйте данные Gmail. Дополнительные сведения о данных, включаемых в экспорт, можно найти в разделе Экспорт данных Gmail на странице Данные, экспортируемые из Сейфа.

Чтобы найти в Сейфе письма Gmail с ярлыками классификации, на странице поиска в Сейфе:

  • В поле Сервис введите Gmail.
  • В поле Условия введите has:classification-label.

Заполните другие строки поиска (в зависимости от писем, которые нужно найти).

Дополнительные сведения и подробные инструкции можно найти в статье Поиск и экспорт в Сейфе: начало работы.