البدء بصفتك مشرف تسميات التصنيفات

الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Frontline Starter وFrontline Standard وFrontline Plus، وBusiness Standard وBusiness Plus، وEnterprise Standard وEnterprise Plus، وEducation Standard وEducation Plus، وEssentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus، وG Suite Business. مقارنة إصدارك

بصفتك مشرفًا، يمكنك إنشاء تسميات التصنيفات من أجل تطبيقها على الملفات المُخزَّنة في Drive ورسائل Gmail التي يكتبها المستخدمون. تسميات التصنيفات هي بيانات وصفية يمكن أن تساعد مؤسستك في تنظيم الملفات والعثور عليها وتطبيق السياسات عليها في Drive ورسائل Gmail. يمكن أن تكون تصنيفات Drive بسيطة، مثل علامة. أو يمكن أن تتضمّن العديد من حقول البيانات الوصفية المنظّمة، مثل حقول الاختيار أو التواريخ أو الأرقام أو الأشخاص.

في هذه الصفحة

• أمثلة على حالات الاستخدام
• العناصر التي يمكنك تطبيق تسميات التصنيفات عليها
• أماكن ظهور تسميات التصنيفات
• المستخدمون الذين يمكنهم الاطِّلاع على التسميات
• حدود التسميات
• أساليب تطبيق تسميات التصنيفات على عناصر Drive
• الخطوات التالية
• الأسئلة الشائعة

أمثلة على حالات الاستخدام

تُعد تسميات التصنيفات مفيدة في العديد من سيناريوهات العمل الشائعة، والتي تشمل إدارة السجلات وتصنيف العناصر والبحث المنظّم وإدارة سير العمل وإعداد التقارير والتدقيق وغير ذلك.

• تصنيف الملفات والرسائل لاتّباع استراتيجية إدارة المعلومات يمكنك استخدام التسميات من أجل تحديد المحتوى الحسّاس أو المحتوى الذي يتطلب معالجة خاصة. على سبيل المثال، يمكنك باستخدام التسمية "الحساسية" حظر الوصول إلى الملفات التي تحمل علامة "سري" أو "شديد الحساسية"، أو منع المستخدمين من إرسال رسائل "شديدة الحساسية" إلى مستخدمين خارجيين.
• تطبيق السياسة على العناصر في رسائل Gmail وDrive يمكنك استخدام التسمية كـ شرط أو إجراء في قواعد منع فقدان البيانات (DLP) لتلبية متطلبات الامتثال. على سبيل المثال، إذا كان ملف أو رسالة يحتويان على معلومات تكشف الهوية الشخصية، يمكنك استخدام ميزة "منع فقدان البيانات" لتطبيق التسمية "سري" تلقائيًا وحظر مشاركة الملف أو إرسال الرسالة خارجيًا. عند استخدام تسمية في قاعدة، يحظر إجراء تعديلات تؤدي إلى الإيقاف، ولا يمكن إيقافها أو حذفها.
• العثور على الملفات في Drive بشكل أسرع يمكن للمستخدمين في مؤسستك العثور على المحتوى استنادًا إلى التسميات والحقول. مثلاً، باستخدام حقلي تسمية "حالة العقد" و"تاريخ الاستحقاق"، يمكنك البحث في Drive عن جميع العقود التي تنتظر التوقيع والمستحقة بحلول يوم الجمعة. لا يتوفّر البحث استنادًا إلى تسميات التصنيفات في Gmail.

