דוח קבצים משותפים בדומיין

התכונה הזאת נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus‏; Enterprise Plus‏; Education Standard ו-Education Plus‏; Enterprise Essentials Plus. השוואה בין המהדורות

דוח חשיפת הקבצים בלוח הבקרה לאבטחה מספק תובנות לגבי האופן שבו שיתוף קבצים חושף את הנתונים בדומיין שלכם. בדוח הקבצים משותפים בדומיין מוצגים הפרטים הבאים:

• הסוגים השונים של שיטות שיתוף קבצים לאורך זמן (כולל שיתופים פנימיים)
• אילו קבצים משותפים נצפו בתדירות גבוהה
• באילו דומיינים חיצוניים בוצע שיתוף בתדירות גבוהה
• אילו כללים להגנה על נתונים מופעלים לעיתים קרובות

הערה: מרכז הבקרה לאבטחה כולל גם סיכום של נתוני חשיפת הקבצים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא לוח הבקרה של האבטחה.

צפייה בדוח על חשיפת הקבצים

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אבטחה מרכז האבטחה לוח בקרה.

   אל לוח הבקרה

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין למרכז האבטחה.

2. עוברים לחלונית איך נראה שיתוף קבצים עם גורמים חיצוניים בדומיין? בפינה השמאלית התחתונה של החלונית, לוחצים על הצגת הדוח.

תרשים של שיתוף אירועים

בחלק העליון של דוח החשיפה של קבצים, בתרשים של אירועי השיתוף מוצג המספר של אירועי השיתוף לתקופה מסוימת. אפשר להתאים אישית את הדוח כדי לראות נתונים מהיום, אתמול, השבוע, השבוע שעבר, החודש, החודש שעבר או לפני X ימים (עד 180 ימים).

הקווים בתרשים הזה מציגים נתונים סטטיסטיים לגבי 5 סוגים של שיטות שיתוף:

כל אחד בדומיין	לכל מי שנמצא בדומיין שלכם יש גישה לקובץ.
פנימי	המשתמש שיתף את הקובץ רק עם אנשים ספציפיים בדומיין. הערה: משתמשים בדומיין משני נחשבים משתמשים פנימיים.
פרטי	הקובץ פרטי (לא משותף עם אף אחד). בשלב מסוים, המשתמש שיתף את הקובץ ואז ביטל את השיתוף.
כל מי שקיבל קישור	כל מי שנמצא בדומיין שלכם או מחוצה לו ויש לו גישה לקישור יכול לגשת לקובץ.
חיצוני	הקובץ משותף עם משתמש אחד לפחות מחוץ לדומיין. הערה: בקבוצות Google, קובץ מסומן כשיתוף חיצוני אם משתמש משתף את הקובץ עם קבוצה שמאפשרת חברים חיצוניים, גם אם אין בקבוצה חברים חיצוניים. שיתוף קובץ עם קבוצה שמאפשרת שיתוף חיצוני נחשב לשיתוף חיצוני אחד.

שימו לב:

• יכול להיות שיהיה עיכוב של עד 80 דקות בהצגת נתונים מ-Drive בדומיינים מסוימים.
• כדי להסתיר קווים בתרשים, לוחצים על המקרא. לדוגמה, לוחצים על פרטי כדי להסתיר נתונים שקשורים לשיתוף קבצים פרטי. זה שימושי במיוחד אם יש חפיפה בין שתי שורות.
• קבצים שנמחקו עשויים להופיע בדוח החשיפה של קבצים ב-Drive.

כדי לראות פרטים נוספים על כל שיטת שיתוף בתאריכים ספציפיים, לוחצים על נקודה על הגרף כלשהי בתרשים. אפשר גם להשתמש ברשימה הנפתחת דומיין כדי לראות נתונים של כל הדומיינים או של דומיינים ספציפיים. רשימת הדומיינים כוללת רק דומיינים ראשיים ומשניים. הדומיינים החלופיים והדומיינים החיצוניים לא נכללים.

