關於 Chat 的資料遺失防護功能

支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard 和 Education Plus。版本比較

Chat 的資料遺失防護功能可讓您控管 Chat 對話中的機密資料共用機制。透過 Google Chat 的資料遺失防護功能，您可以建立資料保護規則，避免 Google Chat 和附件 (例如上傳的檔案和圖片) 資料外洩。

Chat 的資料遺失防護功能如何運作？

使用者傳送 Chat 訊息時，資料遺失防護功能會根據您建立的規則，掃描該訊息是否含有敏感內容。如果訊息或附件違反規則，系統會在訊息送出時套用規則的動作 (例如警告或封鎖)。

您可以建立 Chat 專屬的資料保護規則，也可以同時針對 Chat 和其他 Google 應用程式 (例如 Google 雲端硬碟或 Gmail) 設定規則。

Chat 資料遺失防護功能流程

1. 您可以建立資料保護規則來保護機密內容，包括違反規則時應採取的行動。這些規則可套用至郵件和附件。
2. 使用者傳送 Chat 訊息時，資料遺失防護功能會根據您的規則掃描訊息。 上傳附件時，系統會掃描附件。
3. 如果郵件或附件違反規則，資料遺失防護功能會觸發您建立規則時設定的動作。

系統會掃描哪些資料？

• 系統只會掃描已傳送的訊息，系統不會掃描收到的郵件。
• 系統會掃描郵件和附件 (包括檔案和圖片)。 您也可以建立規則，專門評估檔案名稱、副檔名和附件檔案類型。
• 即使關閉 Chat 記錄，系統仍會掃描 1:1 即時通訊、群組通訊和聊天室的訊息。詳情請參閱「在 Google Chat 中開啟或關閉記錄功能」。
• Chat 資料遺失防護事件會記錄在規則稽核記錄中。在某些情況下，記錄會包含訊息內容。訊息內容在記錄檔中的保留時間取決於 Chat 記錄設定，以及您設定的 Chat 訊息保留期限。
  • 開啟 Chat 記錄功能後，管理員可以在您設定的保留期限內查看訊息。
  • 關閉 Chat 記錄功能後，管理員可以在 24 小時內查看訊息。

系統將掃描的檔案類型

接受掃描的檔案類型包括：

• 文件檔案類型：.txt、.doc、.docx、.rtf、.html、.xhtml、.xml、.pdf、.ppt、.pptx、.odp、.ods、.odt、.xls、.xlsx、.ps、.css、.csv、.json、.sh

• 圖片檔案類型：.eps

  注意：如果啟用光學字元辨識 (OCR) 功能，系統也會掃描 .bmp、.gif、.jpeg 和 .png 檔案，以及 PDF 檔案中的圖片。

• 壓縮檔案類型：.zip

• 自訂檔案類型：.hwp、.kml、.kmz、.sdc、.sdd、.sdw、.sxc、.sxi、.sxw、 .wml、.xps

注意：除了掃描檔案內容，資料遺失防護功能也會評估檔案中繼資料，例如檔案名稱和副檔名。

內容限制

詳情請參閱「Google Chat 資料遺失防護內容限制」。

已知限制

瞭解觸發條件

在設定規則要檢查哪些內容之前，您需要先指定觸發條件，也就是啟動 DLP 掃描程序的事件：

• 傳送訊息：使用者透過 Google Chat 傳送訊息。
• 已上傳檔案：使用者透過 Google Chat 上傳檔案。

瞭解資料遺失防護動作

當系統偵測到機密內容，規則會強制執行動作。你可以從下表所列的動作中選擇。

如果某個情況同時觸發多項規則，但各規則設定的處理動作不同，系統將優先執行「最嚴格」的動作。舉例來說，如果某項規則是在偵測到社會安全號碼 (SSN) 時對使用者發出警告，而另一項規則是禁止使用 SSN，系統便會採取後者的處理方式，讓使用者無法傳送郵件。

動作	說明
封鎖訊息	禁止傳送 Chat 訊息和附件，並向使用者傳送通知。你也可以選擇加入自訂訊息。系統會記錄該事件。
警告使用者	顯示警告訊息後，允許使用者繼續操作。您也可以選擇加入自訂警告訊息。 系統會記錄使用者的選擇。
僅限稽核	允許使用者繼續操作不間斷，並記錄事件。

選擇資料保護規則動作後，您可以選取要涵蓋的對話類型 (例如外部人士擁有的聊天室，或已啟用訪客存取權的對話)。您也可以選擇是否要將規則套用到聊天室、群組通訊和 1:1 即時通訊：

