DLP и автоматическое применение ярлыков классификации в Gmail

Эта функция доступна в версиях Frontline Standard, Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus. Сравнение версий

Функция DLP для Gmail доступна также пользователям Cloud Identity Premium, у которых есть лицензия на версии Google Workspace, включающие Gmail.

После создания ярлыков классификации, с помощью которых пользователи могут вручную классифицировать свои письма, вы можете добавить правила защиты от потери данных (DLP), в соответствии с которыми к письмам будут автоматически применяться ярлыки классификации или действия, зависящие от примененных ярлыков. Используйте правила защиты данных для управления данными деликатного характера и их совместного использования как внутри организации, так и за ее пределами.

С помощью правил защиты данных можно применять ярлыки классификации к письмам автоматически в зависимости от контента и уровня конфиденциальности. Ярлыки помогают сотрудникам понять, насколько конфиденциально письмо, и работать с ним соответствующим образом. Кроме того, благодаря ярлыкам пользователям в организации проще различать разные типы информации, например конфиденциальный или предназначенный для определенных проектов или ролей контент.

Автоматически примененные ярлыки классификации помогают ограничить предоставление доступа к конфиденциальной информации в Gmail и сторонних почтовых клиентах сотрудникам и внешним пользователям.

Пошаговые инструкции по настройке правил для автоматического применения ярлыков классификации к электронным письмам приведены в статье О DLP для Gmail.

Как автоматически применяемые ярлыки классификации помогают защитить данные

Если сотрудник пытается отправить или получает письмо, которое содержит информацию, позволяющую идентифицировать личность, или другую конфиденциальную информацию, к этому письму может быть автоматически применен ярлык классификации Конфиденциально в соответствии с правилом защиты данных. Ярлык указывает получателям уровень конфиденциальности, связанный с письмом. Затем к сообщению можно применять политики организации на основе ярлыка. С помощью ярлыка получатель может определить, что информация в письме является конфиденциальной и что работать с ней нужно соответствующим образом.

Вы можете задать дополнительные правила для писем на основе их ярлыков классификации. Например, можно блокировать отправку писем с ярлыком Конфиденциально. Создайте правило с действием блокировки, которое применяется при попытке отправки письма с ярлыком Конфиденциально. Отправитель увидит предупреждение о деликатном контенте и получит возможность отредактировать письмо и попытаться отправить его ещё раз.

С помощью правил защиты данных также можно отправлять конфиденциальные письма в карантин, чтобы проверять их перед отправкой. Отправитель увидит предупреждение и получит возможность поместить письмо в карантин или отредактировать его и попытаться отправить ещё раз. Вы также можете добавить правила для аудита писем, чтобы проверить работу правил и их влияние на пользователей, прежде чем отправлять в карантин или блокировать письма.

Подробнее об асинхронном и синхронном сканировании…

Как работает автоматическое применение ярлыков классификации

Правила, в соответствии с которыми ярлыки классификации автоматически применяются к электронным письмам, являются правилами защиты данных. Принципы работы и ограничения правил защиты данных описаны в статье О защите от потери данных в Gmail.

• С помощью правил можно выбрать несколько условий, чтобы указать, в каких случаях следует автоматически применять ярлыки классификации к письмам.
• В соответствии с правилами можно применять ярлыки к письмам от сотрудников определенного организационного подразделения или группы или к почте всей организации.
• Ярлыки применяются в том случае, если контент письма соответствует условиям, заданным в правиле, например при наличии отдельного слова, строки или определенного типа данных, такого как идентификационный номер налогоплательщика или номер паспорта. Вы можете указать, в какой части письма следует искать контент, например во всем письме и прикрепленных к нему файлах или только в заголовке и теме.

• Правила, в соответствии с которыми применяются ярлыки классификации, поддерживают два варианта разрешений пользователя для изменения ярлыков:

  • Не разрешать изменение – пользователи не могут изменять значения ярлыков, даже если у них есть разрешения на их редактирование. Когда пользователь пытается изменить значение ярлыка, который был автоматически применен к сообщению, DLP сканирует это сообщение при отправке и уведомляет пользователя о требуемых ярлыках и значениях.

  • Разрешить – пользователи могут обновлять значения ярлыков. Значения, заданные пользователем, имеют приоритет над автоматически примененными с помощью правил защиты данных. Если пользователь изменяет значение автоматически примененного ярлыка, правило защиты данных не активируется и сообщение отправляется с измененным значением ярлыка.

