Bericht „Dateisichtbarkeit“

Sicherheitsdashboard

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Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ im Sicherheitsdashboard enthält Statistiken dazu, wie die Daten Ihrer Domain durch Dateifreigabe weitergegeben werden. Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ enthält die folgenden Details:

  • Die verschiedenen Arten von Dateifreigabemethoden im Laufe der Zeit (einschließlich interner Freigaben)
  • Freigegebene Dateien, die häufig abgerufen wurden
  • Externe Domains, für die Dateien häufig freigegeben wurden
  • Welche Datenschutzregeln werden häufig ausgelöst?

Hinweis:Das Sicherheitsdashboard enthält auch eine Zusammenfassung der Daten zur Dateisichtbarkeit. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Sicherheitsdashboard verwenden.

Bericht „Dateisichtbarkeit“ aufrufen

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Sicherheit und dann Sicherheitscenter und dann Dashboard.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

  2. Rufen Sie den Bereich mit dem Titel Wie viele Dateien in der Domain wurden extern freigegeben? auf. Klicken Sie rechts unten auf Bericht ansehen.

Diagramm für Freigabeereignisse

Oben im Bericht „Dateifreigabe“ wird im Diagramm „Freigabeereignisse“ die Anzahl der Freigabeereignisse für einen bestimmten Zeitraum angezeigt. Sie können den Bericht so anpassen, dass nur Daten für die folgenden Zeiträume angezeigt werden: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder Tage in der Vergangenheit (bis zu 180 Tage).

Die Linien in diesem Diagramm stellen Statistiken für fünf Arten von Freigabemethoden dar:

Jeder in der Domain Die Datei ist für jeden in der Domain zugänglich.
Intern Der Nutzer hat die Datei nur für bestimmte Personen in der Domain freigegeben.
Hinweis:Nutzer von sekundären Domains werden als interne Nutzer behandelt.
Privat Die Datei ist privat (nicht für andere freigegeben). Der Nutzer hat die Datei einmal freigegeben und die Freigabe später wieder aufgehoben.
Jeder mit dem Link Jeder innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain, der Zugriff auf den Link hat, kann auf die Datei zugreifen.
Extern

Die Datei wurde für mindestens einen Nutzer außerhalb der Domain freigegeben.

Hinweis:

  • In Google Groups wird eine Datei als extern freigegeben markiert, wenn ein Nutzer sie für eine Gruppe freigibt, in der externe Mitglieder zulässig sind. Das gilt auch dann, wenn sich in der Gruppe keine externen Mitglieder befinden.
  • Wenn Sie eine Datei für eine Gruppe freigeben, in der die externe Freigabe zulässig ist, wird das als externe Freigabe gewertet.

Hinweis:

  • Bei einigen Domains kann es bis zu 80 Minuten dauern, bis Drive-Daten angezeigt werden.
  • Sie können Linien in der Grafik ausblenden, indem Sie auf die Legende klicken. Klicken Sie beispielsweise auf Privat, um Daten zur privaten Dateifreigabe auszublenden. Dies ist besonders nützlich, wenn sich zwei Linien überschneiden.
  • Gelöschte Dateien werden möglicherweise im Bericht zur Offenlegung von Drive-Dateien dargestellt.

Klicken Sie auf einen beliebigen Datenpunkt in der Grafik, um weitere Details zu den einzelnen Freigabemethoden an bestimmten Daten aufzurufen. Sie können auch das Drop-down-Menü Domain verwenden, um Daten für Alle Domains oder für bestimmte Domains aufzurufen. Die Liste der Domains enthält nur primäre und sekundäre Domains. Alias-Domains und externe Domains sind nicht enthalten.

Hinweis: Ereignisse in geteilten Ablagen sind nur im Bericht enthalten, wenn Sie Daten für Alle Domains aufrufen, da sie keiner bestimmten Domain angehören.

Aktuelle Daten mit Verlaufsdaten vergleichen

Wenn Sie die aktuellen Daten mit Verlaufsdaten vergleichen möchten, wählen Sie rechts oben im Menü Statistische Analyse die Option Perzentil aus. Diese Option ist nicht für alle Diagramme im Sicherheitsdashboard verfügbar. Im Diagramm wird eine Überlagerung mit dem 10., 50. und 90. Perzentil der Verlaufsdaten angezeigt (180 Tage für die meisten Daten und 30 Tage für Gmail-Daten). Wenn Sie dann rechts oben im Diagramm das Menü aufrufen, können Sie die Overlay-Linie ändern und die Analyse entsprechend anpassen.

Am häufigsten angesehene Dateien

In der unteren Hälfte der Seite „Bericht zur Dateisichtbarkeit“ sehen Sie eine Tabelle mit den am häufigsten aufgerufenen Dateien, die von Ihrer Domain freigegeben wurden. Diese Tabelle wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Bericht „Dateisichtbarkeit“ öffnen.

Die Tabelle enthält die Dateinamen, die am häufigsten aufgerufenen Dateien, die Freigabemethode und die Inhaber der Dateien. Klicken Sie auf Exportieren, um alle Informationen in der Tabelle zu exportieren.

Standardmäßig werden in der Tabelle Daten für den Zeitraum angezeigt, der im oberen Bereich der Seite festgelegt ist. Sie können sich auch die am häufigsten aufgerufenen Dateien für nur ein Datum ansehen, indem Sie im Liniendiagramm auf das entsprechende Datum klicken.

Häufigste Domains, für die Dateien freigegeben wurden

Im unteren Bereich der Seite „Bericht zur Dateisichtbarkeit“ sehen Sie ein Diagramm mit den wichtigsten Domains, für die Dateien freigegeben werden. Klicken Sie auf Domains, um dieses Diagramm aufzurufen.

Im Diagramm sind die Domainnamen und die Anzahl der Dateien aufgeführt, die für die jeweilige Domain freigegeben wurden. Sie können auch weitere Details für jede Domain abrufen, indem Sie eine Tabelle exportieren, in der angegeben ist, welche Dateien für die jeweilige Domain freigegeben wurden.

So exportieren Sie eine Tabelle:

  1. Klicken Sie für die entsprechende Domain auf „Tabelle“ .

  2. Klicken Sie im Fenster Dateiliste nach Drive exportieren auf Exportieren.

    Eine Tabelle mit den Dateien, die für diese Domain freigegeben wurden, wird erstellt und im Ordner „Meine Ablage“ gespeichert.

Wichtigste Datenschutzregeln

In der unteren Hälfte der Seite mit dem Bericht zur Offenlegung von Dateien sehen Sie ein Diagramm mit den wichtigsten Datenschutzregeln, die in Ihrer Organisation ausgelöst wurden, und der Anzahl der Auslösungen. Klicken Sie auf DLP-Regeln, um dieses Diagramm aufzurufen.

Weitere Informationen zu Datenschutzregeln und DLP finden Sie unter Erste Schritte mit DLP.

Google Sites-Dateien

  • Eine Google Sites-Datei hat zwei Status: eine Entwurfsversion und eine veröffentlichte Version. Im Bericht zur Dateidarstellung werden Aufrufe der Entwurfsversion erfasst, nicht aber der veröffentlichten Version.
  • Wenn Sie eine Google Sites-Datei mit einem Nutzer außerhalb Ihrer Domain mit der Einstellung Kann veröffentlichte Inhalte ansehen freigeben, wird die Dateisichtbarkeit im Bericht „Dateisichtbarkeit“ als extern erfasst, auch wenn die Datei noch nicht veröffentlicht wurde und der Nutzer noch nichts lesen kann.