瞭解資料遺失防護功能的條件

您可以建立無條件的資料保護規則。在這種情況下，規則會套用至所有傳送的訊息、所有上傳的檔案，或兩者皆是 (視您選取的觸發條件而定)。

您也可以在資料保護規則中指定條件，讓系統只掃描符合條件的內容或活動。您可以選擇使用預先定義的資料類型，或是建立自訂內容偵測器。您也可以使用 AND、OR 或 NOT 運算子，組合多個條件。您可以使用鄰近比對定義資料機密程度，讓系統只在內容出現在其他關鍵字或模式的特定距離內時偵測內容。

詳情請參閱「如何使用預先定義的內容偵測工具」、「建立自訂偵測工具」和「使用巢狀條件運算子的規則範例」。

掃描內容類型	掃描用途	詳細資訊與用途
所有內容	與預先定義的資料類型相符 包含文字字串 符合規則運算式 與字詞清單中的字詞相符	掃描所有內容，若偵測到與下列項目相符的機密資訊，就會執行相應動作： 預先定義的資料類型，例如「全球 - 電子郵件地址」或「美國 - 社會安全號碼」 指定的文字字串 規則運算式定義的模式 自訂清單中的字詞
檔案名稱	包含文字字串 包含字詞	掃描 Chat 附件的實際檔案名稱。這項條件不會掃描 Google Chat 訊息。
副檔名	等於任何文字字串	掃描 Chat 附件的副檔名。 請勿加上句號 (輸入 pdf，而非 .pdf)。
檔案類型	符合常見的 MIME 類型 符合自訂 MIME 類型 符合系統檔案類別	掃描 Google Chat 附件的結構性檔案類型 (MIME 類型)，找出特定媒體格式或系統檔案類別，無論副檔名為何。這項條件不會掃描 Google Chat 訊息。

建立規則

決定規則的用途後，即可開始建立規則。詳情請參閱「建立資料保護規則」。

常見用途

請參考下表範例，瞭解如何將觸發條件 (使用者的操作)、檢查條件 (系統判定的標準) 和執行動作 (規則的處理方式) 結合，設定您的資料遺失防護政策。這張表格的使用步驟如下：

1. 選取觸發條件。
2. 將條件值對應至相應選項。
3. 選取動作。

變更最多需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

用途	觸發	條件	動作
分享美國社會安全號碼時封鎖 Chat 訊息	Google Chat訊息已傳送 」和「 Google Chat「已上傳檔案」	內容類型：所有內容 比對項目：預先定義的資料類型 資料類型：美國 - 社會安全號碼 可能性門檻：高 不重複相符項目數下限：1 相符項目數下限：1	封鎖訊息
禁止對外共用雲端硬碟和含有護照號碼的 Chat 訊息附件	Google Chat訊息已傳送 」和「 Google Chat已上傳檔案	內容類型：所有內容 比對項目：預先定義的資料類型 資料類型：全域 - 護照號碼 可能性門檻：高 不重複相符項目數下限：1 相符項目數下限：1	Google 雲端硬碟：禁止對外共用 Google Chat：封鎖訊息
記錄在 Chat 訊息中提及專案產品代號或縮寫的訊息	Google Chat「已上傳檔案」	條件 1： 比對項目：包含文字字串 值：SpiderWeb OR 條件 2： 比對項目：包含文字字串 值：SpdW	僅限稽核

告知使用者可能遇到的情況

為 Chat 規則導入資料遺失防護規則前，請先告知使用者相關注意事項。請提醒使用者詳閱貴機構的政策，瞭解哪些類型的資訊可透過 Chat 訊息分享，並說明違反這些政策的訊息會遭到封鎖，或傳送警告訊息給使用者。這樣一來，使用者就不會對訊息遭到封鎖或收到警告感到意外。

調查 Chat 資料遺失防護違規事件

設定 Chat 資料保護規則後，違反規則的內容會記錄在規則記錄中。您可以使用安全調查工具搜尋規則記錄，找出違規的 Chat 訊息或附件的相關資訊，包括：

• 觸發的資料保護規則名稱
• 訊息傳送者
• 訊息傳送日期
• 對話類型 (例如 1:1 即時通訊或聊天室)。
• 訊息內容 (視訊息保留設定而定)。

如需完整步驟，請參閱「調查 Chat 訊息以管理內容並保護資料」。