รายงานการเปิดเผยไฟล์

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

รายงานการเปิดเผยไฟล์ในหน้าแดชบอร์ดความปลอดภัยจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่อธิบายว่าการแชร์ไฟล์จะทำให้ข้อมูลโดเมนของคุณถูกเปิดเผยได้อย่างไร โดยรายงานการเปิดเผยไฟล์จะแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

• วิธีการแชร์ไฟล์ประเภทต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง (รวมถึงการแชร์ภายใน)
• ไฟล์ที่แชร์ใดที่มีการดูบ่อยครั้ง
• โดเมนภายนอกใดที่ได้รับการแชร์บ่อยครั้ง
• กฎ DLP ใดที่มีการเรียกใช้บ่อยครั้ง

หมายเหตุ: แดชบอร์ดด้านความปลอดภัยยังรวมถึงสรุปข้อมูลการเปิดเผยไฟล์อีกด้วย โปรดดูรายละเอียดที่แดชบอร์ดด้านความปลอดภัย

ดูรายงานการเปิดเผยไฟล์

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ความปลอดภัย ศูนย์ความปลอดภัย แดชบอร์ด

   ไปที่แดชบอร์ด

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบของศูนย์ความปลอดภัย

2. ไปที่แผงที่มีหัวข้อการแชร์ไฟล์ภายนอกสำหรับโดเมนเป็นอย่างไร คลิกดูรายงาน ที่มุมล่างขวาของแผง

กราฟกิจกรรมการแชร์

กราฟกิจกรรมการแชร์ที่ด้านบนของรายงานการเปิดเผยไฟล์จะแสดงจำนวนกิจกรรมการแชร์ในช่วงระยะเวลาที่ระบุ คุณสามารถปรับแต่ง รายงานเพื่อดูข้อมูลจาก วันนี้ เมื่อวาน สัปดาห์นี้ สัปดาห์ที่แล้ว เดือน นี้ เดือนที่แล้ว หรือ วันที่ผ่านมา (ไม่เกิน 180 วัน) ได้

เส้นในกราฟนี้แสดงสถิติสำหรับวิธีการแชร์ 5 ประเภท ได้แก่

ทุกคนในโดเมน	ไฟล์เข้าถึงได้สำหรับทุกคนในโดเมน
ภายใน	ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจงในโดเมนเท่านั้น หมายเหตุ: เราจะถือว่าผู้ใช้โดเมนรองเป็นผู้ใช้ภายใน
ส่วนตัว	ไฟล์เป็นแบบส่วนตัว (ไม่ได้แชร์กับใคร) ผู้ใช้เคยแชร์ไฟล์และยกเลิกการแชร์ในภายหลัง
ทุกคนที่มีลิงก์	ทุกคนทั้งภายในและภายนอกโดเมนที่มีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์จะเข้าถึงไฟล์ได้
ภายนอก	แชร์ไฟล์กับผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งรายที่อยู่นอกโดเมน หมายเหตุ: ใน Google Groups ไฟล์จะมีเครื่องหมายว่าเป็นการแชร์ ภายนอก หากผู้ใช้แชร์ไฟล์นั้นกับกลุ่มที่ อนุญาต ให้มีสมาชิกภายนอกได้ แม้ว่าจะไม่มีสมาชิกภายนอกในกลุ่มเลยก็ตาม การแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่อนุญาตการแชร์ภายนอกจะนับเป็นการแชร์ภายนอก 1 ครั้ง

หมายเหตุ:

• สำหรับบางโดเมนอาจมีความล่าช้าถึง 80 นาทีจนกว่าข้อมูลของไดรฟ์จะปรากฏ
• ซ่อนเส้นในกราฟได้โดยคลิกที่คำอธิบายแผนภูมิ เช่น คลิกส่วนตัว เพื่อซ่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์แบบส่วนตัว ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากเส้นหนึ่งซ้อนทับอีกเส้นหนึ่ง
• ไฟล์ที่ถูกลบอาจแสดงในรายงานการเปิดเผยไฟล์ของไดรฟ์

คลิกจุดข้อมูลใดๆ ในกราฟเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแชร์แต่ละวิธีในวันที่ที่ระบุ นอกจากนี้ คุณยังใช้รายการแบบเลื่อนลงของโดเมน เพื่อดูข้อมูลสำหรับโดเมนทั้งหมด หรือโดเมนที่ระบุได้ด้วย รายการโดเมนจะมีเฉพาะโดเมนหลักและโดเมนรองเท่านั้น ไม่รวมโดเมนชื่อแทนและโดเมนภายนอก

