Sama halnya seperti Anda yang menyesuaikan Google Workspace untuk menangani email masuk, beberapa penerima eksternal menyiapkan sistem emailnya agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Akibatnya, Anda mungkin mengalami masalah dengan email yang Anda kirimkan ke mereka.
Masalah umum dan tindakan yang disarankan
Email memerlukan waktu lebih dari satu jam untuk sampai ke kotak masuk seseorang
- Jika email dikirim kurang dari 30 hari yang lalu, Anda dapat menggunakan Penelusuran Log Email untuk melacak transit pesan ke sistem email penerima.
- Untuk menemukan penundaan dalam pengiriman email dengan cara lain, salin header pesan yang diterima, lalu tempel salinan tersebut ke alat analisis header. Informasi ini menunjukkan apakah email tertunda selama pengiriman atau setelah server email penerima menerima pesan untuk dikirim.
Server email penerima menolak sambungan dari Google
Jika server penerima menolak pesan yang dikirim secara eksternal yang dikirim oleh server Google, Google akan memberikan laporan pesan tidak terkirim. Laporan ini terkadang disebut "pesan email tidak terkirim". Pesan ini akan muncul di kotak masuk pengguna, yang menyatakan bahwa pesan tersebut ditolak.
Pesan email tidak terkirim biasanya menyertakan balasan SMTP dari server penerima yang memberikan indikator yang baik tentang penyebab ditolaknya pesan oleh server.
- Hubungi penerima untuk memberi tahu mereka tentang masalah ini dan sarankan agar mereka menambahkan domain atau alamat email Anda ke daftar yang diizinkan.
- Jika Anda masih memerlukan bantuan, hubungi dukungan.
Sistem penerima menandai email yang dikirim sebagai spam
Siapkan data SPF, DKIM, dan DMARC untuk domain Anda. Hal ini memastikan penerima dapat memverifikasi keaslian dan sumber pesan yang mereka dapatkan dari Anda.
Praktik terbaik untuk mengirim email
Untuk mengurangi risiko beberapa masalah di atas, administrator harus menerapkan praktik berikut.
Mengikuti panduan pengirim email kami
Jika Anda rutin mengirim survei, brosur, atau komunikasi massal lainnya melalui email menggunakan Google Workspace atau sistem email pihak ketiga, ikuti persyaratan dan rekomendasi di Panduan pengirim email. Dengan mengikuti panduan ini, risiko domain Anda diblokir atau pesan Anda ditandai sebagai spam oleh sistem email penerima akan berkurang.
Merutekan email dari sistem lainnya melalui Google Workspace
Anda dapat menggunakan relai SMTP jika Anda:
- Menyiapkan pemindai, printer, atau aplikasi web untuk mengirim email (misalnya, pindai ke email).
- Menggunakan sistem non-Google tambahan yang mendukung email (misalnya, CRM, tiket, atau otomatisasi pemasaran) untuk memindai spam pada pesan keluar.
Dengan membuat email non-Google seakan-akan berasal dari domain Google Workspace Anda, Relai SMTP akan melakukan autentikasi email tersebut.
Meminta penerima menambahkan domain Anda ke daftar yang diizinkan
Daftar yang diizinkan adalah daftar pengirim yang disetujui. Meskipun bergantung pada kebijakan penerima, menambahkan domain ke daftar yang diizinkan akan sangat mengurangi risiko email mendatang tidak sampai kepada mereka. Anda dapat melakukan hal yang sama untuk pengirim dengan menambahkan domainnya ke filter spam.