    Ни один, ни другой вариант не позволяет пользователям полностью удалить ярлык. Если пользователь пытается сделать это, он получает уведомление и ярлык применяется повторно.

• Письму можно назначить до 20 ярлыков (видимых для пользователей, примененных пользователями и примененных автоматически). Чтобы посмотреть ярлык, пользователю необходимо разрешение на просмотр ярлыка. При попытке применить видимый ярлык к письму, у которого уже есть 20 видимых ярлыков, пользователь получит уведомление. Если количество ярлыков, примененных к письму вручную и автоматически, превысит 20, будут применены только 20 ярлыков с наибольшим рейтингом.

• С помощью одного правила можно применить несколько ярлыков.

• С условиями можно использовать операторы AND, OR и NOT. Подробнее о правилах защиты данных со вложенными операторами условий…

• При создании письма в Gmail:

  • Если контент сообщения, активировавший правило, удаляется из этого сообщения, автоматически примененный ярлык также удаляется и поступает уведомление.
  • Когда ярлыки автоматически применяются к сообщению на основе его содержимого, отправитель получает уведомление с возможностью изменить сообщение перед отправкой.

Начало работы с автоматически назначаемыми ярлыками классификации

Прежде чем начать работу с ярлыками классификации и правилами защиты данных для электронных писем, вам следует:

• Получить общее представление о ярлыках классификации. Подробная информация приведена в статье Как начать работу с ярлыками классификации (для администраторов).
• Создать ярлыки классификации или выбрать существующие ярлыки, которые нужно применять к письмам. Подробнее о том, как создавать ярлыки классификации…
• Научиться использовать правила для применения действий к письмам с ярлыками классификации. Подробнее о DLP для Gmail…

Как работают правила для автоматического применения ярлыков классификации

Правила защиты данных сканируют письма и применяют ярлыки и действия к тем из них, которые соответствуют условиям этих правил.

Когда отправитель составляет письмо:

1. Отправитель нажимает Отправить. Письмо покидает его почтовый ящик.
2. Письмо сканируется. Если оно содержит контент, соответствующий условиям правила с действием Применить ярлык классификации, к письму применяется ярлык классификации.
   • После применения ярлыка классификации может сработать правило с условием Ярлык классификации. Если вы не создавали дополнительных правил защиты данных, этот шаг будет пропущен.
   • От действия, указанного в правиле, зависит, что произойдет при попытке отправить письмо. Подробнее о том, как пользователи взаимодействуют с автоматически назначенными ярлыками классификации…

Если пользователь попытается отправить письмо, которое содержит конфиденциальный контент, он может получить сообщение о недоставке. В таком случае может понадобиться составить письмо заново.

Как пользователи взаимодействуют с ярлыками классификации

Возможно, сотрудники организации уже используют ярлыки Gmail для упорядочивания писем. У ярлыков классификации другая цель, и пользователи взаимодействуют с ними по-другому. То, что будут видеть пользователи, зависит от того, добавили ли вы правила дополнительной защиты данных для управления письмами, к которым применены ярлыки классификации.

Когда пользователь отправляет письмо, функция DLP сканирует контент. Если письмо соответствует условиям правила защиты данных, которое применяет ярлыки классификации, один или несколько ярлыков будут применены к письму после того, как оно покинет почтовый ящик отправителя. Отправитель не сможет просматривать ярлыки классификации при составлении письма, а также для копий отправленных писем. Когда ярлык будет автоматически применен к письму и станет доступен получателям для просмотра, пользователь будет взаимодействовать с ним так же, как и с письмами с ярлыками, примененными вручную.

Пользователь, получивший новое письмо или ответ с ярлыками классификации, может посмотреть их. Отправитель, получивший ответ на исходящее письмо с ярлыками, может увидеть в нем все исходные ярлыки или некоторые из них.

Подробная информация о работе с ярлыками классификации приведена в Справочном центре Gmail.

Поделитесь своим мнением

В консоли администратора на любой из страниц функции защиты данных нажмите Отправить отзыв.

Статьи по теме

• О DLP для Gmail
• Как начать работу с ярлыками классификации (для администраторов)
• Как создавать ярлыки классификации