Bu özelliğin desteklendiği sürümler: Frontline Standard ve Frontline Plus; Enterprise Standard ve Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ve Education Plus. Sürümünüzü karşılaştırın.
Chat için Veri Kaybını Önleme, Chat görüşmelerindeki hassas verilerin paylaşımı üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. Google Chat için Veri Kaybını Önleme özelliğini kullanarak Google Chat'ten ve eklerden (ör. yüklenen dosyalar ve resimler) veri sızıntılarını önleyecek veri koruma kuralları oluşturabilirsiniz.
Chat için Veri Kaybını Önleme nasıl çalışır?
Kullanıcı bir Chat mesajı gönderdiğinde Veri Kaybını Önleme, oluşturduğunuz kuralları kullanarak bu mesajda hassas içerik taraması yapar. Bir ileti veya ek, bir kuralı ihlal ediyorsa kuralın işlemi (ör. uyarı veya engelleme), ileti gönderildiğinde uygulanır.
Chat'e özel olarak veya diğer Google uygulamaları (ör. Google Drive ya da Gmail) için veri koruma kuralları oluşturabilirsiniz.
Chat için Veri Kaybını Önleme akışı
- Kural ihlal edilirse hangi işlemlerin yapılacağı da dahil olmak üzere hassas içeriğinizi korumak için veri koruma kuralları oluşturun. Bu kuralları hem iletilere hem de eklere uygulayabilirsiniz.
- Kullanıcı bir Chat mesajı gönderdiğinde Veri Kaybını Önleme, mesajı kurallarınızı kullanarak tarar. Ekler, yükleme sırasında taranır.
- İleti veya ek bir kuralı ihlal ederse Veri Kaybını Önleme, kuralı oluştururken yapılandırdığınız işlemi tetikler.
Neler taranır?
- Yalnızca gönderilen iletiler taranır. Gelen iletiler taranmaz.
- Hem mesajlar hem de ekler (dosyalar ve resimler dahil) taranır. Ayrıca, dosya adlarını, uzantılarını ve ek dosya türlerini özel olarak değerlendirmek için kurallar oluşturabilirsiniz.
- Sohbet geçmişi devre dışı bırakılmış olsa bile bire bir sohbetler, grup sohbetleri ve alanlardaki mesajlar taranır. Ayrıntılar için Google Chat'te sohbet geçmişini etkinleştirme veya devre dışı bırakma başlıklı makaleyi inceleyin.
- Chat için Veri Kaybını Önleme olayları, Kural denetleme günlüğüne kaydedilir. Bazı durumlarda, ileti içeriği günlüğe dahil edilir. Mesaj içeriğinin günlükte ne kadar süre görünür olacağı, Sohbet geçmişi ayarlarınıza ve Chat için yapılandırılmış mesaj saklama sürenize bağlıdır.
- Sohbet geçmişi etkinleştirildiğinde yöneticiler, mesajı yapılandırdığınız saklama süresi boyunca görüntüleyebilir.
- Sohbet geçmişi devre dışı bırakıldığında yöneticiler mesajı 24 saat boyunca görüntüleyebilir.
Taranan dosya türleri
İçerikleri taranan dosya türleri şunlardır:
- Doküman dosyası türleri: .txt, .doc, .docx, .rtf, .html, .xhtml, .xml, .pdf, .ppt., .pptx, .odp, .ods, .odt, .xls, .xlsx, .ps, .css, .csv, .json, .sh
Resim dosyası türleri: .eps
Not: Optik karakter tanıma (OCR) etkinse .bmp, .gif, .jpeg ve .png dosyalarının yanı sıra PDF dosyalarındaki resimler de taranır.
Sıkıştırılmış dosya türleri: .zip
Özel dosya türleri: .hwp, .kml, .kmz, .sdc, .sdd, .sdw, .sxc, .sxi, .sxw, .wml, .xps
Not: Veri Kaybını Önleme, dosya içeriğini taramanın yanı sıra dosya adı ve dosya uzantısı gibi dosya meta verilerini de değerlendirir.