שימו לב: אירועים שקשורים לאחסון שיתופי נכללים בדוח רק כשמציגים נתונים של כל הדומיינים, כי אירועים שקשורים לאחסון שיתופי לא שייכים לדומיין ספציפי.

השוואה בין נתונים עדכניים לבין נתונים היסטוריים

כדי להשוות את הנתונים הנוכחיים לנתונים היסטוריים, בתפריט ניתוח סטטיסטי שבפינה השמאלית העליונה, בוחרים באפשרות אחוזון (האפשרות הזו לא זמינה לכל התרשימים בלוח הבקרה של האבטחה). בתרשים יוצג כיסוי שקוף שמציג את האחוזון ה-10, ה-50 וה-90 של הנתונים ההיסטוריים (180 ימים לרוב הנתונים ו-30 ימים לנתוני Gmail). לאחר מכן, כדי לשנות את הניתוח, משתמשים בתפריט שבפינה השמאלית העליונה של התרשים כדי לשנות את קו השכבה העליונה.

קבצים נפוצים שהוצגו

בחצי התחתון של הדף 'דוח חשיפת קבצים' מוצגת טבלה עם רשימה של הקבצים הנצפים ביותר ששותפו מהדומיין שלכם (הטבלה הזו מוצגת כברירת מחדל כשפותחים את הדוח).

בטבלה מפורטים שמות הקבצים, הקבצים הנצפים ביותר, שיטת השיתוף והבעלים של הקבצים. לוחצים על ייצוא כדי לייצא את כל המידע בטבלה.

כברירת מחדל, בטבלה מוצגים נתונים לגבי טווח הזמן שצוין בחלק העליון של הדף. אפשר גם להציג את הקבצים הנצפים ביותר רק לתאריך אחד. לשם כך, לוחצים על התאריך בתרשים הקו.

דומיינים נפוצים שאיתם משותפים קבצים

בחצי התחתון של הדף 'דוח חשיפת קבצים' אפשר לראות תרשים שבו מפורטים הדומיינים המובילים שאיתם שותפו קבצים. כדי לראות את התרשים הזה, לוחצים על דומיינים.

בתרשים מופיעים שמות הדומיינים ומספר הקבצים ששותפו עם הדומיין הזה. אפשר גם לייצא גיליון אלקטרוני שמציין אילו קבצים שותפו עם כל דומיין, כדי לקבל פרטים נוספים על כל דומיין.

כדי לייצא גיליון אלקטרוני:

1. לוחצים על סמל הגיליון האלקטרוני בדומיין הרלוונטי.

2. בחלון Export file list to Drive (ייצוא רשימת קבצים ל-Drive), לוחצים על Export (ייצוא).

   גיליון אלקטרוני של הקבצים ששותפו עם הדומיין הזה נוצר ונשמר בתיקייה 'האחסון שלי'.

כללי ההגנה על נתונים המובילים

בחלק התחתון של הדף 'דוח חשיפת קבצים' מוצג תרשים עם רשימה של כללי ההגנה על נתונים שהופעלו בארגון, ומספר הפעמים שכל כלל הופעל. כדי לראות את התרשים הזה, לוחצים על כללי DLP.

פרטים על כללי הגנה על נתונים ו-DLP מופיעים במאמר איך מתחילים להשתמש ב-DLP.

מידע על קבצים ב-Google Sites

• לקובץ Google Sites יש שני מצבים: גרסת טיוטה וגרסה שפורסמה. בדוח החשיפה של הקובץ מתועדות צפיות בגרסת הטיוטה, אבל לא בגרסה שפורסמה.
• אם משתפים קובץ Google Sites עם משתמש מחוץ לדומיין באמצעות ההגדרה אפשר לצפות בתוכן שפורסם, רמת החשיפה של הקובץ מתועדת כחיצונית בדוח חשיפת הקבצים – גם אם הקובץ עדיין לא פורסם ולמשתמש אין עדיין אפשרות לקרוא אותו.