Als beheerder moet u mogelijk gevoelige documenten zoeken die extern of met te veel mensen zijn gedeeld.
Volg de instructies in dit artikel om een bestand te onderzoeken dat extern is gedeeld door een specifieke gebruiker in uw organisatie.
Onderzoeken hoe bestanden worden gedeeld
1. Aan de slag met het onderzoek
- Log in om de onderzoekstool te gebruiken.
- Klik in het menu Gegevensbron op Drive-logboekgebeurtenissen.
- Klik op Voorwaarde toevoegen.
- Klik in het menu Voorwaarde op Zichtbaarheid wijzigen.
- Zorg dat de voorwaarde is ingesteld op Extern.
- Klik op VOORWAARDE TOEVOEGEN.
- Klik in het menu Voorwaarde op Handelende gebruiker.
- Voer in het veld Gebruiker de gebruikersnaam in van de gebruiker die het bestand heeft gedeeld, bijvoorbeeld gebruiker@example.com.
- Klik op VOORWAARDE TOEVOEGEN.
- Klik in het menu Voorwaarde op Datum.
- Wijzig de voorwaarde in Na.
- Voer in het veld Datum de vroegste datum en tijd in waarop het bestand waarschijnlijk extern is gedeeld.
- Klik op ZOEKEN.
2. Zoekresultaten bekijken en exporteren
Nadat u de stappen hierboven heeft uitgevoerd, worden de zoekresultaten weergegeven in een tabel onderaan de pagina. In de tabel staan de datum en tijd waarop het bestand extern is gedeeld, de document-ID, het documenttype, de zichtbaarheid, de titel, het gebeurtenistype (bijvoorbeeld Gebruikerstoegang wijzigen), de gebruikersnaam van de handelende gebruiker en de eigenaar van het document.
(De handelende gebruiker is de gebruiker die de zichtbaarheid van het document heeft gewijzigd.)
Klik bovenaan de tabel op Alles exporteren om de zoekresultaten op te slaan in de map Mijn Drive.
Zie Zoekresultaten bekijken in de onderzoekstool voor meer informatie.