İçerik sınırları
Ayrıntılar için Google Chat'te Veri Kaybını Önleme içerik sınırları başlıklı makaleyi inceleyin.
Bilinen sınırlamalar
Bağlı içerik taranmadı
Genel olarak bağlantılar taranır ancak bağlantılı içerik taranmaz.
Drive kurallarına tabi olan Drive dosyaları
Drive aracılığıyla paylaşılan dosyalar Drive veri koruma kurallarına tabidir. Ayrıntılar için Veri Kaybını Önleme hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
Sohbet ve gecikme
Chat, gecikmeye duyarlı bir uygulamadır ve son kullanıcı deneyimini olumsuz etkilemeyecek şekilde tasarlanmıştır.
- Mesajlarda, Veri Kaybını Önleme'nin taramaları gerçekleştirmesi için belirli bir süre verilir. Karmaşıklığa ve algılayıcıların sayısına bağlı olarak bazı algılayıcılar zamanında tamamlanmayabilir ve uygulanmaz. Gönderilen mesajlar ve yüklenen ekler için Veri Kaybını Önleme tarama durumu, Google Chat denetleme günlüğüne dahil edilir.
- Aşağıdaki önceden tanımlanmış algılayıcıların taranması daha uzun sürebilir.
Bu algılayıcıların Chat veri koruma kurallarında kullanılması tarama zaman aşımı riskini artırır:
- Doğum tarihi
- Kişi adı
- Taramalarda eklere daha fazla zaman tanınır.
.csv dosyalarındaki tablo şeklinde veriler düz metin olarak işlenir.
Virgülle ayrılmış değerler (.csv) dosyaları düz metin olarak işlenir. Sonuç olarak Veri Kaybını Önleme, dosya verilerini incelediğinizde belirgin olarak görünen sütunlarda ihlaller bulamayabilir.
Kullanıcıların Gmail ve Chat'in en son sürümlerine ihtiyacı vardır
Kullanıcılarınızın Gmail ve Google Chat uygulamalarının güncel olduğundan emin olun. Gmail ve Chat'in eski sürümlerinde yalnızca bir uyarı tetiklemesi gereken içerikler engellenir.
Tetikleyicileri anlama
Kuralınızın hangi içeriği arayacağını tanımlamadan önce Veri Kaybını Önleme tarama sürecini başlatan tetikleyiciyi belirtirsiniz:
- Gönderilen mesaj: Kullanıcı, Google Chat'i kullanarak mesaj gönderir.
- Dosya yüklendi: Kullanıcı, Google Chat'i kullanarak bir dosya yükler.
Veri Kaybını Önleme işlemlerini anlama
Hassas içerik bulunduğunda kuralınız bir işlemi zorunlu kılar. Aşağıdaki tabloda listelenen işlemlerden birini seçebilirsiniz.
Farklı yanıt işlemleri olan benzer kurallarınız varsa daha katı olan işlem önceliklidir. Örneğin, bir kural vatandaşlık numarası (SSN) bulunduğunda kullanıcıları uyarıyorsa ve başka bir kural kullanıcının SSN kullanmasını engelliyorsa engelleme kuralı uygulanır ve kullanıcı iletiyi gönderemez.
| İşlem | Açıklama |
|---|---|
| Mesajı engelle |
Chat mesajlarının ve eklerinin teslimini engeller ve kullanıcıya bildirim gönderir. İsteğe bağlı olarak, özel bir mesaj ekleyebilirsiniz. Etkinlik günlüğe kaydedilir. |
| Kullanıcıları uyar |
Kullanıcının uyarı mesajından sonra devam etmesine izin verir. İsteğe bağlı olarak, özel bir uyarı mesajı ekleyebilirsiniz. Kullanıcının tercihi kaydedilir. |
| Yalnızca denetle |
Kullanıcının kesintisiz bir şekilde devam etmesine izin verir ve etkinliği günlüğe kaydeder. |
Bir veri koruma kuralı işlemi seçtikten sonra, kapsama dahil etmek istediğiniz görüşme türünü (ör. harici olarak sahip olunan bir alan veya misafir erişiminin etkin olduğu bir görüşme) seçebilirsiniz. Kuralı alanlara, grup sohbetlerine veya bire bir sohbetlere uygulamayı seçebilirsiniz:
Veri Kaybını Önleme koşullarını anlama
Koşulsuz bir veri koruma kuralı oluşturabilirsiniz. Bu durumda kural, gönderilen tüm iletilere, yüklenen tüm dosyalara veya her ikisine de uygulanır (seçtiğiniz tetikleyiciye bağlı olarak).
