דוח קבצים משותפים בדומיין

התכונה הזאת נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus‏; Enterprise Plus‏; Education Standard ו-Education Plus‏; Enterprise Essentials Plus. השוואה בין המהדורות

דוח חשיפת הקבצים במרכז הבקרה לאבטחה מספק תובנות לגבי האופן שבו שיתוף קבצים חושף את הנתונים בדומיין שלכם. בדוח הקבצים ששותפו בדומיין מוצגים הפרטים הבאים:

• הסוגים השונים של שיטות שיתוף קבצים לאורך זמן (כולל שיתופים פנימיים)
• אילו קבצים משותפים נצפו בתדירות גבוהה
• אילו דומיינים חיצוניים שותפו לעיתים קרובות
• אילו כללי DLP הופעלו לעיתים קרובות

הערה: מרכז הבקרה לאבטחה כולל גם סיכום של נתוני חשיפת הקבצים. לפרטים נוספים, אפשר לעיין במאמר בנושא מרכז הבקרה לאבטחה.

צפייה בדוח קבצים משותפים בדומיין

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אבטחה מרכז האבטחה לוח הבקרה.

   אל לוח הבקרה

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין למרכז האבטחה.

2. עוברים לחלונית האם שיתוף חיצוני של קבצים מופעל או מושבת בדומיין? בפינה השמאלית התחתונה של החלונית, לוחצים על הצגת הדוח.

תרשים של אירועי שיתוף

בחלק העליון של הדוח 'חשיפת קבצים', בתרשים 'אירועי שיתוף' מוצג מספר אירועי השיתוף לתקופה מסוימת. אפשר להתאים אישית את הדוח כדי לראות נתונים מהיום, אתמול, השבוע, השבוע שעבר, החודש, החודש שעבר או לפני X ימים (עד 180 ימים).

הקווים בתרשים הזה מציגים נתונים סטטיסטיים לגבי 5 סוגים של שיטות שיתוף:

כל אחד בדומיין	כל מי שנמצא בדומיין שלכם יכול לגשת לקובץ.
פנימי	המשתמש שיתף את הקובץ רק עם אנשים ספציפיים בדומיין. הערה: משתמשים בדומיין משני נחשבים למשתמשים פנימיים.
פרטי	הקובץ פרטי (לא שותף עם אף אחד). בשלב מסוים, המשתמש שיתף את הקובץ ואז ביטל את השיתוף.
כל מי שיש לו קישור	כל מי שנמצא בדומיין שלכם או מחוצה לו ויש לו גישה לקישור יכול לגשת לקובץ.
חיצוני	הקובץ שותף עם משתמש אחד לפחות מחוץ לדומיין. הערה: בקבוצות Google, קובץ מסומן כשיתוף חיצוני אם משתמש משתף את הקובץ עם קבוצה שמאפשרת חברים חיצוניים, גם אם אין בקבוצה חברים חיצוניים. שיתוף קובץ עם קבוצה שמאפשרת שיתוף חיצוני נחשב לשיתוף חיצוני אחד.

שימו לב:

• יכול להיות שיהיה עיכוב של עד 80 דקות בהצגת נתוני Drive בדומיינים מסוימים.
• כדי להסתיר קווים בתרשים, לוחצים על המקרא. לדוגמה, לוחצים על פרטי כדי להסתיר נתונים שקשורים לשיתוף קבצים פרטי. האפשרות הזו שימושית במיוחד אם קו אחד חופף לקו אחר.
• קבצים שנמחקו עשויים להופיע בדוח החשיפה של קבצים ב-Drive.

כדי לראות פרטים נוספים על כל שיטת שיתוף בתאריכים ספציפיים, לוחצים על נקודה על הגרף כלשהי בתרשים. אפשר גם להשתמש ברשימה הנפתחת דומיין כדי לראות נתונים של כל הדומיינים או של דומיינים ספציפיים. רשימת הדומיינים כוללת רק דומיינים ראשיים ומשניים. דומיינים חלופיים ודומיינים חיצוניים לא נכללים.

שימו לב: אירועים שקשורים לתיקיות אחסון שיתופי נכללים בדוח רק כשמציגים נתונים של כל הדומיינים, כי אירועים שקשורים לתיקיות אחסון שיתופי לא שייכים לדומיין ספציפי.