أمثلة على التصنيفات الإضافية للتسميات:

• التحكم في التصدير: "لوائح إدارة التصدير" (EAR)، "لوائح الحركة الدولية للأسلحة" (ITAR)، "مكتب مراقبة الأصول الأجنبية" (OFAC)
• الامتثال: "الهيئة التنظيمية للصناعة المالية" (FINRA)، "قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية" (HIPAA)
• الخصوصية: "معلومات تحديد الهوية الشخصية" ، "معلومات حسّاسة تكشف عن الهويّة"، غير معلومات تحديد الهوية الشخصية
• الحالة: "مسودة"، "قيد المراجعة"، "نهائي"
• نوع المحتوى: "تعاقد"، "مستند تصميم"، "نموذج طبق الأصل"
• تجربة دواء: معرّف التجربة، معرّف المريض

العناصر التي يمكنك تطبيق تسميات التصنيفات عليها

• أي ملف في Drive يملكه حساب مؤسستك
• أي رسالة Gmail يكتبها مستخدم في مؤسستك في Gmail
• رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة في برامج بريد إلكتروني غير Gmail، إلا أنّه لا يمكن تصنيف هذه الرسائل إلا من خلال قواعد "منع فقدان البيانات"، وليس من خلال المستخدم.

لا يمكنك تطبيق تسميات التصنيفات على ما يلي:

• المجلدات أو الاختصارات أو مساحات التخزين السحابي المشتركة أو الملفات التي تمتلكها مؤسسة أخرى
• الملفات التي يملكها مستخدمون ليس لديهم ترخيص متوافق مع تصنيفات Google Drive
• رسائل البريد الإلكتروني المُرسَلة من أشخاص خارج مؤسستك
• رسائل البريد الإلكتروني التي سبق إرسالها أو استلامها

المستخدمون الذين يمكنهم الاطِّلاع على التسميات

عند إنشاء تسمية، يمكنك تحديد المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع عليها واستخدامها: مؤسستك بالكامل (الإعداد التلقائي) أو مستخدمون ومجموعات معيّنة فقط. إذا لم يكن مسموحًا للمستخدم تطبيق التسمية أو الاطّلاع عليها، لن تظهر له في Drive أو Gmail.

يمكن للمشرفين المتميزين والمشرفين الحاصلين على امتياز إدارة التسميات الاطّلاع على كل التسميات في أداة إدارة التسميات. يمكن للمشرفين الذين يمتلكون امتياز التقارير الاطّلاع على التسميات المطبَّقة على الملفات المُدرَجة في التقارير وعمليات التدقيق، حتى في حال عدم حصولهم على امتياز "إدارة التسميات".

عند تفعيل تسمية في Drive:

• يتمكن المستخدمون الذين لديهم إذن بالاطّلاع على التسمية وتعديلها و إذن بتعديل الملف من تطبيق التسميات وتعديل قيم الحقول. وإذا كان لديهم إذن بالاطّلاع فقط على الملف، سيتمكنوا من الاطّلاع على التسميات ولكن لا يمكنهم تطبيق التسميات أو تعديل قيم الحقول.
• يتمكن المستخدمون الذين لديهم إذن بالاطّلاع على التسميات، والذين لديهم أي إذن وصول إلى ملف، من البحث في Drive حسب التسميات أو الحقول.

عند تفعيل تسمية في Gmail:

• يتمكن المستخدمون الذين لديهم إذن بالاطّلاع على التسمية وتعديلها من تطبيقها وتعديل قيم الحقول عند إنشاء رسالة جديدة.
• يظهر للمستخدمين الذين لديهم إذن "المشاهدة فقط" على إحدى التسميات ما يلي:
  • التسميات المُكتسَبة من المسودة عند الردّ على رسالة أو إعادة توجيه رسالة تتضمّن التسمية
  • التسميات المطبَّقة على الرسائل التي يتلقّونها
• يحصل المستخدمون الذين تم تفويضهم في حساب مستخدم آخر على أذونات التسميات نفسها في البريد الوارد التي يحصل عليها صاحب الحساب، حتى إذا لم يكن لدى المستخدم المفوَّض هذه الأذونات.

أماكن ظهور تسميات التصنيفات

تسميات Drive:

يمكن للمستخدمين الاطّلاع على كل التسميات التي تم تطبيقها على ملف غير مفتوح في "ملفاتي"، حيث يتم إدراجها في جزء التفاصيل في الملف. يظهر نشاط التسمية في لوحة النشاط في الملف.

