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Después de crear etiquetas de clasificación que los usuarios pueden aplicar manualmente a sus mensajes, puedes agregar reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) que apliquen automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes o que tomen medidas en función de sus etiquetas de clasificación. La protección de datos con reglas de DLP te ayuda a administrar los datos sensibles y la forma en que se comparten dentro y fuera de tu organización.
Las reglas de DLP te permiten aplicar etiquetas de clasificación a los mensajes automáticamente, según el contenido y la sensibilidad del mensaje. Las etiquetas ayudan a las personas de tu organización a comprender la sensibilidad de los mensajes y a manejarlos en consecuencia. Las etiquetas también ayudan a las personas de tu organización a comprender los diferentes tipos de información con los que trabajan, por ejemplo, contenido sensible o confidencial, o contenido específico de ciertos proyectos o funciones.
Las etiquetas de clasificación automática ayudan a evitar que se comparta información sensible en Gmail y en apps de correo electrónico de terceros (que no son de Gmail), tanto dentro como fuera de tu organización.
En esta página, se incluye una descripción general de las reglas de protección de datos y las etiquetas de clasificación automática, y se describe cómo interactúan las personas de tu organización con los mensajes de correo electrónico que tienen reglas y etiquetas.
Para obtener instrucciones detalladas para configurar reglas que apliquen automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes de correo electrónico, visita Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.
Cómo ayudan las etiquetas de clasificación automática a proteger tus datos
Cuando alguien de tu organización intenta enviar un mensaje de correo electrónico que contiene información de identificación personal (PII) o cualquier otra información sensible, una regla de protección de datos puede aplicar automáticamente una etiqueta de clasificación llamada Confidencial al mensaje. La etiqueta indica a los destinatarios el nivel de sensibilidad asociado con el mensaje. Luego, se pueden aplicar políticas de la organización al mensaje según la etiqueta. Cuando los destinatarios reciben el mensaje, la etiqueta les indica que el contenido del mensaje es sensible y que se debe manejar de forma adecuada.
Si agregas más reglas, puedes administrar lo que sucede con los mensajes salientes según sus etiquetas de clasificación. Por ejemplo, puedes impedir que se envíen mensajes con la etiqueta Sensible. Crea una regla con una acción de bloqueo que se aplique cuando alguien intente enviar un mensaje con la etiqueta Sensible. El remitente recibe una alerta sobre el contenido sensible, con la opción de editar el mensaje antes de volver a enviarlo.
Las reglas de protección de datos también pueden poner en cuarentena los mensajes sensibles para su revisión antes de enviarlos. El remitente recibe una alerta con la opción de poner en cuarentena o editar el mensaje y volver a enviarlo. También puedes agregar reglas que solo auditen los mensajes. Esto es útil para probar el comportamiento y el impacto de las reglas en los usuarios antes de poner en cuarentena o bloquear mensajes.
Más información sobre el escaneo síncrono y asíncrono
Funciones y comportamiento de las etiquetas de clasificación automática
Las reglas que aplican automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes de correo electrónico son reglas de DLP. Las funciones, los comportamientos y las limitaciones de las reglas de DLP se describen en Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.
- Las reglas te permiten elegir entre varias condiciones para especificar cuándo aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes salientes.
- Las reglas pueden aplicar etiquetas a mensajes de una unidad organizativa o un grupo específicos, o a toda tu organización.
- Las reglas aplican etiquetas cuando el contenido del mensaje cumple con las condiciones que especificas en la regla. Por ejemplo, haz coincidir una sola palabra, una cadena o un tipo de datos predefinido, como un ID de contribuyente o un número de pasaporte. Puedes especificar en qué parte del mensaje aparece el contenido coincidente. Por ejemplo, el contenido puede aparecer en cualquier parte del mensaje (incluidos los archivos adjuntos) o solo en los encabezados o la línea de asunto del mensaje.
Las reglas que aplican etiquetas de clasificación tienen dos opciones de permisos de usuario para cambiar etiquetas:
- No permitir la modificación: Impide que los usuarios cambien los valores de las etiquetas, incluso cuando el usuario tiene permisos de edición de etiquetas. Cuando un usuario intenta cambiar un valor de etiqueta que se aplicó automáticamente a un mensaje, la DLP analiza el mensaje cuando se envía y notifica al usuario sobre las etiquetas y los valores requeridos para el mensaje.
Permitir: Permite que los usuarios actualicen los valores de las etiquetas. Los valores establecidos por el usuario tienen prioridad sobre los valores de las etiquetas que se aplican automáticamente con las reglas de DLP. Si el usuario cambia el valor de una etiqueta aplicada automáticamente, no se activa la regla de DLP y el mensaje se envía con el valor de etiqueta actualizado.
