Bericht „Dateisichtbarkeit“

Sicherheitsdashboard

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Versionen vergleichen

Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ im Sicherheitsdashboard enthält Informationen dazu, wie die Daten Ihrer Domain durch Dateifreigabe weitergegeben werden. Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ enthält die folgenden Details:

  • Die verschiedenen Arten von Dateifreigabemethoden im Zeitverlauf (einschließlich interner Freigaben)
  • Freigegebene Dateien, die häufig abgerufen wurden
  • Externe Domains, für die Dateien häufig freigegeben wurden
  • Welche Datenschutzregeln werden häufig ausgelöst?

Hinweis:Das Sicherheitsdashboard enthält auch eine Zusammenfassung der Daten zur Dateisichtbarkeit. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Sicherheitsdashboard verwenden.

Bericht „Dateisichtbarkeit“ aufrufen

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Sicherheit und dann Sicherheitscenter und dann Dashboard.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

  2. Gehen Sie zum Bereich mit dem Titel Wie viele Dateien in der Domain wurden extern freigegeben?. Klicken Sie rechts unten auf Bericht ansehen.

Diagramm für Freigabeereignisse

Oben im Bericht „Offenlegung von Dateien“ wird im Diagramm „Freigabeereignisse“ die Anzahl der Freigabeereignisse für einen bestimmten Zeitraum angezeigt. Sie können den Bericht so anpassen, dass nur Daten für die folgenden Zeiträume angezeigt werden: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder Tage in der Vergangenheit (bis zu 180 Tage).

Die Linien in diesem Diagramm stellen Statistiken für fünf Arten von Freigabemethoden dar:

Jeder in der Domain Die Datei ist für jeden in der Domain zugänglich.
Intern Der Nutzer hat die Datei nur für bestimmte Personen in der Domain freigegeben.
Hinweis:Nutzer von sekundären Domains werden als interne Nutzer behandelt.
Privat Die Datei ist privat (nicht für andere freigegeben). Der Nutzer hat die Datei einmal freigegeben und die Freigabe später wieder aufgehoben.
Jeder, der über den Link verfügt Alle Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain, die Zugriff auf den Link haben, können auf die Datei zugreifen.
Extern

Die Datei wurde für mindestens einen Nutzer außerhalb der Domain freigegeben.

Hinweis:

  • In Google Groups wird eine Datei als extern freigegeben markiert, wenn ein Nutzer sie für eine Gruppe freigibt, in der externe Mitglieder zulässig sind. Das gilt auch dann, wenn sich in der Gruppe keine externen Mitglieder befinden.
  • Wenn Sie eine Datei für eine Gruppe freigeben, in der die externe Freigabe zulässig ist, wird das als externe Freigabe gewertet.

Hinweis:

  • Bei einigen Domains kann es bis zu 80 Minuten dauern, bis Drive-Daten angezeigt werden.
  • Sie können Linien in der Grafik ausblenden, indem Sie auf die Legende klicken. Klicken Sie beispielsweise auf Privat, um Daten zum privaten Dateifreigabe auszublenden. Dies ist besonders nützlich, wenn sich zwei Linien überschneiden.
  • Gelöschte Dateien werden möglicherweise im Bericht zur Offenlegung von Drive-Dateien dargestellt.

Klicken Sie auf einen beliebigen Datenpunkt in der Grafik, um weitere Details zu den einzelnen Freigabemethoden an bestimmten Daten aufzurufen. Über die Drop-down-Liste Domain können Sie sich außerdem Daten für Alle Domains oder für bestimmte Domains ansehen. Die Liste der Domains enthält nur primäre und sekundäre Domains. Alias-Domains und externe Domains sind nicht enthalten.

Hinweis: Ereignisse für geteilte Ablagen sind nur im Bericht enthalten, wenn Sie Daten für Alle Domains aufrufen, da Ereignisse für geteilte Ablagen zu keiner bestimmten Domain gehören.

Aktuelle Daten mit Verlaufsdaten vergleichen

Wenn Sie die aktuellen Daten mit Verlaufsdaten vergleichen möchten, wählen Sie rechts oben im Menü Statistische Analyse die Option Perzentil aus. Diese Option ist nicht für alle Diagramme im Sicherheitsdashboard verfügbar. Im Diagramm wird ein Overlay eingeblendet, in dem das 10., 50. und 90. Perzentil der Verlaufsdaten angezeigt wird (180 Tage für die meisten Daten und 30 Tage für Gmail-Daten). Wenn Sie dann rechts oben im Diagramm das Menü aufrufen, können Sie die Overlay-Linie ändern und die Analyse entsprechend anpassen.

Am häufigsten angesehene Dateien

In der unteren Hälfte der Seite „Bericht zur Dateisichtbarkeit“ finden Sie eine Tabelle mit den am häufigsten aufgerufenen Dateien, die über Ihre Domain freigegeben wurden. Diese Tabelle wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Bericht „Dateisichtbarkeit“ öffnen.

Die Tabelle enthält die Dateinamen, die am häufigsten aufgerufenen Dateien, die Freigabemethode und die Inhaber der Dateien. Klicken Sie auf Exportieren, um alle Informationen in der Tabelle zu exportieren.

Standardmäßig werden in der Tabelle Daten für den Zeitraum angezeigt, der im oberen Bereich der Seite festgelegt ist. Sie können sich auch die am häufigsten aufgerufenen Dateien für nur ein Datum anzeigen lassen, indem Sie im Liniendiagramm auf das entsprechende Datum klicken.

Häufigste Domains, für die Dateien freigegeben wurden

In der unteren Hälfte des Berichts „Dateisichtbarkeit“ können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die wichtigsten Domains aufgeführt werden, für die Dateien freigegeben sind. Klicken Sie zum Aufrufen des Diagramms auf Domains.

Im Diagramm sind die Domainnamen und die Anzahl der Dateien aufgeführt, die für die jeweilige Domain freigegeben wurden. Sie können auch weitere Details für jede Domain abrufen, indem Sie eine Tabelle exportieren, in der angegeben ist, welche Dateien für die jeweilige Domain freigegeben wurden.

So exportieren Sie eine Tabelle:

  1. Klicken Sie für die betreffende Domain auf „Tabelle“ .

  2. Klicken Sie im Fenster Dateiliste zu Google Drive exportieren auf Exportieren.

    Eine Tabelle mit den Dateien, die für diese Domain freigegeben wurden, wird erstellt und im Ordner „Meine Ablage“ gespeichert.

Wichtigste Datenschutzregeln

In der unteren Hälfte des Berichts „Dateisichtbarkeit“ können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die am häufigsten in Ihrer Organisation ausgelösten Datenschutzregeln und die Anzahl der Auslöseereignisse aufgeführt werden. Klicken Sie zum Aufrufen dieses Diagramms auf DLP-Regeln.

Weitere Informationen zu Datenschutzregeln und DLP finden Sie unter Erste Schritte mit DLP.

Google Sites-Dateien

  • Eine Google Sites-Datei hat zwei Status: eine Entwurfsversion und eine veröffentlichte Version. Im Bericht zur Dateipräsentation werden Aufrufe der Entwurfsversion erfasst, nicht aber der veröffentlichten Version.
  • Wenn Sie eine Google Sites-Datei mit einem Nutzer außerhalb Ihrer Domain mit der Einstellung Kann veröffentlichte Inhalte ansehen freigeben, wird die Dateisichtbarkeit im Bericht „Dateisichtbarkeit“ als extern erfasst, auch wenn die Datei noch nicht veröffentlicht wurde und der Nutzer noch nichts lesen kann.