Pierwsze kroki w roli administratora etykiet klasyfikacji

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Frontline Starter, Frontline Standard i Frontline Plus, Business Standard i Business Plus, Enterprise Standard i Enterprise Plus, Education Standard i Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus oraz G Suite Business. Porównanie wersji

Jako administrator możesz tworzyć etykiety klasyfikacji, które będą stosowane do plików przechowywanych na Dysku i wiadomości z Gmaila tworzonych przez użytkowników. Etykiety klasyfikacji to metadane, które ułatwiają organizacji porządkowanie i znajdowanie plików oraz stosowanie do nich zasad na Dysku i w wiadomościach w Gmailu. Etykiety Dysku mogą być proste (np. tagi). Mogą też zawierać wiele uporządkowanych pól metadanych, takich jak pola wyboru, daty, liczby i osoby.

Informacje dostępne na tej stronie

Przykładowe przypadki użycia

Etykiety klasyfikacji są przydatne w wielu typowych sytuacjach w miejscu pracy, takich jak zarządzanie rekordami, klasyfikacja, znajdowanie uporządkowanych danych, przepływ pracy, raportowanie, kontrolowanie itp.

  • Klasyfikowanie plików i wiadomości w celu zachowania zgodności ze strategią zarządzania informacjami Używaj etykiet do identyfikowania treści o charakterze kontrowersyjnym lub treści wymagających specjalnego traktowania. Na przykład dzięki etykiecie „Poufność” możesz ograniczyć dostęp do plików oznaczonych jako „Poufne” lub „Szczególnie poufne” albo uniemożliwić użytkownikom wysyłanie wiadomości oznaczonych jako „Szczególnie poufne” do użytkowników zewnętrznych.
  • Stosowanie zasad do elementów na Dysku i wiadomości w Gmailu Używaj etykiety jako warunku lub działania w regułach zapobiegania utracie danych (DLP), aby spełnić wymagania dotyczące zgodności. Jeśli na przykład plik lub wiadomość zawiera informacje umożliwiające identyfikację osoby, za pomocą DLP możesz automatycznie zastosować etykietę „Poufne” i zablokować udostępnianie pliku na zewnątrz lub wysyłanie wiadomości. Gdy używasz etykiety w regule, edycja destrukcyjna jest w niej wyłączona – etykiety nie można wyłączyć ani usunąć.
  • Szybsze znajdowanie plików na Dysku Użytkownicy w organizacji mogą znajdować treści na podstawie etykiet i pól. Na przykład dzięki polom „Stan umowy” i „Termin” możesz wyszukiwać na Dysku wszystkie umowy, które czekają na podpis i mają termin do piątku. Wyszukiwanie na podstawie etykiet klasyfikacji w Gmailu nie jest obsługiwane.

Dodatkowe przykładowe kategorie etykiet:

  • Kontrola eksportowania: EAR, ITAR, OFAC
  • Zgodność z regulacjami: FINRA, HIPAA
  • Prywatność: informacje umożliwiające identyfikację osoby, informacje poufne umożliwiające identyfikację osoby, bez informacji umożliwiających identyfikację osoby
  • Stan: Wersja robocza, W trakcie sprawdzania, Wersja ostateczna
  • Typ treści: Umowa, Dokument projektowy, Podgląd
  • Badanie leku: ID eksperymentu, ID pacjenta

Do czego można stosować etykiety klasyfikacji

  • dowolny plik na Dysku należący do organizacji;
  • dowolną wiadomość w Gmailu, którą użytkownik w organizacji pisze w Gmailu;
  • wiadomości e-mail wysyłane w klientach poczty e-mail innych niż Gmail, które jednak mogą być oznaczane tylko przez reguły DLP, a nie przez użytkownika.

Etykiet klasyfikacji nie można stosować do:

  • folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji;
  • plików należących do użytkowników, którzy nie mają licencji obsługującej etykiety Dysku Google;
  • e-maili wysyłanych przez osoby spoza organizacji;
  • e-maili, które zostały już wysłane lub odebrane.

Kto może wyświetlać etykiety

Podczas tworzenia etykiety możesz określić, kto może ją wyświetlać i używać: cała organizacja (domyślnie) lub tylko określone osoby i grupy. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do stosowania lub wyświetlania etykiety, nie widzi jej na Dysku ani w Gmailu.

Superadministratorzy i administratorzy z uprawnieniem Zarządzaj etykietami mogą wyświetlać wszystkie etykiety w menedżerze etykiet. Administratorzy z uprawnieniem Raporty mogą wyświetlać etykiety dodane do plików wymienionych w raportach i kontrolach, nawet jeśli nie mają uprawnienia Zarządzaj etykietami.

Gdy etykieta jest włączona na Dysku:

  • Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania i edytowania etykiety oraz uprawnieniami do edycji pliku mogą stosować etykiety i edytować wartości pól. Jeśli mają dostęp do pliku w trybie tylko do wyświetlania, mogą wyświetlać etykiety, ale nie mogą ich stosować ani edytować wartości pól.
  • Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania etykiet i dowolnym dostępem do pliku mogą przeszukiwać Dysk według etykiet i pól.

Gdy etykieta jest włączona w Gmailu:

  • Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania i edycji etykiety mogą ją stosować oraz edytować wartości pól podczas tworzenia nowej wiadomości.
  • Użytkownicy z uprawnieniami tylko do wyświetlania etykiety zobaczą:
    • etykiety dziedziczone przez ich wersję roboczą, gdy odpowiadają na wiadomość lub przekazują ją dalej z etykietą;
    • etykiety zastosowane do otrzymywanych przez nich wiadomości.
  • Użytkownicy, którzy są delegatami na koncie innego użytkownika, mają w tej skrzynce odbiorczej takie same uprawnienia do etykiet jak właściciel konta, nawet jeśli delegowany użytkownik nie ma tych uprawnień.

