DLP и автоматическое применение ярлыков классификации в Gmail

Как настроить правила защиты данных для автоматического применения ярлыков классификации к письмам Gmail

Эта функция доступна в версиях Frontline Standard, Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus. Сравнение версий

Функция DLP для Gmail доступна также пользователям Cloud Identity Premium, у которых есть лицензия на версии Google Workspace, включающие Gmail.

После создания ярлыков классификации, с помощью которых пользователи могут вручную классифицировать свои письма, вы можете добавить правила защиты от потери данных (DLP), в соответствии с которыми к письмам будут автоматически применяться ярлыки классификации или действия, зависящие от примененных ярлыков. Правила защиты данных помогают управлять конфиденциальными данными и доступом к ним в организации и за ее пределами.

Вы можете использовать правила защиты данных, чтобы автоматически применять ярлыки классификации к письмам в зависимости от их контента и уровня конфиденциальности. Ярлыки помогают сотрудникам понять, насколько конфиденциально письмо, и работать с ним соответствующим образом. Кроме того, благодаря ярлыкам пользователям в организации проще различать разные типы информации, например конфиденциальный или предназначенный для определенных проектов или ролей контент.

Автоматически примененные ярлыки классификации помогают ограничить предоставление доступа к конфиденциальной информации в Gmail и сторонних почтовых приложениях сотрудникам и внешним пользователям.

Пошаговые инструкции по настройке правил для автоматического применения ярлыков классификации к электронным письмам приведены в статье О DLP для Gmail.

Как автоматически применяемые ярлыки классификации помогают защитить данные

Если сотрудник в вашей организации пытается отправить или получает электронное сообщение, которое содержит информацию, позволяющую идентифицировать личность (PII) или другую конфиденциальную информацию, к этому сообщению может быть автоматически применен ярлык классификации Конфиденциально в соответствии с правилом защиты данных. Ярлык указывает получателям уровень конфиденциальности, связанный с письмом. Затем к письму можно применять правила организации на основе ярлыка. С помощью ярлыка получатель может определить, что информация в письме является конфиденциальной и что работать с ней нужно соответствующим образом.

Вы можете задать дополнительные правила для писем на основе их ярлыков классификации. Например, можно блокировать отправку писем с ярлыком Конфиденциально. Создайте правило с действием блокировки, которое применяется при попытке отправки письма с ярлыком Конфиденциально. Отправитель увидит предупреждение о конфиденциальном контенте и получит возможность отредактировать письмо и попытаться отправить его ещё раз.

С помощью правил защиты данных также можно отправлять конфиденциальные письма в карантин, чтобы проверять их перед отправкой. Отправитель увидит предупреждение и получит возможность поместить письмо в карантин или отредактировать его и попытаться отправить ещё раз. Вы также можете добавить правила для аудита писем, чтобы проверить работу правил и их влияние на пользователей, прежде чем отправлять в карантин или блокировать письма.

Подробнее об асинхронном и синхронном сканировании…

Как работает автоматическое применение ярлыков классификации

Правила, в соответствии с которыми ярлыки классификации автоматически применяются к электронным письмам, являются правилами защиты данных. Функции, принципы работы и ограничения правил защиты данных описаны в статье О DLP для Gmail.

  • С помощью правил можно выбрать несколько условий, чтобы указать, в каких случаях следует автоматически применять ярлыки классификации к письмам.
  • В соответствии с правилами можно применять ярлыки к письмам от сотрудников определенного организационного подразделения или группы или к почте всей организации.
  • Ярлыки применяются в том случае, если контент письма соответствует условиям, заданным в правиле, например при наличии отдельного слова, строки или определенного типа данных, такого как идентификационный номер налогоплательщика или номер паспорта. Вы можете указать, в какой части письма следует искать контент, например во всем письме и прикрепленных к нему файлах или только в заголовке и теме.

