Bericht „Dateisichtbarkeit“

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Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ im Sicherheitsdashboard enthält Informationen darüber, wie sich Dateifreigaben auf die Sichtbarkeit der Daten Ihrer Domain auswirken. Der Bericht „Dateisichtbarkeit“ enthält folgende Informationen:

• Unterschiedliche Dateifreigabemethoden (einschließlich interner Freigaben) und deren Verwendungszeitpunkte
• Welche freigegebenen Dateien häufig angesehen wurden
• An welche externen Domains häufig freigegeben wurde
• DLP-Regeln, die häufig ausgelöst wurden

Hinweis:Das Sicherheitsdashboard enthält auch eine Zusammenfassung der Daten zur Dateisichtbarkeit. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Sicherheitsdashboard.

Bericht „Dateisichtbarkeit“ aufrufen

1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  Sicherheit Sicherheitscenter Dashboard.

   Zu Google Dashboard

   Hierfür ist die Administratorberechtigung Sicherheitscenter erforderlich.

2. Gehen Sie zum Steuerfeld Wie viele Dateien in der Domain wurden extern freigegeben? Klicken Sie rechts unten auf Bericht ansehen.

Grafik zu Freigabeereignissen

Oben im Bericht „Dateisichtbarkeit“ wird im Diagramm „Freigabeereignisse“ die Anzahl der Freigabeereignisse für einen bestimmten Zeitraum angezeigt. Sie können den Bericht so anpassen, dass nur Daten für die folgenden Zeiträume angezeigt werden: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder Tage in der Vergangenheit (bis zu 180 Tage).

Die Linien in dieser Grafik stellen die Statistiken für fünf Arten von Freigabemethoden dar:

Jeder in der Domain	Die Datei ist für alle Nutzer in Ihrer Domain zugänglich.
Intern	Der Nutzer hat die Datei nur für bestimmte Personen in der Domain freigegeben. Hinweis:Nutzer von sekundären Domains werden als interne Nutzer behandelt.
Privat	Die Datei ist privat (für niemanden freigegeben). Der Nutzer hat die Datei einmal freigegeben und die Freigabe später wieder aufgehoben.
Jeder, der über den Link verfügt	Jeder innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain, der Zugriff auf den Link hat, kann auf die Datei zugreifen.
Extern	Die Datei wurde für mindestens einen Nutzer außerhalb der Domain freigegeben. Hinweis: In Google Groups wird eine Datei als extern freigegeben markiert, wenn ein Nutzer sie für eine Gruppe freigibt, in der externe Mitglieder zulässig sind. Das gilt auch dann, wenn sich in der Gruppe keine externen Mitglieder befinden. Wenn Sie eine Datei für eine Gruppe freigeben, in der die externe Freigabe zulässig ist, wird das als externe Freigabe gewertet.

Hinweis:

• Google Drive-Daten werden für einige Domains unter Umständen mit einer Verzögerung von bis zu 80 Minuten angezeigt.
• Über die Legende können Sie Linien in der Grafik ausblenden. Wenn Sie beispielsweise auf Privat klicken, werden die Daten zum privaten Dateifreigabe ausgeblendet. Das ist besonders nützlich, wenn sich zwei Linien überschneiden.
• Gelöschte Dateien werden möglicherweise im Bericht zur Offenlegung von Drive-Dateien dargestellt.

Klicken Sie auf einen beliebigen Datenpunkt in der Grafik, um weitere Details zu den einzelnen Freigabemethoden an bestimmten Daten aufzurufen. Über die Drop-down-Liste Domain können Sie sich außerdem Daten für Alle Domains oder für bestimmte Domains ansehen. Die Liste der Domains enthält nur primäre und sekundäre Domains. Alias-Domains und externe Domains sind nicht enthalten.

Beachten Sie, dass Ereignisse aus geteilten Ablagen nur dann in den Bericht aufgenommen werden, wenn Sie die Daten für Alle Domains abrufen, da solche Ereignisse keiner bestimmten Domain angehören.

