Informe de Visibilidad de archivos

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En este informe del panel de seguridad, se proporcionan estadísticas sobre cómo el intercambio de archivos expone los datos de tu dominio. En el informe Visibilidad de archivos, se muestran los siguientes detalles:

• Los diferentes tipos de métodos para compartir archivos a lo largo del tiempo (incluidos los recursos compartidos internos)
• Qué archivos compartidos se han visto con frecuencia
• Con qué dominios externos se compartió con frecuencia
• Qué reglas de DLP se han activado frecuentemente

Nota: El panel de seguridad también incluye un resumen de los datos de visibilidad de archivos. Para obtener más información, consulta Panel de seguridad.

Cómo consultar el informe Visibilidad de archivos

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Centro de seguridad Panel.

   Ir al panel

   Requiere tener el privilegio de administrador del Centro de seguridad.

2. Ve al panel titulado ¿Cuál es el estado del uso compartido externo de archivos del dominio? En la esquina inferior derecha del panel, haz clic en Ver informe.

Gráfico de eventos de uso compartido

En la parte superior del informe Visibilidad de archivos, el gráfico de eventos de uso compartido muestra la cantidad de eventos de uso compartido durante un período específico. Puedes personalizar el informe para visualizar datos de Hoy, Ayer, Esta semana, La semana anterior, Este mes, El mes anterior o Días atrás (hasta 180 días).

Las líneas de este gráfico muestran estadísticas de 5 tipos de métodos de uso compartido:

Cualquier miembro del dominio	Cualquier persona de tu dominio puede acceder al archivo.
Interno	El usuario compartió el archivo solo con personas específicas de tu dominio. Nota: Los usuarios de dominios secundarios se tratan como usuarios internos.
Privado	El archivo es privado (no se comparte con nadie). En algún momento, el usuario compartió el archivo y, luego, dejó de compartirlo.
Cualquier persona que tenga el vínculo	Cualquier persona dentro o fuera de tu dominio que tenga acceso al vínculo puede acceder al archivo.
Externo	El archivo se comparte con al menos un usuario fuera de tu dominio. Nota: Con Grupos de Google, un archivo se marca como un recurso compartido externo si un usuario lo comparte con un grupo que permite miembros externos, incluso si no hay miembros externos en el grupo. Compartir un archivo con un grupo que permite el uso compartido externo cuenta como 1 recurso compartido externo.

Nota:

• Es posible que haya una demora de hasta 80 minutos para que se muestren los datos de Drive en algunos dominios.
• Para ocultar líneas en el gráfico, haz clic en la leyenda. Por ejemplo, haz clic en Privado para ocultar los datos relacionados con el uso compartido de archivos privados. Esto es especialmente útil si una línea se superpone con otra.
• Es posible que los archivos borrados se representen en el informe Visibilidad de archivos de Drive.

Haz clic en cualquier punto de datos del gráfico para ver más detalles sobre cada método de uso compartido en fechas específicas. También puedes usar la lista desplegable Dominio para ver datos de Todos los dominios o de dominios específicos. La lista de dominios solo incluye dominios principales y secundarios. No se incluyen los dominios de alias ni los dominios externos.

Ten en cuenta que los eventos de la unidad compartida solo se incluyen en el informe cuando se visualizan datos de Todos los dominios, ya que no pertenecen a ningún dominio específico.

Cómo comparar datos históricos y actuales

Para comparar los datos actuales con los históricos, en la esquina superior derecha, en el menú Análisis estadístico, selecciona Percentil (no disponible para todos los gráficos del panel de seguridad). Verás una superposición en el gráfico para mostrar los percentiles 10, 50 y 90 de los datos históricos (180 días para la mayoría de los datos y 30 días para los datos de Gmail). Luego, para cambiar el análisis, en la parte superior derecha del gráfico, usa el menú para cambiar la línea de superposición.

Archivos más vistos

En la mitad inferior de la página del informe Visibilidad de archivos, consulta una tabla que enumera los archivos más vistos que se compartieron desde tu dominio (esta tabla se muestra de forma predeterminada cuando abres el informe Visibilidad de archivos).

En la tabla, se enumeran los nombres de los archivos, los archivos más vistos, el método de uso compartido y los propietarios de los archivos. Haz clic en EXPORTAR para exportar toda la información de la tabla.

De forma predeterminada, la tabla muestra datos del período especificado en la parte superior de la página. También puedes mostrar los archivos más vistos de una sola fecha haciendo clic en esa fecha en el gráfico de líneas.

Principales dominios con los que se comparten los archivos

En la mitad inferior de la página del informe Visibilidad de archivos, puedes ver un gráfico que enumera los principales dominios con los que se comparten los archivos. Para ver este gráfico, haz clic en DOMINIOS.

En el gráfico, se enumeran los nombres de los dominios y la cantidad de archivos que se compartieron con ese dominio. También puedes obtener más detalles de cada dominio exportando una hoja de cálculo que especifique qué archivos se compartieron con ese dominio.

Para exportar una hoja de cálculo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Hoja de cálculo para el dominio correspondiente.

2. En la ventana Exportar lista de archivos a Drive, haz clic en EXPORTAR.

   Se generará una hoja de cálculo con los archivos que se compartieron con este dominio y se guardará en la carpeta Mi unidad.

Principales reglas de prevención de pérdida de datos (DLP)

En la mitad inferior de la página del informe Visibilidad de archivos, puedes ver un gráfico que enumera las principales reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) que se activaron en tu dominio y la cantidad de veces que se activaron estas reglas. Para ver este gráfico, haz clic en REGLAS DE DLP.

Acerca de la DLP Los administradores pueden usar reglas de DLP para evitar que los usuarios compartan contenido sensible en archivos de Google Drive fuera del dominio de la empresa. La DLP analiza los archivos de Drive en busca de contenido sensible, y se pueden activar acciones basadas en políticas cuando se detecta contenido sensible. Las acciones disponibles incluyen enviar un correo electrónico a los superadministradores, enviar un correo electrónico al usuario que creó, editó o subió un archivo con contenido sensible, o bloquear el uso compartido de cualquier archivo con contenido sensible.

Acerca de los archivos de Google Sites

• Un archivo de Google Sites tiene dos estados: una versión de borrador y una versión publicada. El informe Visibilidad de archivos captura las vistas de la versión de borrador, pero no de la versión publicada.
• Si compartes un archivo de Google Sites con un usuario fuera de tu dominio con el parámetro de configuración Puede ver el contenido publicado , la visibilidad del archivo se registra como externa en el informe Visibilidad de archivos, incluso si el archivo aún no se publicó y el usuario aún no tiene nada para leer.