Bericht „Dateisichtbarkeit“

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Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ im Sicherheitsdashboard bietet Einblicke, wie die Dateifreigabe die Daten Ihrer Domain offenlegt. Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ enthält die folgenden Details:

• Die verschiedenen Arten von Dateifreigabemethoden im Laufe der Zeit (einschließlich interner Freigaben)
• Freigegebene Dateien, die häufig abgerufen wurden
• Externe Domains, für die Dateien häufig freigegeben wurden
• Welche Datenschutzregeln werden häufig ausgelöst?

Hinweis:Das Sicherheitsdashboard enthält auch eine Zusammenfassung der Daten zur Dateisichtbarkeit. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Sicherheitsdashboard verwenden.

Bericht „Dateisichtbarkeit“ aufrufen

1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü  Sicherheit Sicherheitscenter Dashboard.

   Zum Dashboard

   Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

2. Gehen Sie zum Bereich Wie viele Dateien in der Domain wurden extern freigegeben?. Klicken Sie rechts unten auf Bericht ansehen.

Diagramm zu Freigabeereignissen

Oben im Bericht „Dateifreigabe“ wird in der Grafik „Freigabeereignisse“ die Anzahl der Freigabeereignisse für einen bestimmten Zeitraum angezeigt. Sie können den Bericht so anpassen, dass nur Daten für die folgenden Zeiträume angezeigt werden: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder Tage in der Vergangenheit (bis zu 180 Tage).

Die Linien in dieser Grafik stellen die Statistiken für fünf Arten von Freigabemethoden dar:

Alle in der Domain	Die Datei ist für jeden in der Domain zugänglich.
Intern	Der Nutzer hat die Datei nur für bestimmte Personen in der Domain freigegeben. Hinweis: Nutzer von sekundären Domains werden als interne Nutzer behandelt.
Privat	Die Datei ist privat (nicht für andere freigegeben). Der Nutzer hat die Datei einmal freigegeben und die Freigabe später aufgehoben.
Jeder mit dem Link	Jeder innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain, der Zugriff auf den Link hat, kann auf die Datei zugreifen.
Extern	Die Datei wurde für mindestens einen Nutzer außerhalb der Domain freigegeben. Hinweis: In Google Groups wird eine Datei als extern freigegeben markiert, wenn ein Nutzer sie für eine Gruppe freigibt, in der externe Mitglieder zulässig sind. Das gilt auch dann, wenn sich in der Gruppe keine externen Mitglieder befinden. Wenn Sie eine Datei für eine Gruppe freigeben, in der die externe Freigabe zulässig ist, wird das als externe Freigabe gewertet.

Hinweis:

• Bei einigen Domains kann es bis zu 80 Minuten dauern, bis Drive-Daten angezeigt werden.
• Sie können Linien in der Grafik ausblenden, indem Sie auf die Legende klicken. Wenn Sie zum Beispiel auf Privat klicken, werden die Daten zur privaten Dateifreigabe ausgeblendet. Dies ist besonders nützlich, wenn sich zwei Linien überschneiden.
• Gelöschte Dateien werden möglicherweise im Bericht zur Offenlegung von Drive-Dateien aufgeführt.

Klicken Sie auf einen beliebigen Datenpunkt in der Grafik, um weitere Details zu den einzelnen Freigabemethoden an bestimmten Daten aufzurufen. Sie können auch die Drop-down-Liste Domain verwenden, um Daten für Alle Domains oder für bestimmte Domains aufzurufen. Die Liste der Domains enthält nur primäre und sekundäre Domains. Alias-Domains und externe Domains sind nicht enthalten.

Ereignisse in geteilten Ablagen sind nur im Bericht enthalten, wenn Sie Daten für Alle Domains aufrufen, da Ereignisse in geteilten Ablagen keiner bestimmten Domain zugeordnet sind.

Aktuelle Daten mit Verlaufsdaten vergleichen

Wenn Sie die aktuellen Daten mit Verlaufsdaten vergleichen möchten, wählen Sie rechts oben im Menü Statistische Analyse die Option Perzentil aus. Diese Option ist nicht für alle Diagramme im Sicherheitsdashboard verfügbar. Im Diagramm wird ein Overlay mit dem 10., 50. und 90. Perzentil der Verlaufsdaten angezeigt (180 Tage für die meisten Daten und 30 Tage für Gmail-Daten). Wenn Sie dann rechts oben im Diagramm das Menü aufrufen, können Sie die Overlay-Linie ändern und die Analyse entsprechend anpassen.

Am häufigsten angesehene Dateien

In der unteren Hälfte der Seite „Bericht zur Dateisichtbarkeit“ finden Sie eine Tabelle mit den am häufigsten aufgerufenen Dateien, die von Ihrer Domain freigegeben wurden. Diese Tabelle wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Bericht zur Dateisichtbarkeit öffnen.

In der Tabelle sind die Dateinamen, die am häufigsten aufgerufenen Dateien, die Freigabemethode und die Inhaber der Dateien aufgeführt. Klicken Sie auf Exportieren, um alle Informationen in der Tabelle zu exportieren.

Standardmäßig werden in der Tabelle Daten für den Zeitraum angezeigt, der im oberen Bereich der Seite festgelegt ist. Sie können auch die am häufigsten aufgerufenen Dateien für ein bestimmtes Datum anzeigen lassen, indem Sie im Liniendiagramm auf dieses Datum klicken.

Häufigste Domains, für die Dateien freigegeben wurden

Im unteren Bereich der Seite „Dateisichtbarkeit“ finden Sie ein Diagramm mit den Domains, für die Dateien am häufigsten freigegeben werden. Klicken Sie auf Domains, um dieses Diagramm aufzurufen.

In der Tabelle sind die Domainnamen und die Anzahl der Dateien aufgeführt, die für diese Domain freigegeben wurden. Sie können auch weitere Details zu jeder Domain abrufen, indem Sie eine Tabelle exportieren, in der angegeben ist, welche Dateien für diese Domain freigegeben wurden.

So exportieren Sie eine Tabelle:

1. Klicken Sie für die entsprechende Domain auf „Tabelle“ .

2. Klicken Sie im Fenster Dateiliste nach Drive exportieren auf Exportieren.

   Eine Tabelle mit den Dateien, die für diese Domain freigegeben wurden, wird erstellt und im Ordner „Meine Ablage“ gespeichert.

Top-Datenschutzregeln

In der unteren Hälfte der Seite mit dem Bericht zur Dateiexposition finden Sie ein Diagramm, in dem die am häufigsten ausgelösten Datenschutzregeln in Ihrer Organisation und die Häufigkeit, mit der diese Regeln ausgelöst wurden, aufgeführt sind. Klicken Sie auf DLP-Regeln, um dieses Diagramm aufzurufen.

Weitere Informationen zu Datenschutzregeln und DLP finden Sie unter Erste Schritte mit DLP.

Google Sites-Dateien

• Eine Google Sites-Datei hat zwei Status: eine Entwurfsversion und eine veröffentlichte Version. Im Bericht zur Dateiexposition werden Aufrufe der Entwurfsversion erfasst, aber nicht die der veröffentlichten Version.
• Wenn Sie eine Google Sites-Datei mit der Einstellung Darf veröffentlichte Inhalte ansehen für einen Nutzer außerhalb Ihrer Domain freigeben, wird die Sichtbarkeit der Datei im Bericht „Dateisichtbarkeit“ als extern erfasst, auch wenn die Datei noch nicht veröffentlicht wurde und der Nutzer noch nichts lesen kann.