รายงานการเปิดเผยไฟล์

หน้าแดชบอร์ดความปลอดภัย

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

รายงานการเปิดเผยไฟล์ในแดชบอร์ดความปลอดภัยจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่อธิบายว่าการแชร์ไฟล์จะทำให้ข้อมูลโดเมนของคุณถูกเปิดเผยได้อย่างไร รายงานการเปิดเผยไฟล์จะแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

  • วิธีการแชร์ไฟล์ประเภทต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง (รวมถึงการแชร์ภายใน)
  • ไฟล์ที่แชร์ใดที่มีการดูบ่อยครั้ง
  • โดเมนภายนอกใดที่มีการแชร์บ่อยครั้ง
  • กฎ DLP ใดที่มีการเรียกใช้บ่อยครั้ง

หมายเหตุ: แดชบอร์ดด้านความปลอดภัยยังรวมถึงสรุปข้อมูลของข้อมูลการเปิดเผยไฟล์อีกด้วย โปรดดูรายละเอียดที่แดชบอร์ดด้านความปลอดภัย

ดูรายงานการเปิดเผยไฟล์

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ความปลอดภัย จากนั้น ศูนย์ความปลอดภัย จากนั้น แดชบอร์ด

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบของศูนย์ความปลอดภัย

  2. ไปที่แผงที่มีหัวข้อการแชร์ไฟล์ภายนอกสำหรับโดเมนเป็นอย่างไร คลิกดูรายงานที่มุมล่างขวาของแผง

กราฟกิจกรรมการแชร์

ที่ด้านบนของรายงานการเปิดเผยไฟล์ กราฟเหตุการณ์การแชร์จะแสดง จำนวนเหตุการณ์การแชร์ในช่วงระยะเวลาหนึ่งๆ คุณสามารถปรับแต่งรายงานเพื่อดูข้อมูลจากวันนี้ เมื่อวาน สัปดาห์นี้ สัปดาห์ที่แล้ว เดือนนี้ เดือนที่แล้ว หรือวันที่ผ่านมา (ไม่เกิน 180 วัน) ได้

เส้นในกราฟนี้แสดงสถิติสำหรับวิธีการแชร์ 5 ประเภท ได้แก่

ทุกคนในโดเมน ทุกคนในโดเมนของคุณจะเข้าถึงไฟล์ได้
ภายใน ผู้ใช้แชร์ไฟล์เฉพาะกับบุคคลในโดเมนเท่านั้น
หมายเหตุ: เราจะถือว่าผู้ใช้โดเมนรองเป็นผู้ใช้ภายใน
ส่วนตัว ไฟล์เป็นแบบส่วนตัว (ไม่ได้แชร์กับใคร) ผู้ใช้เคยแชร์ไฟล์และต่อมายกเลิกการแชร์
ทุกคนที่มีลิงก์ ทุกคนทั้งจากภายในและภายนอกโดเมนที่มีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์จะเข้าถึงไฟล์ได้
ภายนอก

แชร์ไฟล์กับผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งรายที่อยู่นอกโดเมน

หมายเหตุ:

  • ใน Google Groups ไฟล์จะมีเครื่องหมายว่าเป็นการแชร์ภายนอก หากผู้ใช้แชร์ไฟล์นั้นกับกลุ่มที่อนุญาตให้มีสมาชิกภายนอกได้ แม้ว่าจะไม่มีสมาชิกภายนอกในกลุ่มเลยก็ตาม
  • การแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่อนุญาตการแชร์ภายนอกจะนับเป็นการแชร์ภายนอก 1 ครั้ง

หมายเหตุ

  • สำหรับบางโดเมนอาจมีความล่าช้าถึง 80 นาทีจนกว่าข้อมูลของไดรฟ์จะปรากฏ
  • คุณซ่อนเส้นในกราฟได้โดยคลิกที่คำอธิบายแผนภูมิ เช่น คลิกส่วนตัวเพื่อซ่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์แบบส่วนตัว การทำเช่นนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากเส้นซ้อนกัน
  • ไฟล์ที่ถูกลบอาจแสดงในรายงานการเปิดเผยไฟล์ในไดรฟ์

คลิกจุดข้อมูลใดๆ ในกราฟเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแชร์แต่ละวิธี ในวันที่ที่ระบุ นอกจากนี้ คุณยังใช้รายการแบบเลื่อนลงของโดเมนเพื่อดูข้อมูล สำหรับโดเมนทั้งหมดหรือโดเมนที่ระบุได้ด้วย รายการโดเมนจะมีเฉพาะโดเมนหลักและโดเมนรองเท่านั้น ไม่รวมโดเมนชื่อแทนและโดเมนภายนอก