โปรดทราบว่ารายงานจะแสดงกิจกรรมในไดรฟ์ที่แชร์ก็ต่อเมื่อคุณเรียกดูข้อมูล สำหรับ โดเมนทั้งหมด เท่านั้น เนื่องจากกิจกรรมของไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้อยู่ในโดเมนใดโดยเฉพาะ

เปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลัง

หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันกับข้อมูลย้อนหลัง จากเมนูการวิเคราะห์เชิงสถิติ ที่ด้านบนขวา ให้เลือกเปอร์เซ็นไทล์ (ใช้ไม่ได้กับแผนภูมิหน้าแดชบอร์ดด้านความปลอดภัยทั้งหมด) คุณจะเห็นเส้นซ้อนทับบนแผนภูมิแสดงเปอร์เซ็นไทล์ที่ 10, 50 และ 90 ของข้อมูลย้อนหลัง (180 วันสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่และ 30 วันสำหรับข้อมูล Gmail) จากนั้น หากต้องการเปลี่ยนการวิเคราะห์ ให้ใช้เมนูที่ด้านขวาบนของแผนภูมิเพื่อเปลี่ยนเส้นซ้อนทับ

ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ ให้ดูตารางที่แสดงไฟล์ที่มีการดูสูงสุดซึ่งแชร์จากโดเมนของคุณ (ตารางนี้จะแสดงโดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดรายงานการเปิดเผยไฟล์)

ตารางแสดงชื่อไฟล์ ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด วิธีการแชร์ และเจ้าของไฟล์ คลิกส่งออก เพื่อส่งออกข้อมูลทั้งหมดในตาราง

โดยค่าเริ่มต้น ตารางจะแสดงข้อมูลสำหรับช่วงเวลาที่ระบุไว้ที่ด้านบนของหน้า และยังแสดงไฟล์ที่มีการดูสูงสุดเพียงวันเดียวโดยคลิกที่วันที่ดังกล่าวในกราฟเส้น

ไฟล์ยอดนิยมของโดเมนที่มีการแชร์

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ คุณจะเห็นแผนภูมิที่แสดงโดเมนยอดนิยมที่มีการแชร์ไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกโดเมน

แผนภูมิจะแสดงชื่อโดเมนและจำนวนไฟล์ที่แชร์ไปยังโดเมนนั้น นอกจากนี้ คุณยังรวบรวมรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับแต่ละโดเมนได้โดยการส่งออกสเปรดชีตที่ระบุไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนั้น

วิธีส่งออกสเปรดชีต

1. คลิกสเปรดชีต สำหรับโดเมนที่เกี่ยวข้อง

2. ในหน้าต่างส่งออกรายการไฟล์ไปยังไดรฟ์ ให้คลิกส่งออก

   ระบบจะสร้างและบันทึกสเปรดชีตของไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนี้ลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ยอดนิยม

โปรดดูแผนภูมิที่แสดงกฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ยอดนิยมที่มีการเรียกใช้ในโดเมนและจำนวนครั้งที่มีการเรียกใช้ได้ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกกฎ DLP

เกี่ยวกับ DLP ผู้ดูแลระบบจะใช้กฎ DLP เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนภายในไฟล์ Google ไดรฟ์นอกโดเมนของบริษัทได้ โดย DLP จะสแกนไฟล์ในไดรฟ์เพื่อค้นหาเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน และจะมีการเรียกใช้การดำเนินการตามนโยบายเมื่อตรวจพบเนื้อหาดังกล่าว การดำเนินการที่ใช้ได้ ได้แก่ การส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบขั้นสูง การส่งอีเมลถึงผู้ใช้ที่สร้าง แก้ไข หรืออัปโหลดไฟล์ซึ่งมีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน หรือการบล็อกการแชร์ไฟล์ใดๆ ที่มีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

เกี่ยวกับไฟล์ Google Sites

• ไฟล์ Google Sites มี 2 สถานะ ได้แก่ เวอร์ชัน ร่าง และเวอร์ชัน ที่เผยแพร่ ซึ่งรายงานการเปิดเผยไฟล์จะบันทึกการแสดงผลในเวอร์ชัน ร่าง แต่ไม่ บันทึกเวอร์ชัน ที่เผยแพร่
• หากคุณแชร์ไฟล์ Google Sites กับผู้ใช้นอกโดเมนโดยตั้งค่าให้ดูข้อมูลที่เผยแพร่ได้ ระบบจะบันทึกการเปิดเผยไฟล์เป็นแบบภายนอก ในรายงานการเปิดเผยไฟล์