DLP de Gmail y etiquetas de clasificación automática

Usa reglas de protección de datos para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes de Gmail

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Standard y Frontline Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus. Comparar tu edición

La DLP para Gmail también está disponible para los usuarios de Cloud Identity Premium que también tengan licencia para las ediciones de Google Workspace que incluyen Gmail.

Después de crear etiquetas de clasificación que los usuarios puedan aplicar manualmente a sus mensajes, puedes agregar reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) que apliquen automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes o que realicen acciones en los mensajes según sus etiquetas de clasificación. Usa reglas de protección de datos para administrar los datos sensibles y cómo se comparten dentro y fuera de tu organización.

Puedes usar reglas de protección de datos para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes, según su contenido y sensibilidad. Las etiquetas ayudan a las personas de tu organización a comprender la sensibilidad de los mensajes y a manejarlos según corresponda. Las etiquetas también ayudan a las personas de tu organización a comprender los diferentes tipos de información con los que trabajan, por ejemplo, contenido sensible o confidencial, o contenido que es específico de ciertos proyectos o roles.

Las etiquetas de clasificación automática ayudan a evitar que se comparta información sensible en Gmail y en apps de correo electrónico de terceros (que no sean de Gmail), tanto dentro de tu organización como de forma externa.

Si quieres conocer los pasos detallados para configurar reglas que apliquen automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes de correo electrónico, consulta Acerca de la DLP para Gmail.

Cómo ayudan las etiquetas de clasificación automática a proteger tus datos

Cuando un miembro de tu organización intenta enviar o recibe un mensaje de correo electrónico que contiene información de identificación personal (PII) o algún otro tipo de información sensible, una regla de protección de datos puede aplicar automáticamente una etiqueta de clasificación llamada Confidencial al mensaje. La etiqueta indica a los destinatarios el nivel de sensibilidad asociado con el mensaje. Luego, se pueden aplicar las políticas de la organización al mensaje según la etiqueta. Cuando los destinatarios reciben el mensaje, la etiqueta les permite saber que el contenido del mensaje es sensible y debe manejarse de forma adecuada.

Si agregas más reglas, puedes administrar lo que sucede con los mensajes según sus etiquetas de clasificación. Por ejemplo, puedes bloquear el envío de mensajes con la etiqueta Sensible. Crea una regla con una acción de bloqueo que se aplique cuando alguien intente enviar un mensaje con la etiqueta Sensible. El remitente recibe una alerta sobre el contenido sensible, con la opción de editar el mensaje antes de intentar enviarlo de nuevo.

Las reglas de protección de datos también pueden poner en cuarentena los mensajes sensibles para que se revisen antes de enviarlos. El remitente recibe una alerta con la opción de poner en cuarentena o editar el mensaje y volver a enviarlo. También puedes agregar reglas que solo auditen mensajes. Esto es útil para probar el comportamiento de las reglas y el impacto en los usuarios antes de comenzar a poner en cuarentena o bloquear mensajes.

Más información sobre el análisis síncrono y asíncrono

Funciones y comportamiento de las etiquetas de clasificación automática

Las reglas que aplican automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes de correo electrónico son reglas de protección de datos. Las funciones, los comportamientos y las limitaciones de las reglas de protección de datos se describen en Acerca de la DLP para Gmail.

  • Las reglas te permiten elegir entre varias condiciones para especificar cuándo aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los mensajes.
  • Las reglas pueden aplicar etiquetas a los mensajes de una unidad organizativa o un grupo específicos, o a toda tu organización.
  • Las reglas aplican etiquetas cuando el contenido del mensaje coincide con las condiciones que especificas en la regla. Por ejemplo, que coincida con una sola palabra, una cadena o un tipo de datos predefinido, como un ID fiscal o un número de pasaporte. Puedes especificar en qué parte del mensaje aparece el contenido coincidente. Por ejemplo, el contenido puede aparecer en cualquier parte del mensaje (incluidos los archivos adjuntos) o solo en los encabezados o en el asunto del mensaje.

  • Las reglas que aplican etiquetas de clasificación tienen dos opciones de permisos de usuario para cambiar las etiquetas:

    • No permitir modificaciones: Impide que los usuarios cambien los valores de las etiquetas, incluso cuando el usuario tiene permisos de edición de etiquetas. Cuando un usuario intenta cambiar el valor de una etiqueta que se aplicó automáticamente a un mensaje, la DLP lo analiza cuando se envía y le notifica al usuario sobre las etiquetas y los valores obligatorios para el mensaje.