Alternatif olarak, veri koruma kuralında hangi içerik veya etkinliğin taranacağını tanımlayan koşullar belirleyebilirsiniz. Önceden tanımlanmış veri türlerini kullanabilir veya kendi özel içerik algılayıcılarınızı oluşturabilirsiniz.
AND, OR veya NOT operatörlerini kullanarak birden fazla koşulu da birleştirebilirsiniz.
Yalnızca diğer anahtar kelimelerin veya kalıpların belirli bir mesafesinde göründüğünde içeriği algılamak için yakınlık eşleşmesini kullanarak verilerin hassasiyetini tanımlayabilirsiniz.
Ayrıntılar için Önceden tanımlanmış içerik algılayıcılar nasıl kullanılır?, Özel algılayıcı oluşturma ve İç içe yerleştirilmiş koşul operatörleri içeren kural örnekleri başlıklı makaleleri inceleyin.
| Taranacak içerik türü | Taranacak öğeler | Ayrıntılar ve kullanım |
|---|---|---|
| Tüm içerik |
Önceden tanımlanmış veri türüyle eşleşen Metin dizesi içeren Normal ifadeyle eşleşen Kelime listesinden kelimelerle eşleşen |
Tüm içeriği tarar ve aşağıdakilerden biriyle eşleşen hassas bilgiler bulunursa ilgili işlemi uygular:
|
| Dosya adı |
Metin dizesi içeren Kelime içerir |
Chat eklerinin tam dosya adını tarar. Bu koşul, sohbet mesajını taramaz. |
| Dosya uzantısı |
Herhangi bir metin dizesine eşit |
Chat eklerinin dosya uzantısını tarar. Nokta eklemeyin (pdf yazın, .pdf yazmayın). |
| Dosya türü |
Yaygın MIME türüyle eşleşiyor Özel MIME türüyle eşleşiyor Sistem dosyası kategorisiyle eşleşen |
Uzantı metninde ne yazdığına bakılmaksızın, belirli medya biçimlerini veya sistem dosyası sınıflarını belirlemek için Chat eklerinin yapısal dosya türünü (MIME türü) tarar. Bu koşul, Chat mesajını taramaz. |
Kural oluştur
Kuralınızın ne yapmasını istediğinize karar verdikten sonra kuralı oluşturursunuz. Ayrıntılar için Veri koruma kuralları oluşturma başlıklı makaleyi inceleyin.
Yaygın kullanım alanları
Aşağıdaki tabloda, Veri Kaybını Önleme politikanızı tanımlamak için tetikleyici (kullanıcının yaptığı işlem), koşullar (kontrol edilenler) ve belirli bir işlemi (zorunlu kılma) birleştirme örnekleri verilmiştir. Bu tabloyu kullanmak için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:
- Tetikleyici seçin.
- Koşul değerlerini ilgili seçeneklerle eşleyin.
- Bir işlem seçin.
