Эта функция доступна в версиях Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus и Enterprise Essentials Plus. Сравнение версий
В отчете о доступе к файлам на панели управления безопасностью содержится статистика взаимодействия с данными вашего домена при предоставлении доступа к ним, которая включает следующую информацию:
- способы предоставления доступа за определенное время (включая предоставление доступа внутри организации);
- самые просматриваемые файлы, к которым был предоставлен доступ;
- домены, из которых к вашим файлам обращались чаще всего;
- какие правила защиты данных часто срабатывают;
Примечание. Сводка по этому отчету также доступна на панели мониторинга безопасности. Подробнее о панели управления безопасностью…
Как посмотреть отчет о доступе к файлам
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Безопасность
Центр безопасности
Панель управления.У вас должны быть права администратора с доступом к центру безопасности.
- Найдите панель Какова статистика доступа к файлам организации из-за пределов домена? В правом нижнем углу панели нажмите Посмотреть отчет.
График "События предоставления доступа"
Вверху отчета о доступе к файлам находится график, на котором показаны события предоставления доступа за определенный период времени. Вы можете настроить отчет для просмотра данных за Сегодня, Вчера, Эту неделю, Прошлую неделю, Этот месяц, Прошлый месяц или Дней назад (не более 180 дней).
Линии на графике обозначают пять разных способов предоставления доступа к файлам.
| Для всех в домене | Файл доступен всем пользователям в вашем домене. |
| Внутреннее | Файл доступен отдельным пользователям в вашем домене. Примечание. Пользователи дополнительного домена считаются внутренними. |
| Закрытая | Доступ к файлу ограничен (он недоступен другим пользователям). В какой-то момент владелец файла предоставил доступ к нему, но потом отозвал разрешение. |
| Все, у кого есть ссылка | Любой пользователь в вашем домене или за его пределами, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу. |
| Внешние |
Доступ к файлу предоставлен хотя бы одному пользователю не из домена.
|
Примечания
- В некоторых доменах данные с Диска передаются в центр безопасности с задержкой до 80 минут.
- С помощью легенды можно скрывать и показывать линии на графике. Например, чтобы скрыть данные для категории Доступ ограничен, нажмите на соответствующий ярлык. Эта возможность особенно полезна, если линии перекрывают друг друга.
- В отчет о доступе к файлам на Диске могут быть включены уже удаленные документы.
Нажимайте на элементы на графике, чтобы увидеть подробные сведения о каждом из способов предоставления доступа к файлам за определенные дни. В раскрывающемся списке Домен можно выбрать вариант Все домены или отдельные домены, данные для которых вы хотите посмотреть. Список доменов содержит только основные и дополнительные домены. Псевдонимы доменов и внешние домены в него не входят.
Обратите внимание, что события на общих дисках отражаются в отчете, только если выбран вариант Все домены, так как эти события не относятся к конкретному домену.
Как сравнить текущие данные со статистическими
Чтобы сравнить текущие данные со статистикой, в правом верхнем углу в меню Статистический анализ выберите Процентиль (доступно не для всех диаграмм на панели безопасности). На диаграмме будут показаны 10-й, 50-й и 90-й процентили статистики (за 180 дней для большинства данных и за 30 дней для данных Gmail). Чтобы изменить анализ, воспользуйтесь меню в правом верхнем углу графика.
Самые просматриваемые файлы
В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится таблица с перечнем самых просматриваемых файлов, которыми поделились пользователи вашего домена. Она появляется по умолчанию при открытии отчета.
В таблице указаны названия файлов, способы предоставления доступа и имена владельцев. Нажмите Экспорт, чтобы экспортировать все представленные в ней данные.
По умолчанию в таблице видны данные за период, указанный вверху страницы, но вы можете выбрать интересующую вас дату, нажав на нее на линии графика.
Домены с доступом к наибольшему числу файлов
В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится диаграмма, на которой показаны домены с доступом к наибольшему числу файлов. Чтобы открыть ее, нажмите Домены.
На диаграмме показаны доменные имена и количество файлов, которые доступны пользователям этих доменов. Чтобы получить более подробную информацию о каждом из доменов, экспортируйте данные в таблицу – в ней будет указано, к каким именно файлам был предоставлен доступ.
Чтобы экспортировать данные в таблицу:
- Нажмите на значок "Таблица"
рядом с названием интересующего вас домена. В окне Экспорт списка файлов на Диск нажмите Экспорт.
Список файлов, доступ к которым был предоставлен соответствующему домену, будет сохранен в папке "Мой диск".
Основные правила защиты данных
В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится диаграмма, на которой показаны наиболее часто активируемые правила защиты данных для вашей организации и количество событий их активации. Чтобы открыть ее, нажмите Правила DLP.
Подробнее о правилах защиты данных и DLP рассказывается в статье Начало работы с DLP.
О файлах Google Сайтов
- Существует два типа файлов Google Сайтов: черновик и опубликованная версия. В отчет о доступе к файлам вносится информация только о черновиках. Данных об опубликованных версиях в нем нет.
- Если вы предоставите доступ к файлу Google Сайтов пользователю за пределами домена с разрешением на просмотр опубликованной версии, в отчете это будет помечено как внешний доступ, даже если этот файл ещё не опубликован и пользователь, с которым вы им поделились, пока не может его посмотреть.