مثلما تُخصِّص إعدادات التعامل مع البريد الوارد في Google Workspace، يعُد بعض المستلمين الخارجيين نظام بريدهم الإلكتروني ليناسب احتياجاتهم. ونتيجة لذلك، قد تواجه مشاكل مع الرسائل الإلكترونية التي تُرسلها إلى هؤلاء المستلمين.
المشاكل الشائعة والإجراء المقترح
تستغرق رسالة البريد الإلكتروني أكثر من ساعة للوصول إلى البريد الوارد لشخص ما
- إذا تم إرسال البريد الإلكتروني منذ فترة تقل عن 30 يومًا، يمكنك استخدام البحث في سجل البريد الإلكتروني لتتبُّع انتقال الرسالة إلى نظام البريد الإلكتروني التابع للمستلِم.
- لاكتشاف تأخُّر تسليم الرسالة الإلكترونية بطريقة أخرى، يمكنك الحصول على نسخة من عنوان الرسالة المُستلَمة ولصقها في أداة تحليل العنوان. يوضّح هذا ما إذا كانت الرسالة الإلكترونية قد تأخرت أثناء النقل أو بعد قبول خادم بريد المُستلِم الرسالة لتسليمها.
رفض خادم بريد المستلم الاتصالات من Google
إذا كان خادم المستلم يرفض الرسالة الُمرسَلة خارجيًا والتي نقلتها خوادم Google، تقدِّم Google تقريرًا بعدم التسليم. وهذا يطلق عليه أحيانًا "رسالة مرتدة". ويظهر في البريد الوارد للمستخدم، موضحًا أنّ الرسالة ارتدت.
عادةً ما تتضمن الرسالة المرتدة رد SMTP من خادم المُستلِم والذي يوفر مؤشرًا جيدًا عن سبب رفض الخادم لها.
- تواصَل مع المُستلِم لتقديم المشورة بشأن المشكلة واقترح إضافة نطاقك أو عنوان بريدك الإلكتروني إلى القائمة المسموح بها لديه.
- إذا كنت ما زلت بحاجة إلى المساعدة، اتصل بالدعم.
تمييز نظام المُستلِم الرسائل المُرسَلة كرسائل غير مرغوب فيها
يمكنك إعداد سجلات نظام التعرف على هوية المرسل (SPF)، وDKIM، وDMARC لنطاقك. وهذا يضمن للمستلمين إمكانية التحقُّق من صحة الرسائل التي يستلمونها منك ومن مصدرها.
أفضل الممارسات لإرسال البريد الإلكتروني
للحد من خطر مواجهة بعض المشاكل التي تمت الإشارة إليها أعلاه، ينبغي للمشرفين تنفيذ الإجراءات التالية.
اتّباع إرشادات مرسلي الرسائل الإلكترونية
إذا كنت ترسل استطلاعات أو نشرات إعلانية أو مراسلات جماعية أخرى عبر البريد الإلكتروني بانتظام باستخدام Google Workspace أو نظام بريد إلكتروني خارجي، يُرجى اتّباع المتطلبات والاقتراحات الواردة في إرشادات مُرسِلي الرسائل الإلكترونية. يؤدي اتّباع هذه الإرشادات إلى الحدّ من تمييز أنظمة بريد المستلِمين لرسائلك كرسائل غير مرغوب فيها أو حظر نطاقك.
توجيه البريد الإلكتروني من الأنظمة الأخرى عبر Google Workspace
يمكنك استخدام ترحيل-SMTP، في الحالات التالية:
- إعداد ماسح ضوئي، أو طابعة، أو تطبيق ويب لإرسال رسالة إلكترونية (على سبيل المثال، المسح الضوئي للمستندات لإرسالها في رسالة إلكترونية).
- استخدام نظام إضافي قادر على إرسال البريد الإلكتروني واستقباله غير Google (على سبيل المثال، إدارة علاقات العملاء، أو بيع التذاكر، أو أتمتة التسويق) لفحص الرسائل الصادرة بحثًا عن الرسائل غير المرغوب فيها.
وبسبب ظهور البريد الإلكتروني، الذي لا ينتمي إلى Google، وكأنه وارد من نطاق Google Workspace، ينتج عن الترحيل عبر SMTP مصادقة هذه الرسائل الإلكترونية.
تكليف المُستلِم بإضافة نطاقك إلى القائمة المسموح بها لديه
القائمة المسموح بها هي قائمة بالمرسلين المعتمدين. وبحسب تقدير المُستلِم، قد تؤدي إضافة نطاق للقائمة المسموح بها إلى الحد من خطر عدم وصول البريد الإلكتروني إليه في المستقبل. ويمكنك اتخاذ الإجراء نفسه بإضافة نطاقه إلى فلتر الرسائل غير المرغوب فيها.