Эта функция доступна в версиях Frontline Standard, Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus. Сравнение версий
DLP для Chat позволяет контролировать доступ к конфиденциальным данным в чатах, Функция защиты от потери данных (DLP) для Google Chat позволяет создавать правила защиты данных, чтобы предотвращать утечку данных из Google Chat и прикрепленных файлов (например, загруженных файлов и изображений).
Как работает DLP для Chat
Когда пользователь отправляет сообщение в Chat, DLP проверяет его на наличие конфиденциального содержимого с помощью созданных вами правил. Если письмо или прикрепленный файл нарушает правило, при отправке сообщения выполняется заданное в правиле действие (например, предупреждение или блокировка).
Вы можете создавать правила защиты данных специально для Chat или для Chat и других приложений Google, таких как Google Диск или Gmail.
Процесс работы DLP для Chat
- Вы создаете правила защиты данных, чтобы защитить конфиденциальный контент, в том числе определяете действия, которые нужно предпринять при нарушении правил. Эти правила можно применять как к сообщениям, так и к прикрепленным файлам.
- Когда пользователь отправляет сообщение Chat. Функция DLP сканирует письмо с использованием ваших правил. Прикрепленные файлы сканируются при загрузке.
- Если письмо или прикрепленный файл нарушает правило, DLP выполняет действие, которое вы настроили при создании правила.
Что сканируется?
- есть незнакомые вам отправленные сообщения или удалены те, которые вы отправляли.
- Прикрепленные файлы, в том числе изображения. Вы также можете создать правила для оценки названий файлов, расширений и типов файлов прикрепленных документов.
- Сообщения в чатах 1:1, групповых чатах и чат-группах проверяются, даже если история чата отключена. Дополнительные сведения можно найти в статье Как включить или отключить историю в Google Chat.
- DLP для Chat регистрирует инциденты в журнале аудита правил. В некоторых случаях в журнале также фиксируется содержание сообщений. То, как долго содержимое сообщения будет видно в журнале, зависит от настроек истории и срока хранения сообщений в Chat.
- Если история чата включена, администраторы могут просматривать сообщения в пределах настроенного срока хранения сообщений.
- Если история чата отключена, администраторы могут просматривать сообщения в течение 24 часов.
Что не сканируется?
- Входящие письма
- Связанный контент
- содержимое файлов, защищенных паролем;
Сканируемые типы файлов
Помимо содержимого файла, функция DLP анализирует его метаданные, например название и расширение.
Типы файлов, контент которых сканируется, включают следующие:
- Документы: TXT, DOC, DOCX, RTF, HTML, XHTML, XML, PDF, PPT, PPTX, ODP, ODS, ODT, XLS, XLSX, PS, CSS, CSV, JSON, SH.
Изображения: EPS.
Примечание. Если включено оптическое распознавание символов (OCR), также сканируются файлы BMP, GIF, JPEG и PNG, а также изображения в PDF-файлах. Распознавание текста выполняется в максимально сжатые сроки и может не распознать некоторые изображения.
Сжатые файлы: ZIP.
Специальные типы файлов: HWP, KML, KMZ, SDC, SDD, SDW, SXC, SXI, SXW, WML и XPS.
Ограничения для контента
Подробнее об ограничениях в отношении содержимого, сканируемого DLP в Google Chat…
Известные ограничения
Файлы на Диске, на которые распространяются правила Диска
Файлы, передаваемые через Диск, регулируются правилами защиты данных для Диска. Подробнее о DLP для Диска…
Чат и задержка
Chat – это приложение, чувствительное к задержкам, и мы разработали Chat так, чтобы не снижать удобство использования.
- На проверку сообщений отводится определенное время. В зависимости от сложности и количества детекторов некоторые из них могут не успеть завершить работу вовремя и не будут применяться принудительно. Статус проверки DLP для отправленных сообщений и загруженных вложений фиксируется в журнале аудита Google Chat.
- При использовании следующих стандартных детекторов проверка может занять больше времени.
При использовании этих детекторов в правилах защиты данных для Chat проверка может занять больше времени и даже не завершиться до окончания времени ожидания:
- Дата рождения
- Имя.
