รายงานการเปิดเผยไฟล์

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

รายงานการเปิดเผยไฟล์ในแดชบอร์ดความปลอดภัยจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่การแชร์ไฟล์เปิดเผยข้อมูลของโดเมน รายงานการเปิดเผยไฟล์จะแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

• วิธีการแชร์ไฟล์ประเภทต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง (รวมถึงการแชร์ภายใน)
• ไฟล์ที่แชร์ใดที่มีการดูบ่อยครั้ง
• โดเมนภายนอกใดที่ได้รับการแชร์บ่อยครั้ง
• กฎการคุ้มครองข้อมูลใดที่เรียกใช้บ่อย

หมายเหตุ: แดชบอร์ดด้านความปลอดภัยยังประกอบด้วยสรุปข้อมูลการเปิดเผยไฟล์ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแดชบอร์ดด้านความปลอดภัย

ดูรายงานการเปิดเผยไฟล์

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ความปลอดภัย ศูนย์ความปลอดภัย แดชบอร์ด

   ไปที่แดชบอร์ด

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบของศูนย์ความปลอดภัย

2. ไปที่แผงที่มีชื่อว่าการแชร์ไฟล์กับภายนอกโดเมนเป็นอย่างไรบ้าง คลิกดูรายงานที่มุมล่างขวาของแผง

กราฟกิจกรรมการแชร์

ที่ด้านบนของรายงานการเปิดเผยไฟล์ กราฟเหตุการณ์การแชร์จะแสดงจำนวนเหตุการณ์การแชร์ในช่วงระยะเวลาหนึ่งๆ คุณสามารถปรับแต่งรายงานเพื่อดูข้อมูลจากวันนี้ เมื่อวาน สัปดาห์นี้ สัปดาห์ที่แล้ว เดือนนี้ เดือนที่แล้ว หรือวันที่ผ่านมา (ไม่เกิน 180 วัน) ได้

เส้นในกราฟนี้แสดงสถิติสำหรับวิธีการแชร์ 5 ประเภท ได้แก่

ทุกคนในโดเมน	ไฟล์เข้าถึงได้สำหรับทุกคนในโดเมน
ภายใน	ผู้ใช้แชร์ไฟล์เฉพาะกับบุคคลในโดเมนเท่านั้น หมายเหตุ: เราจะถือว่าผู้ใช้โดเมนรองเป็นผู้ใช้ภายใน
ส่วนตัว	ไฟล์เป็นแบบส่วนตัว (ไม่ได้แชร์กับใคร) ผู้ใช้แชร์ไฟล์แล้วยกเลิกการแชร์ในภายหลัง
ทุกคนที่มีลิงก์	ทุกคนทั้งในหรือนอกโดเมนที่มีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์จะเข้าถึงไฟล์ได้
ภายนอก	แชร์ไฟล์กับผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งรายที่อยู่นอกโดเมน หมายเหตุ ใน Google Groups ไฟล์จะมีเครื่องหมายว่าเป็นการแชร์ภายนอก หากผู้ใช้แชร์ไฟล์นั้นกับกลุ่มที่อนุญาตให้มีสมาชิกภายนอกได้ แม้ว่าจะไม่มีสมาชิกภายนอกในกลุ่มเลยก็ตาม การแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่อนุญาตการแชร์ภายนอกจะนับเป็นการแชร์ภายนอก 1 ครั้ง

หมายเหตุ:

• ข้อมูลไดรฟ์อาจแสดงล่าช้าสูงสุด 80 นาทีสำหรับบางโดเมน
• ซ่อนเส้นในกราฟได้โดยคลิกที่คำอธิบายแผนภูมิ เช่น คลิกส่วนตัวเพื่อซ่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์ส่วนตัว การทำเช่นนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากเส้นซ้อนกัน
• ไฟล์ที่ลบไปแล้วอาจแสดงในรายงานการเปิดเผยไฟล์ในไดรฟ์

คลิกจุดข้อมูลใดก็ได้ในกราฟเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแชร์แต่ละวิธีในวันที่ระบุ นอกจากนี้ คุณยังใช้รายการแบบเลื่อนลงโดเมนเพื่อดูข้อมูลของโดเมนทั้งหมดหรือโดเมนที่ต้องการได้ด้วย รายการโดเมนจะมีเฉพาะโดเมนหลักและโดเมนรองเท่านั้น แต่จะไม่รวมโดเมนแทนและโดเมนภายนอก