Con cualquiera de las opciones, los usuarios no pueden quitar una etiqueta por completo. Si un usuario intenta quitar una etiqueta, recibe una alerta y se vuelve a aplicar la etiqueta.
Un mensaje puede tener hasta 20 etiquetas, en cualquier combinación de etiquetas visibles para el usuario, aplicadas por el usuario y aplicadas automáticamente. Para ver las etiquetas, los usuarios deben tener el permiso Ver para la etiqueta. Si un usuario intenta aplicar etiquetas visibles a un mensaje, recibe una alerta cuando la cantidad de etiquetas visibles supera las 20. Cuando la cantidad de mensajes aplicados manualmente y automáticamente supera los 20, solo se aplican al mensaje las 20 etiquetas mejor clasificadas.
Puedes aplicar varias etiquetas con una sola regla.
Puedes usar operadores AND, OR o NOT con condiciones. Para obtener más información, consulta Ejemplos de operadores de condición anidada de reglas de DLP para Drive examples.
Con la app para dispositivos móviles de Gmail, los remitentes no pueden ver las etiquetas aplicadas automáticamente para sus mensajes salientes.
Con Gmail en la Web, sucede lo siguiente:
- Cuando se quita del mensaje el contenido que activó una regla, también se quita la etiqueta aplicada automáticamente con una notificación.
- Cuando las etiquetas se aplican automáticamente a un mensaje según el contenido del mensaje, el remitente recibe una notificación con la opción de editar el mensaje antes de enviarlo.
Comienza a usar las etiquetas de clasificación automática
Antes de comenzar a usar las etiquetas de clasificación y las reglas de protección de datos con el correo electrónico, debes hacer lo siguiente:
- Obtener una comprensión general de las etiquetas de clasificación. Para obtener más información, visita Primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación admin.
- Crear etiquetas de clasificación o saber qué etiquetas existentes quieres usar para los mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, visita Crear etiquetas de clasificación.
- Aprender a usar reglas para tomar medidas en los mensajes de correo electrónico salientes con etiquetas de clasificación. Para obtener más información, visita Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.
Cómo aplican automáticamente las reglas las etiquetas de clasificación
Las reglas de protección de datos analizan los mensajes, les aplican etiquetas y aplican acciones a los mensajes que cumplen con las condiciones de las reglas.
El remitente redacta el mensaje.
- El remitente hace clic en Enviar y el mensaje sale de su buzón.
- Se analiza el mensaje. Si el mensaje tiene contenido que cumple con las condiciones de una regla con una acción Aplicar etiqueta de clasificación, se aplica la etiqueta de clasificación al mensaje.
- Después de aplicar una etiqueta de clasificación, el mensaje puede activar una regla que tenga una condición de Etiqueta de clasificación. Si no creaste ninguna regla de protección de datos adicional, se omite este paso.
- La acción definida en la regla determina lo que sucede cuando el usuario intenta enviar el mensaje. Para obtener más información, consulta Cómo interactúan los usuarios con las etiquetas de clasificación automática, en esta página.
Cuando un usuario intenta enviar un mensaje con contenido sensible, es posible que reciba un mensaje de rebote. En ese caso, debe volver a redactar el mensaje.
Cómo trabajan los usuarios con las etiquetas de clasificación
Es posible que las personas de tu organización ya usen un tipo de etiquetas de Gmail para organizar su correo electrónico. Las etiquetas de clasificación tienen un propósito diferente, y los usuarios interactúan con ellas de manera diferente. Lo que ven los usuarios depende de si agregaste reglas de protección de datos para administrar los mensajes salientes que tienen etiquetas de clasificación aplicadas.
Cuando un usuario envía un mensaje de correo electrónico nuevo, la DLP lo analiza. Si el mensaje activa una regla de protección de datos que aplica etiquetas de clasificación, se aplican una o más etiquetas al mensaje después de que se envía y sale del buzón del remitente. El remitente no puede ver las etiquetas de clasificación mientras redacta un mensaje ni en la copia de los mensajes enviados almacenados en su buzón de Enviados. Después de que se aplica automáticamente una etiqueta a un mensaje y es visible para los destinatarios, el usuario interactúa con el mensaje de la misma manera que con los mensajes con etiquetas aplicadas manualmente.
Las personas que reciben mensajes nuevos o respuestas a mensajes que tienen etiquetas de clasificación pueden ver las etiquetas que se aplican al mensaje. Los remitentes que reciben respuestas a sus mensajes salientes con etiquetas pueden ver algunas o todas las etiquetas originales en las respuestas a los mensajes.
Para obtener información detallada sobre cómo trabajar con etiquetas de clasificación, visita el Centro de ayuda de Gmail.
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