この機能に対応しているエディション: Frontline Plus、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、Enterprise Essentials Plus。エディションを比較
セキュリティ ダッシュボードにあるファイルの公開レポートでは、ファイル共有によってドメインのデータがどのように外部の目に触れるかに関する分析情報を確認できます。ファイルの公開レポートには、次の詳細が表示されます。
- 一定期間におけるファイル共有方法の種類（内部共有を含む）
- 頻繁に閲覧された共有ファイル
- 頻繁に共有された外部ドメイン
- 頻繁にトリガーされるデータ保護ルール
注: セキュリティ ダッシュボードには、ファイルの公開データの概要も表示されます。詳しくは、セキュリティ ダッシュボードをご覧ください。
ファイルの公開レポートを表示する
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[
セキュリティ] [セキュリティ センター] [ダッシュボード] に移動します。調査ツールを開くには、セキュリティ センターの管理者権限が必要です。
- [ドメイン外部とのファイル共有の状況] パネルに移動します。パネルの右下にある [レポートを表示] をクリックします。
共有イベントのグラフ
ファイル公開レポートの上部にある [共有イベント] グラフには、特定の期間の共有イベントの数が表示されます。表示するデータを今日、昨日、今週、先週、今月、先月から選択したり、さかのぼる日数（180 日まで）を指定したりして、レポートをカスタマイズできます。
このグラフの線は、5 種類の共有方法の統計情報を示しています。
| ドメイン内のユーザー | ファイルには、ドメイン内の誰でもアクセスできます。 |
| 内部 | ユーザーがドメイン内の特定のユーザーとのみファイルを共有した。 注: セカンダリ ドメインのユーザーは内部ユーザーとして扱われます。 |
| 限定公開 | ファイルが非公開である（誰とも共有されていない）。ユーザーがファイルを共有した後に、共有を解除した。 |
| リンクを知っている全員 | リンクを知っているドメイン内外のすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。 |
| 外部 |
ファイルは、ドメイン外の少なくとも 1 人のユーザーと共有されています。
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注:
- 一部のドメインでは、ドライブのデータが表示されるまでに最大 80 分の遅延が発生することがあります。
- 凡例をクリックすると、グラフ内の線を非表示にできます。たとえば、[限定公開] をクリックすると、限定公開のファイル共有に関連するデータが非表示になります。これは、1 つの線が別の線と重なっている場合に特に便利です。
- 削除されたファイルは、ドライブ ファイルの公開設定レポートに表示されることがあります。
グラフ内のデータポイントをクリックすると、特定の日付の各共有方法の詳細が表示されます。[ドメイン] プルダウン リストを使用して、[すべてのドメイン] または特定のドメインのデータを表示することもできます。ドメインのリストには、プライマリ ドメインとセカンダリ ドメインのみが含まれます。エイリアス ドメインと外部ドメインは含まれません。
共有ドライブのイベントは特定のドメインに属していないため、[すべてのドメイン] のデータを表示している場合にのみ、共有ドライブのイベントがレポートに含まれます。
現在と過去のデータを比較する
現在のデータを過去のデータと比較するには、右上の [統計分析] メニューから [パーセンタイル] を選択します（セキュリティ ダッシュボードのすべてのグラフで使用できるわけではありません）。グラフにオーバーレイが表示され、過去のデータ（ほとんどのデータは 180 日間、Gmail データは 30 日間）の 10 パーセンタイル、50 パーセンタイル、90 パーセンタイルが示されます。別の分析を行う場合は、グラフの右上にあるメニューでオーバーレイの線を変更します。
閲覧回数の多いファイル
[ファイルの公開] レポートページの下半分に、ドメインから共有された、閲覧数の多いファイルの一覧が表示されます（この表は、[ファイルの公開] レポートを開いたときにデフォルトで表示されます）。
この表には、ファイル名、最も閲覧されたファイル、共有方法、ファイルのオーナーが一覧表示されます。[エクスポート] をクリックして、テーブル内のすべての情報をエクスポートします。
デフォルトでは、ページの上部で指定した期間のデータがテーブルに表示されます。折れ線グラフで特定の日付をクリックすると、その日付に最も多く閲覧されたファイルを表示することもできます。
ファイルが共有されているドメイン（上位）
[ファイルの公開] レポートページの下半分には、ファイルが共有されている上位のドメインを一覧表示するグラフが表示されます。このグラフを表示するには、[ドメイン] をクリックします。
グラフには、ドメイン名と、そのドメインに共有されたファイルの数が表示されます。また、そのドメインと共有されたファイルを指定するスプレッドシートをエクスポートして、各ドメインの詳細を収集することもできます。
スプレッドシートをエクスポートするには:
- 該当するドメインのスプレッドシート
をクリックします。 [ファイルリストをドライブにエクスポート] ウィンドウで、[エクスポート] をクリックします。
このドメインと共有されたファイルのスプレッドシートが生成され、[マイドライブ] フォルダに保存されます。
上位のデータ保護ルール
[ファイル公開レポート] ページの下半分には、組織でトリガーされた上位のデータ保護ルールと、これらのルールがトリガーされた回数を示すグラフが表示されます。このグラフを表示するには、[DLP ルール] をクリックします。
データ保護ルールと DLP の詳細については、DLP の使用を開始するをご覧ください。
Google サイトのファイルについて
- Google サイトのファイルには、下書き版と公開版の 2 つの状態があります。ファイル公開レポートには、下書き版の閲覧は記録されますが、公開版の閲覧は記録されません。
- [公開済みアイテムの閲覧者] 設定を使用して、ドメイン外のユーザーと Google サイトのファイルを共有すると、そのファイルがまだ公開されておらず、ユーザーが何も読み取ることができない場合でも、ファイルの公開設定はファイル公開レポートに [外部] として記録されます。