โปรดทราบว่าระบบจะรวมเหตุการณ์ในไดรฟ์ที่แชร์ไว้ในรายงานเฉพาะเมื่อดูข้อมูลของโดเมนทั้งหมด เนื่องจากเหตุการณ์ในไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้เป็นของโดเมนใดโดเมนหนึ่งโดยเฉพาะ

เปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลัง

หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันกับข้อมูลย้อนหลัง ให้เลือกเปอร์เซ็นไทล์จากเมนูการวิเคราะห์ทางสถิติที่ด้านขวาบน (ใช้ไม่ได้กับแผนภูมิแดชบอร์ดความปลอดภัยบางรายการ) คุณจะเห็นการวางซ้อนบนแผนภูมิเพื่อแสดงเปอร์เซ็นไทล์ที่ 10, 50 และ 90 ของข้อมูลย้อนหลัง (180 วันสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่ และ 30 วันสำหรับข้อมูล Gmail) จากนั้น หากต้องการเปลี่ยนการวิเคราะห์ ให้ใช้เมนูที่ด้านขวาบนของแผนภูมิเพื่อเปลี่ยนเส้นซ้อนทับ

ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ ให้ดูตารางที่แสดงไฟล์ที่มีการดูมากที่สุดซึ่งแชร์จากโดเมนของคุณ (ตารางนี้จะแสดงโดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดรายงานการเปิดเผยไฟล์)

ตารางจะแสดงชื่อไฟล์ ไฟล์ที่มีการดูมากที่สุด วิธีการแชร์ และเจ้าของไฟล์ คลิกส่งออกเพื่อส่งออกข้อมูลทั้งหมดในตาราง

ตารางจะแสดงข้อมูลสำหรับช่วงเวลาที่ระบุไว้ที่ด้านบนของหน้าโดยค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ คุณยังแสดงไฟล์ที่มีการดูสูงสุดสำหรับวันที่เดียวได้โดยคลิกวันที่นั้นในกราฟเส้น

ไฟล์ยอดนิยมของโดเมนที่มีการแชร์

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ คุณจะเห็นแผนภูมิที่แสดงโดเมนหลักๆ ที่มีการแชร์ไฟล์ด้วย หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกโดเมน

แผนภูมิจะแสดงชื่อโดเมนและจำนวนไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนั้น นอกจากนี้ คุณยังรวบรวมรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับแต่ละโดเมนได้โดยส่งออกสเปรดชีตที่ระบุไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนั้น

วิธีส่งออกสเปรดชีต

1. คลิกสเปรดชีต สำหรับโดเมนที่เกี่ยวข้อง

2. ในหน้าต่างส่งออกรายการไฟล์ไปยังไดรฟ์ ให้คลิกส่งออก

   ระบบจะสร้างสเปรดชีตของไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนี้และบันทึกลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

กฎการคุ้มครองข้อมูลยอดนิยม

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ คุณจะเห็นแผนภูมิที่แสดงกฎการคุ้มครองข้อมูลยอดนิยมที่เรียกใช้ในองค์กรและจำนวนครั้งที่เรียกใช้กฎเหล่านี้ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกกฎ DLP

โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับกฎการคุ้มครองข้อมูลและ DLP ที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน DLP

เกี่ยวกับไฟล์ Google Sites

• ไฟล์ Google Sites มี 2 สถานะ ได้แก่ เวอร์ชันฉบับร่างและเวอร์ชันที่เผยแพร่ รายงานการเปิดเผยไฟล์จะบันทึกยอดดูของเวอร์ชันฉบับร่าง แต่ไม่บันทึกยอดดูของเวอร์ชันที่เผยแพร่
• หากคุณแชร์ไฟล์ Google Sites กับผู้ใช้ภายนอกโดเมนโดยใช้การตั้งค่าดูเวอร์ชันที่เผยแพร่ได้ ระบบจะบันทึกระดับการเข้าถึงไฟล์เป็นภายนอกในรายงานการเปิดเผยไฟล์ แม้ว่าไฟล์นั้นจะยังไม่ได้เผยแพร่และผู้ใช้ยังไม่มีสิทธิ์อ่านก็ตาม