أما في الملفات المفتوحة، يمكن للمستخدمين النقر على الملفات التسميات لفتح لوحة تعديل التسميات. مزيد من المعلومات عن كيفية استخدام التسميات.

			تسمية تتضمّن حقلًا يحمل شارة
			تسمية عادية

تسميات Gmail:

يمكن للمستخدمين الاطّلاع على تسميات الشارات في عرض صندوق بريد إلكتروني في Gmail. عند فتح رسالة، تظهر التسميات بجانب اسم المُرسِل الداخلي لكل رسالة تنطبق عليها. وتظهر تسميات التصنيفات في Gmail إلى جانب تسميات Gmail الشخصية للمستخدم. عندما تكون المحادثة مفتوحة، يتم تطبيق أي تسميات شخصية على المحادثة بأكملها، ويتم إدراجها بجانب الموضوع في أعلى الصفحة.

لا تظهر التسميات في الحالات التالية:

• الملفات التي تم تنزيلها من Drive
• الملفات التي تمت معاينتها في Gmail أو "تقويم Google" أو Chat أو Meet

حدود تسميات التصنيفات

• يمكنك إنشاء ما يصل إلى 150 تسمية لمؤسستك.
• تسميات التصنيفات في Drive:
  • يمكن أن تحتوي الملفات على ما يصل إلى 5 تسميات مطبقة من قِبل المستخدم. ويمكنك تطبيق ما يصل إلى 20 تسمية بشكل إجمالي بين التسميات التي يطبّقها المستخدمون والتي تطبّقها القواعد.
  • يمكن تطبيق التسميات على أي ملف في Drive، ولكن ليس على المجلدات أو الاختصارات أو مساحات التخزين السحابي المشتركة أو الملفات التي تمتلكها مؤسسة أخرى.
• تسميات التصنيفات في Gmail:
  • يمكن أن تحتوي الرسائل على ما يصل إلى 20 تسمية للتصنيفات إجمالاً يمكن أن يطبّقها المستخدمون والقواعد. ويظهر للمستخدمين تحذيرًا في حال تجاوز هذا الحدّ. إذا تم تطبيق التسميات من خلال القواعد، يتم تطبيق أفضل 20 تسمية فقط.

طرق تطبيق تسميات التصنيفات

تسميات التصنيفات في Drive:

يمكنك اختيار أكثر من خيار:

• يمكن للمستخدمين الذين لديهم الإذن بتعديل الملفات تطبيق التسميات على الملفات في Google Drive.
• يمكنك استخدام Labels API لإنشاء التسميات وتعديلها وتطبيقها وإزالتها آليًا. للحصول على التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على مستندات Google Drive Labels API.
• يمكنك تلقائيًا تطبيق التسميات التلقائية على الملفات عند إنشائها أو نقلها إلى مالك جديد.
• إذا كان إصدار Google Workspace الذي تمتلكه يتيح ميزة منع فقدان البيانات (DLP) في Drive، يمكنك إعداد قواعد منع فقدان البيانات لتطبيق التسميات تلقائيًا على المحتوى. تطبّق قواعد منع فقدان البيانات التسميات على الملفات الجديدة والحالية التي تتطابق مع شروط القاعدة.
• إذا كان إصدار Google Workspace الذي تمتلكه يتيح هذه الميزة، يمكنك إعداد تصنيف البيانات بالذكاء الاصطناعي لتطبيق التسميات على الملفات الجديدة والحالية.

تسميات التصنيفات في Gmail:

• يمكن للمستخدمين تطبيق التسميات التي لديهم إذن باستخدامها على الرسائل أثناء إنشائها في تطبيق Gmail على الويب.
• إذا كان إصدار Google Workspace الذي تمتلكه يتيح ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) في Gmail، يمكنك إعداد قواعد منع فقدان البيانات لتطبيق التسميات تلقائيًا على الرسائل. تطبّق قواعد منع فقدان البيانات التسميات على الرسائل الجديدة التي تتطابق مع شروط القاعدة.

الخطوات التالية

إنشاء تسميات التصنيفات في مؤسستك

الأسئلة الشائعة