- На проверку прикрепленных файлов отводится больше времени.
Обработка табличных данных в CSV-файлах как обычного текста
CSV-файлы обрабатываются как обычный текст. Поэтому DLP может не найти нарушений в столбцах, которые очевидны при просмотре данных в файле.
Последние версии Gmail и Chat у пользователей
Следите за тем, чтобы приложения Gmail и Google Chat ваших пользователей были обновлены. В старых версиях Gmail и Chat контент, для которого должно только показываться предупреждение, блокируется.
Триггеры
Прежде чем определять, какой контент должно искать правило, укажите триггер, который будет запускать сканирование DLP.
- Отправленное сообщение. Пользователь отправляет сообщение с помощью Google Chat.
- Файл загружен – пользователь загрузил файл с помощью Google Chat.
Действия DLP
Если будет обнаружен конфиденциальный контент, правило применит действие. Вы можете выбрать одно из действий, перечисленных в таблице ниже.
Если у вас есть схожие правила с разными действиями, приоритет будет иметь то, которое предусматривает более строгие меры. Например, если одно правило предупреждает пользователей при обнаружении номера социального страхования (SSN), а другое – блокирует использование SSN, будет применяться правило блокировки, и пользователь не сможет отправить письмо.
| Действие | Описание |
|---|---|
| Заблокировать сообщение |
Блокирует доставку сообщений и прикрепленных файлов Chat и отправляет пользователю уведомление. При необходимости добавьте сообщение. Событие регистрируется. |
| Показывать пользователям предупреждение |
После предупреждения пользователь может продолжить выполнение действия. При необходимости можно добавить собственное предупреждение. Выбор пользователя регистрируется. |
| Только аудит |
Пользователь может продолжить выполнение действия без прерываний. Событие регистрируется. |
Выбрав действие правила защиты данных, вы можете указать тип чата, к которому оно будет применяться (например, внешняя чат-группа или чат с доступом для гостей). Вы также можете указать, следует ли применять правило к чат-группам, групповым чатам и чатам 1:1:
Условия DLP
Вы можете создать правило защиты данных без условий. В этом случае правило применяется ко всем отправленным сообщениям, всем загруженным файлам или и к тому, и к другому (в зависимости от выбранного триггера).
Вы также можете указать условия в правиле защиты данных, определяющие, какой контент или действия нужно искать при сканировании. Вы можете использовать стандартные типы данных или создать собственные детекторы контента. Кроме того, можно объединить несколько условий с помощью операторов AND, OR и NOT.
Подробнее о том, как использовать стандартные детекторы контента и создать собственный, а также о правилах защиты данных со вложенными операторами условий…
Вы можете задать уровень конфиденциальности данных, используя сопоставление по близости, чтобы обнаруживать контент, только если он находится на определенном расстоянии от других ключевых слов или шаблонов.
| Тип контента, который нужно сканировать | Что искать | Подробности и использование |
|---|---|---|
| Любой контент |
Соответствует стандартному типу данных Содержит текст Соответствует регулярному выражению Есть в списке слов |
Сканирует весь контент и выполняет действие, если обнаруживает конфиденциальную информацию, которая соответствует одному из следующих критериев:
|
| Название файла |
Содержит текст Содержит слово |
Сканирует названия прикрепленных к сообщениям Chat файлов. Это условие не сканирует сообщение Chat. |
| File extension (Расширение имени файла) |
Соответствует любой текстовой строке |
Сканирует расширения файлов, прикрепленных к сообщениям в Chat. Не добавляйте точку (укажите pdf, а не .pdf). |
| File type |
Соответствует стандартному MIME-типу Соответствует специальному MIME-типу Соответствует категории системного файл |
Сканирует структурный тип файла (MIME-тип) прикрепленных файлов Chat, чтобы определить определенные форматы мультимедиа или классы системных файлов независимо от того, что указано в расширении. Это условие не сканирует сообщение Chat. |
Создать правило
Когда вы определите, что должно делать правило, создайте его. Подробнее о том, как создавать правила защиты данных…
Примеры использования
В таблице ниже приведены примеры того, как объединить триггер (что делает пользователь), условия (что проверяется) и определенное действие (применение), чтобы задать правила DLP. Чтобы использовать таблицу:
- Выберите триггер.