โปรดทราบว่ารายงานจะแสดงกิจกรรมในไดร์ฟที่แชร์ก็ต่อเมื่อคุณเรียกดูข้อมูล สำหรับโดเมนทั้งหมดเท่านั้น เนื่องจากกิจกรรมของไดร์ฟที่แชร์ไม่ได้อยู่ในโดเมนใดโดยเฉพาะ

เปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลัง

หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันกับข้อมูลย้อนหลัง จากเมนูการวิเคราะห์เชิงสถิติที่ด้านบนขวา ให้เลือกเปอร์เซ็นไทล์ (ใช้ไม่ได้กับแผนภูมิหน้าแดชบอร์ดด้านความปลอดภัยทั้งหมด) คุณจะเห็นเส้นซ้อนทับบนแผนภูมิแสดงเปอร์เซ็นไทล์ที่ 10, 50 และ 90 ของข้อมูลย้อนหลัง (180 วันสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่และ 30 วันสำหรับข้อมูล Gmail) จากนั้น หากต้องการเปลี่ยนการวิเคราะห์ ให้ใช้เมนูที่ด้านขวาบนของแผนภูมิเพื่อเปลี่ยนเส้นซ้อนทับ

ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด

ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ ให้ดูตารางที่แสดง ไฟล์ที่มีการดูมากที่สุดซึ่งแชร์จากโดเมนของคุณ (ตารางนี้จะแสดงโดย ค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดรายงานการเปิดเผยไฟล์)

ตารางแสดงชื่อไฟล์ ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด วิธีการแชร์ และเจ้าของไฟล์ คลิกส่งออกเพื่อส่งออกข้อมูลทั้งหมดในตาราง

โดยค่าเริ่มต้น ตารางจะแสดงข้อมูลสำหรับช่วงเวลาที่ระบุไว้ที่ด้านบนของหน้า และยังแสดงไฟล์ที่มีการดูสูงสุดเพียงวันเดียวโดย คลิกที่วันที่ดังกล่าวในกราฟเส้น

ไฟล์ยอดนิยมของโดเมนที่มีการแชร์

โปรดดูแผนภูมิที่แสดงโดเมนยอดนิยมที่มีการแชร์ไฟล์ได้ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกโดเมน

แผนภูมิแสดงชื่อโดเมนและจำนวนไฟล์ที่แชร์ไปยังโดเมนนั้น นอกจากนี้ คุณยังรวบรวมรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับแต่ละโดเมนได้โดยการส่งออก สเปรดชีตที่ระบุไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนั้น

วิธีส่งออกสเปรดชีต

  1. คลิกสเปรดชีต สำหรับโดเมนที่เกี่ยวข้อง

  2. ในหน้าต่างส่งออกรายการไฟล์ไปยังไดรฟ์ ให้คลิกส่งออก

    ระบบจะสร้างสเปรดชีตของไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนี้ และบันทึกลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ยอดนิยม

โปรดดูแผนภูมิที่แสดงกฎการป้องกันการสูญหายของข้อมูล (DLP) ยอดนิยมที่มีการเรียกใช้ใน โดเมนของคุณและจำนวนครั้งที่มีการเรียกใช้ได้ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกกฎ DLP

เกี่ยวกับ DLP ผู้ดูแลระบบจะใช้กฎ DLP เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ แชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนภายในไฟล์ Google ไดรฟ์นอกโดเมนของบริษัทได้ โดย DLP จะสแกนไฟล์ในไดรฟ์เพื่อค้นหาเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน และจะมีการเรียกใช้การดำเนินการตามนโยบายเมื่อตรวจพบเนื้อหาดังกล่าว การดำเนินการที่ทำได้ ได้แก่ การส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบขั้นสูง การส่งอีเมลถึงผู้ใช้ที่ สร้าง แก้ไข หรืออัปโหลดไฟล์ซึ่งมีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน หรือการบล็อกการแชร์ ไฟล์ที่มีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

เกี่ยวกับไฟล์ Google Sites

  • ไฟล์ Google Sites มี 2 สถานะ ได้แก่ เวอร์ชันร่างและเวอร์ชันที่เผยแพร่ ซึ่งรายงานการเปิดเผยไฟล์จะบันทึกการแสดงผลในเวอร์ชันร่าง แต่ไม่บันทึกเวอร์ชันที่เผยแพร่
  • หากคุณแชร์ไฟล์ Google Sites กับผู้ใช้นอกโดเมนโดยใช้การตั้งค่าดูข้อมูลที่เผยแพร่ได้ ระบบจะบันทึกการเปิดเผยไฟล์เป็นแบบภายนอกในรายงานการเปิดเผยไฟล์