分类标签管理员使用入门

支持此功能的版本：一线员工新手版、一线员工标准版和一线员工 Plus 版；商务标准版和商务 Plus 版；企业标准版和企业 Plus 版；教育标准版和教育 Plus 版；Essentials 版、企业基本功能版和企业基本功能 Plus 版；G Suite 商务版。 比较您的版本

作为管理员，您可以创建分类标签，并将其应用于存储在云端硬盘中的文件和用户撰写的 Gmail 邮件。分类标签是元数据，可以帮助组织整理和查找政策，以及将政策应用于云端硬盘中的文件和 Gmail 邮件。云端硬盘标签可以像标记一样简单， 也可以具有多个结构化元数据字段，例如选择字段、日期、数字或人员。

本页内容

应用场景示例

分类标签在记录管理、分类、结构化查找、工作流、报告、审核等许多常见的工作场所情景中都非常有用。

  • 将文件和邮件分类以遵循信息治理策略 使用标签来标识敏感内容或需要特殊处理的内容。例如，使用“敏感度”标签，可限制对标记为“机密”或“高度敏感”的文件的访问，或禁止用户向外部用户发送“高度敏感”邮件。
  • 将政策应用于云端硬盘和 Gmail 邮件中的内容 在 数据泄露防护 (DLP) 规则中，使用标签作为 条件或操作，以满足合规性 要求。例如，如果某个文件或邮件包含个人身份信息，则借助 DLP 功能，您可以自动应用“机密”标签并禁止外部共享文件或发送邮件。在规则中使用标签后，系统会锁定该标签以禁止进行破坏性编辑（无法停用或删除该标签）。
  • 在云端硬盘中更快地查找文件 组织中的用户可以根据标签和字段查找内容。例如，通过“合同状态”和“截止日期”标签字段，您可以在云端硬盘中搜索所有等待签署并在星期五到期的合同。不支持在 Gmail 中根据分类标签进行搜索。

其他示例标签分类法：

  • 出口管制：EAR、ITAR、OFAC
  • 法规遵从：美国金融业监管局 (FINRA)、健康保险流通与责任法案 (HIPAA)
  • 隐私权：个人身份信息、SPII、无个人身份信息
  • 状态：草稿、审核中、最终
  • 内容类型：合同、设计文档、视觉稿
  • 药物试验：实验 ID、患者 ID

可将分类标签应用于哪些内容

  • 组织拥有的云端硬盘中的任何文件
  • 组织中的用户在 Gmail 中撰写的任何 Gmail 邮件
  • 在非 Gmail 电子邮件客户端中撰写的电子邮件，但这些邮件只能由 DLP 规则标记，而不能由用户标记

您无法将分类标签应用于以下内容：

  • 其他组织拥有的文件夹、快捷方式、共享云端硬盘或文件
  • 由不具备支持 Google 云端硬盘标签的许可的用户所拥有的文件
  • 组织外部的人员发送的电子邮件
  • 已发送或已接收的电子邮件

哪些人可以查看标签

创建标签时，您可以设置哪些人可以查看和使用该标签：整个组织（默认）或仅限于特定用户和群组。如果用户无权应用或查看标签，则无法在云端硬盘或 Gmail 中看到该标签。

超级用户和拥有“管理标签 ”权限的管理员可以在标签管理器中查看 所有标签。拥有“报告” 权限的管理员可以查看报告和审核中列出的文件所应用的标签 ，即使他们没有 “管理标签”权限，照样也能这么做。

为云端硬盘启用标签后：

  • 拥有标签查看和修改权限 以及 文件编辑权限的用户可以应用标签和修改字段值。如果他们仅拥有文件查看权限，则可以查看标签，但无法应用标签或修改字段值。
  • 拥有标签查看权限且拥有文件任何访问权限的用户可以按标签或字段搜索云端硬盘。