| Kullanım alanı | Tetikleyici | Koşul | İşlem |
|---|---|---|---|
| ABD vatandaşlık numarası paylaşılırken Chat mesajlarını engelleme | Google Chat ve Google Chat |
İçerik türü: Tüm içerikler Eşleşme: Önceden tanımlanmış veri türüyle eşleşir. Veri Türü: ABD - Vatandaşlık Numarası Olasılık eşiği: Yüksek Minimum benzersiz eşleşme sayısı: 1 Minimum eşleşme sayısı: 1 |
Mesajı engelle |
| Harici Drive paylaşımını ve pasaport numarası içeren Chat mesajı eklerini engelleme | Google Chat ve Google Chat |
İçerik türü: Tüm içerikler Eşleşme: Önceden tanımlanmış veri türüyle eşleşir. Veri türü: Genel - Pasaport Numarası Olasılık eşiği: Yüksek Minimum benzersiz eşleşme sayısı: 1 Minimum eşleşme sayısı: 1 |
Google Drive: Harici paylaşımı engelleme Google Chat: İletiyi engelleme |
| Chat mesajlarında proje kod adının veya kısaltmasının geçtiği yerleri kaydetme | Google Chat Yüklenen dosyalar |
Koşul 1: Eşleşme: Metin dizesi içerir. Değer: SpiderWeb
2. koşul: Eşleşme: Metin dizesi içerir. Değer: SpdW |
Yalnızca denetle |
Kullanıcılarınıza neler beklemeleri gerektiğini söyleyin
Chat için Veri Kaybını Önleme kurallarını uygulamadan önce son kullanıcılarınıza ne beklemeleri gerektiğini söyleyin. Kullanıcılardan, Chat mesajlarında hangi tür bilgilerin paylaşılabileceğiyle ilgili kuruluşunuzun politikalarını incelemelerini isteyin. Bu politikaları ihlal eden mesajların engellendiğini veya uyarı mesajıyla sonuçlandığını açıklayın. Böylece, iletiler engellendiğinde veya uyarı aldıklarında şaşırmazlar.
Engellenen mesajlar için kullanıcı deneyimi
Bir Chat mesajı veya eki engellendiğinde kullanıcıların alacağı varsayılan uyarılar şunlardır:
- Mesajınız gönderilemedi
- Mesajınız güncellenemedi
Mesajınız, kuruluşunuzun politikalarına göre paylaşılmaması gereken hassas içerik (ör. kredi kartı numaraları) barındırıyor olabilir. Mesajınızı gerektiği şekilde düzenleyin veya bir sorun olması halinde yöneticinizle iletişime geçin.
Bir mesaj engellendiğinde kullanıcı iletişim kutusunu kapatabilir, mesaj metnini düzenleyebilir veya ihlale neden olan eki kaldırabilir.
Uyarı tetikleyen mesajlar için kullanıcı deneyimi
Bir Chat mesajı veya eki bir uyarı tetiklediğinde kullanıcılar aşağıdaki varsayılan uyarıyı alır:
- Mesajınızı kontrol edin
Mesajınız, kuruluşunuzun politikalarına göre paylaşılmaması gereken hassas içerik (ör. kredi kartı numaraları) barındırıyor olabilir. Mesajınızı gerektiği şekilde düzenleyin veya bir sorun olması halinde yöneticinizle iletişime geçin.
Bir uyarı aldıktan sonra kullanıcı, mesaj metnini düzenleyebilir, metni olduğu gibi gönderebilir veya iletişim kutusunu kapatabilir.
Chat Veri Kaybını Önleme ihlallerini inceleme
Chat veri koruma kurallarını ayarladıktan sonra, kural ihlalleri Kural günlüğü'ne kaydedilir. Kural günlüğü'nde arama yapmak ve ihlale neden olan Chat mesajı veya ek hakkında belirli bilgiler edinmek için güvenlik incelemesi aracını kullanabilirsiniz. Örneğin:
- Tetiklenen veri koruma kuralının adı
- Mesajı gönderen
- Mesajın gönderildiği tarih
- Görüşme türü (ör. 1:1 sohbet veya alan)
- Mesaj içeriği (mesaj saklama ayarlarınıza bağlı olarak)
Tüm adımlar için İçerikleri denetlemek ve verilerinizi korumak için Chat mesajlarını inceleme başlıklı makaleye gidin.
İnceleme aracı sınırlamaları
Aşağıdaki durumlarda, ihlale yol açan mesajı veya eki inceleyemezsiniz:
- İçerik gönderilmediyse (engellenmişse). Sadece gönderilen ve yalnızca denetleme kuralı ihlal eden içerikler görüntülenebilir.
- İçerik başka bir kuruluşa ait bir görüşmede gönderilmişse.
- Mesajın saklama süresi geçmişse.