  • Правила, в соответствии с которыми применяются ярлыки классификации, поддерживают два варианта разрешений пользователя для изменения ярлыков:

    • Не разрешать изменение – пользователи не могут изменять значения ярлыков, даже если у них есть разрешения на их редактирование. Когда пользователь пытается изменить значение ярлыка, который был автоматически применен к сообщению, DLP сканирует это сообщение при отправке и уведомляет пользователя о требуемых ярлыках и значениях.

    • Разрешить – пользователи могут обновлять значения ярлыков. Значения, заданные пользователем, имеют приоритет над автоматически примененными с помощью правил защиты данных. Если пользователь изменяет значение автоматически примененного ярлыка, правило защиты данных не активируется и сообщение отправляется с измененным значением ярлыка.

      Ни один, ни другой вариант не позволяет пользователям полностью удалить ярлык. Если пользователь пытается сделать это, он получает уведомление и ярлык применяется повторно.

  • Письму можно назначить до 20 ярлыков (видимых для пользователей, примененных пользователями и примененных автоматически). Чтобы посмотреть ярлык, пользователю необходимо разрешение на просмотр ярлыка. При попытке применить видимый ярлык к письму, у которого уже есть 20 видимых ярлыков, пользователь получит уведомление. Если количество ярлыков, примененных к письму вручную и автоматически, превысит 20, будут применены только 20 ярлыков с наибольшим рейтингом.

  • С помощью одного правила можно применить несколько ярлыков.

  • С условиями можно использовать операторы AND, OR и NOT. Подробнее о правилах защиты данных со вложенными операторами условий…

  • При создании письма в Gmail:

    • Если контент сообщения, активировавший правило, удаляется из этого сообщения, автоматически примененный ярлык также удаляется и поступает уведомление.
    • Когда ярлыки автоматически применяются к сообщению на основе его содержимого, отправитель получает уведомление с возможностью изменить сообщение перед отправкой.

Начало работы с автоматически назначаемыми ярлыками классификации

Прежде чем начать работу с ярлыками классификации и правилами защиты данных для электронных писем, вам следует:

Как работают правила для автоматического применения ярлыков классификации

Правила защиты данных сканируют сообщения, применяют к ним ярлыки и принудительные меры, если они соответствуют условиям этих правил.

Когда отправитель составляет письмо:

  1. Отправитель нажимает Отправить. Письмо покидает его почтовый ящик.
  2. Письмо сканируется. Если оно содержит контент, соответствующий условиям правила с действием Применить ярлык классификации, к письму применяется ярлык классификации.

Если пользователь попытается отправить письмо, которое содержит конфиденциальный контент, он может получить сообщение о недоставке. В таком случае может понадобиться составить письмо заново.

Как пользователи взаимодействуют с автоматически назначенными ярлыками классификации

Возможно, сотрудники организации уже используют ярлыки Gmail для упорядочивания писем. У ярлыков классификации другая цель, и пользователи взаимодействуют с ними по-другому. То, что будут видеть пользователи, зависит от того, добавили ли вы правила защиты данных для управления письмами, к которым применены ярлыки классификации.

Когда пользователь отправляет новое электронное письмо, функция DLP сканирует его. Если письмо соответствует условиям правила защиты данных, которое применяет ярлыки классификации, один или несколько ярлыков будут применены к письму после того, как оно покинет почтовый ящик отправителя. Отправитель не сможет просматривать ярлыки классификации при составлении письма, а также для копий отправленных писем. Когда ярлык будет автоматически применен к письму и станет доступен получателям для просмотра, пользователь будет взаимодействовать с ним так же, как и с письмами с ярлыками, примененными вручную.

Пользователь, получивший новое письмо или ответ с ярлыками классификации, может посмотреть их. Отправители, получившие ответы на исходящие сообщения с ярлыками, могут увидеть в ответах все исходные ярлыки или некоторые из них.

Подробная информация о работе с ярлыками классификации приведена в Справочном центре Gmail.

Поделитесь своим мнением

В консоли администратора на любой из страниц функции защиты данных нажмите Отправить отзыв.