השוואה בין נתונים עדכניים לבין נתונים היסטוריים

כדי להשוות בין הנתונים הנוכחיים לנתונים היסטוריים, בתפריט ניתוח סטטיסטי שבפינה השמאלית העליונה, בוחרים באפשרות אחוזון (האפשרות הזו לא זמינה לכל התרשימים בלוח הבקרה של האבטחה). האחוזונים ה-10, ה-50 וה-90 של הנתונים ההיסטוריים (180 יום לרוב הנתונים ו-30 יום לנתוני Gmail) יופיעו כשכבת-על בתרשים. לאחר מכן, כדי לשנות את הניתוח, משתמשים בתפריט שבפינה השמאלית העליונה של התרשים כדי לשנות את קו השכבה העליונה.

קבצים נפוצים שהוצגו

בחלק התחתון של הדף 'דוח חשיפת קבצים' מוצגת טבלה עם הקבצים שהכי הרבה אנשים צפו בהם וששותפו מהדומיין שלכם (הטבלה הזו מוצגת כברירת מחדל כשפותחים את הדוח).

בטבלה מפורטים שמות הקבצים, הקבצים שהכי הרבה משתמשים צפו בהם, שיטת השיתוף והבעלים של הקבצים. לוחצים על ייצוא כדי לייצא את כל המידע בטבלה.

כברירת מחדל, בטבלה מוצגים נתונים לטווח הזמן שצוין בחלק העליון של הדף. אפשר גם להציג את הקבצים הנצפים ביותר רק לתאריך אחד. לשם כך, לוחצים על התאריך בתרשים הקו.

דומיינים נפוצים שאיתם משותפים קבצים

בחצי התחתון של הדף 'חשיפת קבצים' מוצג תרשים עם רשימה של הדומיינים הנפוצים שאיתם משותפים קבצים. כדי לראות את התרשים הזה, לוחצים על DOMAINS.

בתרשים מופיעים שמות הדומיינים ומספר הקבצים ששותפו עם הדומיין הזה. אפשר גם לייצא גיליון אלקטרוני שמציין אילו קבצים שותפו עם כל דומיין, כדי לקבל פרטים נוספים על כל דומיין.

כדי לייצא גיליון אלקטרוני:

1. לוחצים על סמל הגיליון האלקטרוני בדומיין הרלוונטי.

2. בחלון ייצוא רשימת הקבצים אל Drive, לוחצים על ייצוא.

   המערכת תיצור גיליון אלקטרוני של הקבצים ששותפו עם הדומיין הזה, והוא יישמר בתיקייה 'האחסון שלי'.

הכללים המובילים למניעת אובדן נתונים (DLP)

בחלק התחתון של הדף 'דוח קבצים משותפים בדומיין', מוצג תרשים עם רשימה של כללי מניעת אובדן נתונים (DLP) שהופעלו בדומיין, ומספר הפעמים שכללים אלה הופעלו. כדי לראות את התרשים הזה, לוחצים על כללי DLP.

מידע על DLP אדמינים יכולים להשתמש בכללי DLP כדי למנוע ממשתמשים לשתף תוכן רגיש בקובצי Google Drive מחוץ לדומיין של החברה. במסגרת ה-DLP, קבצים ב-Drive נסרקים כדי לזהות תוכן רגיש, ואפשר להגדיר פעולות לפי מדיניות הארגון שיופעלו כשתוכן רגיש מזוהה. הפעולות האפשריות כוללות: שליחת אימייל לאדמינים ראשיים, שליחת אימייל למשתמש שיצר, ערך או העלה קובץ עם תוכן רגיש, או חסימת השיתוף של קובץ עם תוכן רגיש.

מידע על קבצים ב-Google Sites

• לקובץ Google Sites יש שני מצבים: גרסת טיוטה וגרסה שפורסמה. בדוח חשיפת הקובץ מתועדות הצפיות בגרסת הטיוטה, אבל לא בגרסה שפורסמה.
• אם משתפים קובץ Google Sites עם משתמש מחוץ לדומיין באמצעות ההגדרה יכול לצפות בתוכן שפורסם, רמת החשיפה של הקובץ מתועדת כחיצונית בדוח חשיפת הקבצים – גם אם הקובץ עדיין לא פורסם ולמשתמש אין עדיין אפשרות לקרוא אותו.