Gmail DLP och automatiska klassificeringsetiketter

Använda dataskyddsregler för att automatiskt tillämpa klassificeringsetiketter på Gmail-meddelanden

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Standard och Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus. Jämför utgåvor

DLP för Gmail är även tillgängligt för Cloud Identity Premium-användare som också är licensierade för Google Workspace-utgåvor som inkluderar Gmail.

När du har skapat klassificeringsetiketter som användarna kan tillämpa manuellt på sina meddelanden kan du lägga till regler för förebyggande av dataförlust (DLP) som automatiskt tillämpar klassificeringsetiketter på meddelanden eller vidtar åtgärder för meddelanden baserat på deras klassificeringsetiketter. Använd dataskyddsregler för att hantera känslig data och hur den delas både inom och utanför organisationen.

Du kan använda dataskyddsregler för att automatiskt tillämpa klassificeringsetiketter på meddelanden baserat på meddelandets innehåll och känslighet. Etiketter kan hjälpa personer i organisationen förstå känsligheten för meddelanden och hantera dem på rätt sätt. Etiketter hjälper även personer i organisationen att förstå de olika typerna av information som de arbetar med, till exempel känsligt eller konfidentiellt innehåll eller innehåll som är specifikt för vissa projekt eller roller.

Automatiska klassificeringsetiketter bidrar till att förhindra att känsliga uppgifter delas i Gmail och e-postappar från tredje part (som inte är Gmail), både inom organisationen och externt.

Detaljerade anvisningar om hur du skapar regler som automatiskt tillämpar klassificeringsetiketter på e-postmeddelanden finns i Om DLP för Gmail.

Så här skyddar automatiska klassificeringsetiketter din data

När någon i organisationen försöker skicka ett e-postmeddelande eller tar emot ett e-postmeddelande med uppgifter som kan kopplas till en specifik person eller andra känsliga uppgifter kan en dataskyddsregel automatiskt tillämpa klassificeringsetiketten Konfidentiellt på meddelandet. Etiketten visar meddelandets känslighetsnivå för mottagarna. Organisationspolicyer kan sedan tillämpas på meddelandet baserat på etiketten. När mottagarna får meddelandet visar etiketten att innehållet är känsligt och ska hanteras därefter.

Om du lägger till fler regler kan du hantera vad som händer med meddelanden baserat på deras klassificeringsetiketter. Du kan till exempel blockera meddelanden med etiketten Känsligt från att skickas. Skapa en regel med en blockeringsåtgärd som tillämpas när någon försöker skicka ett meddelande med etiketten Känsligt. Avsändaren får en varning om det känsliga innehållet och kan välja att redigera meddelandet innan hen försöker skicka det igen.

Dataskyddsregler kan även placera känsliga meddelanden i karantän för granskning innan de skickas. Avsändaren får en varning med alternativet att placera meddelandet i karantän eller redigera meddelandet och försöka skicka det igen. Du kan även lägga till regler som endast granskar meddelanden. Det här är användbart för att testa regelbeteenden och effekter på användarna innan du börjar placera meddelanden i karantän eller blockera dem.

Läs mer om synkron och asynkron skanning

Funktioner och beteende för automatiska klassificeringsetiketter

Regler som automatiskt tillämpar klassificeringsetiketter på e-postmeddelanden är dataskyddsregler. Funktioner, beteenden och begränsningar för dataskyddsregler beskrivs i Om DLP för Gmail.

  • Med regler kan du välja mellan flera villkor för att ange när klassificeringsetiketter ska tillämpas automatiskt på meddelanden.
  • Regler kan tillämpa etiketter på meddelanden från en viss organisationsenhet eller grupp eller på hela organisationen.
  • Regler tillämpar etiketter när meddelandeinnehållet matchar villkor som du anger i regeln. Matcha till exempel ett enstaka ord, en sträng eller en fördefinierad datatyp, till exempel skatteregistreringsnummer eller passnummer. Du kan ange var i meddelandet det matchande innehållet ska visas. Innehållet kan visas var som helst i meddelandet (inklusive bilagor) eller enbart i meddelanderubriker eller på ämnesraden.

  • I regler som tillämpar klassificeringsetiketter finns två alternativ för användarbehörighet för att ändra etiketter:

    • Tillåt inte ändring: Förhindrar att användarna ändrar etikettvärden, även om användaren har behörighet att redigera etiketter. När en användare försöker ändra ett etikettvärde som har tillämpats automatiskt på ett meddelande skannar DLP meddelandet vid sändning och informerar användaren om obligatoriska etiketter och värden för meddelandet.