为 Gmail 启用标签后：

  • 拥有标签查看和修改权限的用户可以在撰写新邮件时应用标签和修改字段值。
  • 拥有标签“只能查看”权限的用户会看到以下内容：
    • 用户回复带有标签的邮件或转发带有标签的邮件时，草稿继承的标签
    • 应用于用户收到的邮件的标签
  • 其他用户账号的受托人在 收件箱中的标签权限与 账号所有者相同，即使受托用户没有这些权限也是如此。

分类标签的显示位置

云端硬盘标签：

用户可以在“我的云端硬盘”中看到应用于未打开文件的所有标签，这些标签会列在文件的“详细信息”窗格中。标签活动会显示在文件的“活动”窗格中。

对于打开的文件，用户可以依次点击文件 然后 标签 ，打开 标签修改窗格。详细了解用户如何使用 标签。

1. 带有标记字段的标签
2. 标准标签

Gmail 标签：

用户可以在 Gmail 的邮箱视图中看到标记标签。当用户打开邮件时，系统会在标签应用于的每个邮件的内部发件人姓名旁边显示标签。 Gmail 分类标签与用户的个人 Gmail 标签并存。打开对话后，所有个人标签都会应用于整个对话，并在顶部的主题旁边列出。

以下内容不会显示标签：

  • 从云端硬盘下载的文件
  • 在 Gmail、日历、Chat 或 Meet 中预览的文件

分类标签限制

  • 您可以为贵组织创建多达 150 个标签。
  • 云端硬盘分类标签：
    • 文件最多可以包含用户应用的 5 个标签。在用户应用的标签和规则应用的标签之间，您最多可以应用 20 个标签。
    • 标签可以应用于云端硬盘中的任何文件，但不能应用于其他组织拥有的文件夹、快捷方式、共享云端硬盘或文件。
  • Gmail 分类标签：
    • 邮件最多可以包含用户和规则应用的 20 个分类标签。如果用户超出此限制，则会看到一条警告。如果标签由规则应用，则仅应用排名前 20 的标签。

应用分类标签的方式

云端硬盘分类标签：

您有多种选择，可以使用多种方法：

Gmail 分类标签：

  • 用户在 Gmail Web 应用中撰写邮件时，可以为邮件应用他们有权使用的标签。
  • 如果您的 Google Workspace 版本支持 Gmail 的数据泄露防护 (DLP) 功能，则您可以 设置 DLP 规则以自动为 邮件应用标签。DLP 规则会将标签应用于符合规则条件的新邮件。

后续步骤

为组织创建分类标签

常见问题解答

标签可以应用于哪些类型的文件和邮件？

标签可以应用于云端硬盘中的任何文件，包括上传的文件，例如 PDF 文件、Microsoft Office 文件、文本文件等等。

标签 无法 应用于其他组织拥有的文件夹、快捷方式、共享云端硬盘或文件。

您无法为组织外部的人员发送的 Gmail 邮件应用分类标签，也无法在发送邮件后应用分类标签。

我可以将标签或字段设为必填吗？

您可以将字段标记为必填，但是如果用户没有填写标签，则可以使用、共享或修改文件，也可以发送邮件。

带有必填字段的标签会向用户进行突出显示，以鼓励用户填写。在云端硬盘中，当必填字段未填写时，用户会看到横幅。

我可以从其他系统或组织导入标签和字段吗？

不可以。此外，Google Workspace Domain Transfer 也不支持标签。

哪些人可以创建标签？哪些人可以查看标签？

要创建标签，您必须至少拥有“管理标签”特权。

要查看标签：

  • 在云端硬盘中，用户必须至少拥有相应标签 和 文件的查看权限。
  • 在 Gmail 中，用户必须至少拥有相应标签的查看权限。如果他们对其他用户的账号拥有委托访问权限，则可以查看账号所有者拥有查看权限的标签。
  • 在标签管理器中，管理员必须是超级用户，或拥有“管理标签”权限。
  • 在云端硬盘报告和审核中，管理员必须拥有“报告”权限，即使他们没有“管理标签”权限也是如此。

标签和字段是否已根据用户的默认语言进行本地化？

没有。用户会看到标签创建者输入的文本。