    • Permitir: Permite que los usuarios actualicen los valores de las etiquetas. Los valores que establece el usuario tienen prioridad sobre los valores de etiqueta que se aplican automáticamente con las reglas de protección de datos. Si el usuario cambia el valor de una etiqueta aplicada automáticamente, no se activa la regla de protección de datos y el mensaje se envía con el valor de la etiqueta actualizado.

      Con cualquiera de las opciones, los usuarios no pueden quitar una etiqueta por completo. Si un usuario intenta quitar una etiqueta, recibe una alerta y la etiqueta se vuelve a aplicar.

  • Un mensaje puede tener hasta 20 etiquetas, en cualquier combinación de etiquetas visibles para el usuario, aplicadas por el usuario y aplicadas automáticamente. Para ver las etiquetas, los usuarios deben tener el permiso Ver para la etiqueta. Si un usuario intenta aplicar etiquetas visibles a un mensaje, recibirá una alerta cuando la cantidad de etiquetas visibles supere las 20. Cuando la cantidad de mensajes aplicados de forma manual y automática supera los 20, solo se aplican al mensaje las 20 etiquetas mejor clasificadas.

  • Puedes aplicar varias etiquetas con una sola regla.

  • Puedes usar los operadores AND, OR o NOT con condiciones. Para obtener más detalles, consulta Reglas de protección de datos con operadores de condiciones anidados.

  • Cuando redactas un mensaje de Gmail, ocurre lo siguiente:

    • Cuando se quita del mensaje el contenido que activó una regla, también se quita la etiqueta aplicada automáticamente y se envía una notificación.
    • Cuando las etiquetas se aplican automáticamente a un mensaje según su contenido, el remitente recibe una notificación con la opción de editar el mensaje antes de enviarlo.

Comienza a usar las etiquetas de clasificación automáticas

Antes de comenzar a usar las etiquetas de clasificación y las reglas de protección de datos con el correo electrónico, debes hacer lo siguiente:

Cómo las reglas aplican automáticamente etiquetas de clasificación

Las reglas de protección de datos analizan los mensajes, les aplican etiquetas y aplican medidas en los mensajes que cumplen con las condiciones de las reglas.

Cuando el remitente redacta un mensaje, ocurre lo siguiente:

  1. El remitente hace clic en Enviar y el mensaje sale de su buzón de correo.
  2. Se analiza el mensaje. Si el mensaje tiene contenido que cumple con las condiciones de una regla con la acción Aplicar etiqueta de clasificación, se aplicará la etiqueta de clasificación al mensaje.
    • Después de que se aplica una etiqueta de clasificación, el mensaje puede activar una regla que tenga una condición de etiqueta de clasificación. Si no creaste ninguna regla de protección de datos adicional, se omitirá este paso.
    • La acción definida en la regla determina lo que sucede cuando el usuario intenta enviar el mensaje. Para obtener más información, consulta Cómo trabajan los usuarios con etiquetas de clasificación automática en esta página.

Cuando un usuario intenta enviar un mensaje con contenido sensible, es posible que reciba un mensaje de rebote. Cuando esto sucede, deben volver a redactar el mensaje.

Cómo trabajan los usuarios con las etiquetas de clasificación

Es posible que las personas de tu organización ya usen un tipo de etiquetas de Gmail para organizar sus correos electrónicos. Las etiquetas de clasificación tienen un propósito diferente y tus usuarios interactúan con ellas de otra manera. Lo que ven los usuarios depende de si agregaste reglas de protección de datos para administrar los mensajes que tienen etiquetas de clasificación aplicadas.

Cuando un usuario envía un mensaje de correo electrónico nuevo, la DLP lo analiza. Si el mensaje activa una regla de protección de datos que aplica etiquetas de clasificación, se aplican una o más etiquetas al mensaje después de que se envía y sale del buzón del remitente. El remitente no puede ver las etiquetas de clasificación mientras redacta un mensaje ni en la copia de los mensajes enviados que se almacenan en su buzón de mensajes enviados. Después de que se aplica automáticamente una etiqueta a un mensaje y es visible para los destinatarios, el usuario interactúa con el mensaje de la misma manera que con los mensajes con etiquetas aplicadas manualmente.

Las personas que reciben mensajes nuevos o respuestas a mensajes que tienen etiquetas de clasificación pueden ver las etiquetas que se aplican al mensaje. Los remitentes que reciben respuestas a sus mensajes salientes con etiquetas pueden ver algunas o todas las etiquetas originales en las respuestas de los mensajes.

Para obtener información detallada sobre cómo trabajar con etiquetas de clasificación, visita el Centro de ayuda de Gmail.

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