Google Workspace'i gelen postaları işlemek için özelleştirmeniz gibi, bazı harici alıcılar da e-posta sistemlerini kendi ihtiyaçlarına göre ayarlar. Sonuç olarak, bu kişilere gönderdiğiniz e-postalarla ilgili olarak bazı sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
Sık karşılaşılan sorunlar ve önerilen işlem
E-postanın alıcının gelen kutusuna ulaşması bir saatten uzun sürüyor
- E-posta 30 günden daha kısa bir süre önce gönderildiyse iletinizin alıcının e-posta sistemine aktarımını izlemek için E-posta Günlüğünde Arama özelliğini kullanabilirsiniz.
- E-posta teslimindeki gecikmenin nedenini keşfetmenin başka bir yolu da, alınan iletinin üstbilgisinin bir kopyasını almak ve bunu ileti üstbilgisi analiz aracına yapıştırmaktır. E-postanın aktarım sırasında mı yoksa alıcının posta sunucusu iletiyi teslimat için kabul ettikten sonra mı geciktiğini gösterir.
Alıcı posta sunucusu, Google'dan gelen bağlantıları reddetti
Bir alıcı sunucusu, Google sunucuları tarafından iletilen harici olarak gönderilmiş bir mesajı reddederse, Google bir teslim edilemedi raporu sunar. Buna "geri dönen ileti" de denir. Kullanıcının gelen kutusunda, iletinin geri döndüğünü belirten bir bildirim gösterilir.
Geri dönen ileti genellikle SMTP yanıtını da içerir. Alıcının sunucusu tarafından sağlanan bu yanıt, sunucunun iletiyi neden reddettiğine dair iyi bir göstergedir.
- Alıcıyla iletişime geçerek sorunu bildirin ve alanınızı veya e-posta adresinizi izin verilenler listesine eklemesini önerin.
- Hâlâ yardıma ihtiyacınız varsa destek ekibiyle iletişime geçin.
Alıcının sistemi, gönderilen e-postaları spam olarak işaretledi
Alanınız için SPF, DKIM ve DMARC kayıtları oluşturun. Bu, alıcıların sizden aldıkları iletilerin gerçekliğini ve kaynağını doğrulayabilmelerini sağlar.
E-posta göndermek için en iyi uygulamalar
Yukarıda belirtilen sorunların bir kısmıyla karşılaşma riskini azaltmak için yöneticilerin aşağıdaki uygulamaları hayata geçirmesi gerekir.
E-posta gönderen yönergelerimize uyma
Google Workspace veya üçüncü taraf bir e-posta sistemini kullanarak düzenli bir şekilde anket, el ilanı ya da başka toplu iletişimler gönderiyorsanız E-posta gönderen yönergeleri bölümündeki koşulları ve önerileri uygulayın. Bu yönergelere uyarak, alıcılarınızın posta sistemlerinin iletilerinizi spam olarak işaretleme veya alanınızı engelleme riskini azaltırsınız.
Google Workspace aracılığıyla diğer sistemlerdeki postaları yönlendirme
Aşağıdaki durumlarda SMTP geçişini kullanabilirsiniz:
- E-posta göndermek için tarayıcı, yazıcı veya web uygulaması kuruyorsanız (örneğin e-postaya tarama).
- Giden iletileri spam'e karşı taramak amacıyla Google harici, e-posta özellikli ek bir sistem kullanıyorsanız (örneğin CRM, bilet oluşturma veya pazarlama otomasyonu).
SMTP geçişi, Google harici sistemlerden gönderilen e-postaların Google Workspace alanınızdan geliyormuş gibi göstererek bu e-postaların kimlik doğrulamasından geçmesini sağlar.
Alıcıdan, alanınızı izin verilenler listesine eklemesini isteyin
İzin verilenler listesi, onaylanan gönderenlerden oluşan bir listedir. Alıcının takdirine bağlı olmakla birlikte, bir alan adını izin verilenler listesine eklemek, gelecekteki e-postaların alıcıya ulaşmama riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır. Alıcının alanını spam filtresine ekleyerek siz de alıcı için aynı işlemi gerçekleştirebilirsiniz.