Gdzie wyświetlają się etykiety klasyfikacji

Etykiety Dysku:

Użytkownicy widzą wszystkie etykiety zastosowane do nieotwartego pliku na Moim dysku, gdzie są wymienione w okienku szczegółów pliku. Aktywność związana z etykietami jest widoczna w okienku aktywności pliku.

W przypadku otwartych plików użytkownicy mogą kliknąć Pliki a potem Etykiety, aby otworzyć okienko edycji etykiet. Dowiedz się więcej o tym, jak użytkownicy korzystają z etykiet.

1. Etykieta z polem z plakietką
2. Etykieta standardowa

Etykiety Gmaila:

Użytkownicy mogą zobaczyć etykiety z plakietką w widoku skrzynki pocztowej Gmaila. Gdy użytkownicy otwierają wiadomość, obok nazwy nadawcy wewnętrznego wyświetlają się etykiety zastosowane do wiadomości. Etykiety klasyfikacji w Gmailu występują obok osobistych etykiet użytkownika w tej usłudze. Gdy rozmowa jest otwarta, wszystkie etykiety osobiste są stosowane do całej rozmowy i wyświetlane obok tematu u góry.

Etykiety nie są wyświetlane w przypadku:

  • plików pobranych z Dysku,
  • pliki wyświetlone w podglądzie w Gmailu, Kalendarzu, Google Chat lub Meet.

Limity etykiet klasyfikacji

  • W organizacji możesz utworzyć do 150 etykiet.
  • Etykiety klasyfikacji na Dysku:
    • Pliki mogą mieć maksymalnie 5 etykiet zastosowanych przez użytkowników. Możesz użyć maksymalnie 20 etykiet pomiędzy etykietami zastosowanymi przez użytkownika a etykietami zastosowanymi przez reguły.
    • Etykiety można dodawać do dowolnych plików na Dysku, ale nie do folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji.
  • Etykiety klasyfikacji w Gmailu:
    • Wiadomości mogą mieć maksymalnie 20 etykiet klasyfikacji zastosowanych przez użytkowników i reguły. Jeśli użytkownicy przekroczą ten limit, wyświetli się ostrzeżenie. Jeśli etykiety są stosowane przez reguły, stosowanych jest tylko 20 najwyżej ocenianych etykiet.

Sposoby stosowania etykiet klasyfikacji

Etykiety klasyfikacji na Dysku:

Masz kilka opcji i możesz skorzystać z więcej niż 1 z nich:

Etykiety klasyfikacji w Gmailu:

  • Użytkownicy mogą stosować etykiety, do których mają uprawnienia, do wiadomości podczas ich tworzenia w aplikacji internetowej Gmail.
  • Jeśli Twoja wersja Google Workspace obsługuje funkcję zapobiegania utracie danych (DLP) w Gmailu, możesz skonfigurować reguły DLP, aby automatycznie stosować etykiety do wiadomości. Reguły DLP stosują etykiety do nowych wiadomości, które spełniają warunki reguły.

Dalsze kroki

Tworzenie etykiet klasyfikacji dla organizacji

Najczęstsze pytania

Do jakich typów plików i wiadomości można stosować etykiety?

Etykiety można stosować do dowolnych plików na Dysku, w tym do plików PDF, plików pakietu Microsoft Office, plików tekstowych i wiele więcej.

Etykiet nie można stosować do folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji.

Etykiet klasyfikacji nie można stosować do wiadomości z Gmaila od osób spoza organizacji ani po wysłaniu wiadomości.

Czy mogę oznaczyć etykiety lub pola jako wymagane?

Możesz oznaczyć pola jako wymagane, ale jeśli użytkownicy nie wypełnią etykiety, nie będą mieli zablokowanej możliwości używania, udostępniania ani edytowania plików ani wysyłania wiadomości.

Etykiety z polami wymaganymi są wyróżnione, aby zachęcić użytkowników do ich ukończenia. Jeśli na Dysku pole wymagane nie jest wypełnione, widzą oni baner.

Czy mogę importować etykiety i pola z innych systemów lub organizacji?

Nie. Poza tym Google Workspace Domain Transfer nie obsługuje etykiet.

Kto może tworzyć etykiety? Kto może wyświetlać etykiety?

Aby tworzyć etykiety, musisz mieć co najmniej uprawnienie Zarządzaj etykietami.

Aby wyświetlać etykiety:

  • na Dysku: użytkownik musi mieć co najmniej uprawnienia do wyświetlania etykiety oraz pliku;
  • w Gmailu: użytkownik musi mieć co najmniej uprawnienia do wyświetlania etykiety; Jeśli użytkownik ma przekazany dostęp do konta innego użytkownika, może wyświetlać etykiety, do których właściciel konta ma uprawnienia do wyświetlania.
  • w menedżerze etykiet: administrator musi być superadministratorem lub mieć uprawnienie Zarządzaj etykietami;
  • w raportach i audytach dotyczących Dysku: administratorzy muszą mieć uprawnienie Raporty – uprawnienie Zarządzaj etykietami nie jest wymagane.

Czy etykiety i pola są tłumaczone na domyślny język użytkownika?

Nie. Użytkownicy widzą tekst wprowadzony przez twórcę etykiety.