- Сопоставьте значения условий с соответствующими вариантами.
- Выберите действие.
| Вариант использования | Trigger (Триггер). | Условие | Действие |
|---|---|---|---|
| Как блокировать сообщения Chat при передаче номера социального страхования США | Google Chat и Google Chat |
Тип контента: весь контент. Соответствие: соответствует стандартному типу данных Тип данных: "США – номер социального страхования". Порог вероятности: высокий. Мин. число уникальных совпадений: 1. Наименьшее количество совпадений: 1. |
Заблокировать сообщение |
| Блокировать для внешних пользователей общий доступ к файлам на Диске и прикрепленные файлы в Chat, которые содержат номер паспорта | Google Chat и Google Chat |
Тип контента: весь контент. Соответствие: соответствует стандартному типу данных Тип данных: универсальный – номер паспорта. Порог вероятности: высокий. Мин. число уникальных совпадений: 1. Наименьшее количество совпадений: 1. |
Google Диск: блокировка внешнего доступа Google Chat: заблокировать сообщение |
| Регистрировать упоминания кодового названия или аббревиатуры проекта в сообщениях Chat | Google Chat Файл загружен |
Условие 1 Совпадение: содержит строку Значение: SpiderWeb.
Условие 2 Совпадение: содержит строку Значение: SpdW. |
Только аудит |
Сообщите пользователям, чего ожидать
Прежде чем вводить правила DLP для Chat, расскажите конечным пользователям, чего им следует ожидать. Попросите их ознакомиться с правилами организации о том, какую информацию можно передавать в сообщениях Chat. Объясните, что сообщения, нарушающие эти правила, блокируются или вызывают предупреждение. Так они не будут удивлены, если их письмо будет заблокировано или они получат предупреждение.
Что происходит, когда сообщения пользователей блокируются
Ниже приведены стандартные предупреждения, которые получают пользователи, когда сообщение или прикрепленный файл в Chat блокируются:
- Не удалось отправить сообщение
- Не удалось обновить сообщение
Сообщение может содержать конфиденциальную информацию (например, реквизиты банковских карт). По правилам вашей организации пересылать такие данные нельзя. Если у вас есть сомнения, внесите необходимые изменения или обратитесь к администратору.
Если сообщение блокируется, пользователь может закрыть диалоговое окно, отредактировать текст сообщения или удалить запрещенное вложение.
Что происходит, когда при попытке отправить сообщение появляется предупреждение
Если при попытке отправить сообщение или прикрепленный файл в Chat появляется предупреждение, оно содержит указанный ниже текст.
- Проверьте сообщение
Сообщение может содержать конфиденциальную информацию (например, реквизиты банковских карт). По правилам вашей организации пересылать такие данные нельзя. Если у вас есть сомнения, внесите необходимые изменения или обратитесь к администратору.
Получив предупреждение, пользователь может отредактировать текст сообщения, отправить текст без изменений или закрыть диалоговое окно.
Как анализировать нарушения DLP для Chat
Когда вы настроите правила защиты данных для Chat, их нарушения будут регистрироваться в журнале правил. С помощью инструмента "Анализ безопасности" можно выполнять поиска в журнале правил и получать определенную информацию о нарушающем правила сообщении чата или прикрепленном файле, в том числе:
- Название правила защиты данных, которое было активировано
- Отправитель сообщения
- дата отправки сообщения;
- тип чата (например, чат 1:1 или чат-группа);
- содержание сообщения (в зависимости от настроек хранения сообщений).
Подробнее о том, как анализировать сообщения Chat для модерации контента и защиты данных…
Ограничения, связанные с инструментом "Анализ безопасности"
Сообщение или прикрепленный файл, которые нарушают правила, нельзя посмотреть, если:
- Они не были отправлены (были заблокированы). Можно просматривать только отправленное содержимое, которое нарушает правило, предусматривающее только проверку.
- Они были отправлены в чате другой организации.
- Истек срок хранения сообщения.