Aktuelle Daten mit Verlaufsdaten vergleichen

Wenn Sie die aktuellen Daten mit den Verlaufsdaten vergleichen möchten, wählen Sie rechts oben im Menü Statistische Analyse die Option Perzentil aus. Diese Option ist jedoch für Diagramme auf dem Sicherheitsdashboard nicht verfügbar. Im Diagramm wird ein Overlay eingeblendet, in dem das 10., 50. und 90. Perzentil der Verlaufsdaten angezeigt wird (180 Tage für die meisten Daten und 30 Tage für Gmail-Daten). Wenn Sie dann rechts oben im Diagramm das Menü aufrufen, können Sie die Overlay-Linie ändern und die Analyse entsprechend anpassen.

Am häufigsten angesehene Dateien

In der unteren Hälfte der Seite des Berichts „Dateisichtbarkeit“ finden Sie eine Tabelle mit den am häufigsten aufgerufenen Dateien, die von Ihrer Domain freigegeben wurden. Diese Tabelle wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Bericht „Dateisichtbarkeit“ öffnen.

Darin werden die Dateinamen, die am häufigsten angesehenen Dateien, die Freigabemethoden und die Eigentümer der Dateien aufgeführt. Klicken Sie auf EXPORTIEREN, um alle Informationen in der Tabelle zu exportieren.

Standardmäßig werden in der Tabelle Daten für den Zeitraum angezeigt, der im oberen Bereich der Seite festgelegt ist. Sie können sich auch die am häufigsten angesehenen Dateien für ein bestimmtes Datum anzeigen lassen, indem Sie im Liniendiagramm darauf klicken.

Häufigste Domains, für die Dateien freigegeben wurden

In der unteren Hälfte der Seite des Berichts „Dateisichtbarkeit“ können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die Domains aufgeführt sind, für die am häufigsten Dateien freigegeben werden. Klicken Sie zum Aufrufen des Diagramms auf DOMAINS.

Hier sind die Domainnamen und die Anzahl der Dateien aufgeführt, die für diese Domains freigegeben wurden. Sie können auch weitere Details zu jeder Domain abrufen, indem Sie eine Tabelle exportieren, in der angegeben ist, welche Dateien für diese Domain freigegeben wurden.

So exportieren Sie eine Tabelle:

1. Klicken Sie für die betreffende Domain auf „Tabelle“ .

2. Klicken Sie im Fenster Dateiliste zu Google Drive exportieren auf EXPORTIEREN.

   Eine Tabelle mit den Dateien, die für diese Domain freigegeben wurden, wird erstellt und im Ordner „Meine Ablage“ gespeichert.

Am häufigsten angewendete Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP)

In der unteren Hälfte des Berichts „Dateisichtbarkeit“ können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die am häufigsten in Ihrer Domain ausgelösten DLP-Regeln und die Anzahl der Auslöseereignisse aufgeführt werden. Klicken Sie dazu auf DLP-REGELN.

Informationen zu DLP-Regeln Administratoren können mit DLP-Regeln verhindern, dass Nutzer vertrauliche Inhalte von Google Drive-Dateien außerhalb der Unternehmensdomain freigeben. Mit DLP werden alle Google Drive-Dateien auf vertrauliche Inhalte geprüft. Wenn solche erkannt werden, können richtlinienbasierte Aktionen ausgelöst werden. Zu den verfügbaren Aktionen gehören das Senden einer E‑Mail an Super Admins, das Senden einer E‑Mail an den Nutzer, der eine Datei mit vertraulichen Inhalten erstellt, bearbeitet oder hochgeladen hat, oder das Blockieren der Freigabe von Dateien mit vertraulichen Inhalten.

Google Sites-Dateien

• Eine Google Sites-Datei kann den Status Entwurf oder Veröffentlicht haben. Im Bericht „Dateisichtbarkeit“ wird ausschließlich die Anzahl der Aufrufe des Entwurfs und nicht der veröffentlichten Version angegeben.
• Wenn Sie eine Google Sites-Datei für einen Nutzer außerhalb Ihrer Domain mit der Einstellung Darf veröffentlichte ansehen freigeben, wird die Dateisichtbarkeit im Bericht „Dateisichtbarkeit“ als extern angegeben. Das gilt auch dann, wenn die Datei noch nicht veröffentlicht wurde.