    • Tillåt: Användarna kan uppdatera etikettvärden. Värden som ställs in av användaren har företräde framför etikettvärden som tillämpas automatiskt av dataskyddsregler. Om användaren ändrar värdet på en automatiskt tillämpad etikett utlöses inte dataskyddsregeln och meddelandet skickas med det uppdaterade etikettvärdet.

      Användarna kan inte ta bort en etikett helt och hållet med något av alternativen. Om en användare försöker ta bort en etikett får hen en avisering och etiketten tillämpas på nytt.

  • Ett meddelande kan ha upp till 20 etiketter, i valfri kombination av etiketter som är synliga för användaren, som tillämpas av användaren och som tillämpas automatiskt. Användare som vill visa etiketter måste ha behörigheten Visa för etiketten. Om en användare försöker tillämpa synliga etiketter på ett meddelande visas ett felmeddelande när antalet synliga etiketter överskrider 20. När antalet manuellt och automatiskt tillämpade etiketter överskrider 20 tillämpas bara de 20 högst rankade etiketterna på meddelandet.

  • Du kan tillämpa flera etiketter med en enda regel.

  • Du kan använda operatorerna AND, OR eller NOT med villkor. Mer information finns i Dataskyddsregler med kapslade villkorsoperatorer.

  • När du skriver ett Gmail-meddelande:

    • När meddelandeinnehåll som utlöste en regel tas bort från meddelandet tas den automatiskt tillämpade etiketten bort med en avisering.
    • När etiketter tillämpas automatiskt på ett meddelande baserat på meddelandeinnehållet får avsändaren en avisering med alternativet att redigera meddelandet innan det skickas.

Kom igång med automatiska klassificeringsetiketter

Innan du börjar använda klassificeringsetiketter och dataskyddsregler med e-post bör du göra följande:

Så här tillämpar regler klassificeringsetiketter automatiskt

Dataskyddsregler skannar meddelanden och tillämpar etiketter på, samt tillämpar åtgärder på, meddelanden som uppfyller villkoren i reglerna.

När avsändaren skriver ett meddelande:

  1. Avsändaren klickar på Skicka och meddelandet lämnar avsändarens postlåda.
  2. Meddelandet skannas. Om meddelandet har innehåll som uppfyller villkoren i en regel med åtgärden Tillämpa klassificeringsetikett tillämpas klassificeringsetiketten på meddelandet.
    • När en klassificeringsetikett har tillämpats kan meddelandet utlösa en regel som har villkoret Klassificeringsetikett. Om du inte har skapat några ytterligare dataskyddsregler hoppas det här steget över.
    • Åtgärden som definieras i regeln avgör vad som händer när användaren försöker skicka meddelandet. Mer information finns i Så här arbetar användare med automatiska klassificeringsetiketter på den här sidan.

När en användare försöker skicka ett meddelande med känsligt innehåll kan hen få ett avvisningsmeddelande. I så fall måste hen skriva meddelandet igen.

Så här arbetar användare med klassificeringsetiketter

Personer i organisationen kanske redan använder en typ av Gmail-etiketter för att organisera sin e-post. Klassificeringsetiketter har ett annat syfte och användarna interagerar med dem på ett annat sätt. Vad användarna ser beror på om du har lagt till dataskyddsregler för att hantera meddelanden som har klassificeringsetiketter.

När en användare skickar ett nytt e-postmeddelande skannas meddelandet av DLP. Om meddelandet utlöser en dataskyddsregel som tillämpar klassificeringsetiketter tillämpas en eller flera etiketter på meddelandet efter att det har skickats och lämnat avsändarens postlåda. Avsändaren kan inte se klassificeringsetiketter när hen skriver ett meddelande eller i kopian av skickade meddelanden som lagras i mappen Skickat i postlådan. När en etikett tillämpas automatiskt på ett meddelande och är synlig för mottagarna kan användaren interagera med meddelandet på samma sätt som med meddelanden med manuellt tillämpade etiketter.

Personer som får nya meddelanden eller meddelandesvar med klassificeringsetiketter kan se etiketterna som tillämpas på meddelandet. Avsändare som får svar på sina utgående meddelanden med etiketter kan se vissa eller alla av de ursprungliga etiketterna i meddelandesvaren.

Detaljerad information om hur du arbetar med klassificeringsetiketter finns i hjälpcentret för Gmail.

Dela din feedback

Klicka på Skicka feedback på en dataskyddssida i administratörskonsolen.