Siz nasıl Google Workspace'i gelen postaları işlemek için özelleştiriyorsanız bazı harici alıcılar da e-posta sistemlerini kendi gereksinimlerine göre ayarlar. Sonuç olarak, bu kişilere gönderdiğiniz e-postalarla ilgili olarak bazı sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
Sık karşılaşılan sorunlar ve önerilen işlem
E-postanın bir kişinin gelen kutusuna ulaşması bir saatten uzun sürüyor
- E-posta 30 günden daha kısa bir süre önce gönderilmişse iletinizin alıcının e-posta sistemine geçişini izlemek için E-posta Günlüğünde Arama aracını kullanabilirsiniz.
- E-posta teslimindeki gecikmenin nedenini keşfetmenin başka bir yolu da, alınan iletinin üstbilgisinin bir kopyasını almak ve bunu ileti üstbilgisi analiz aracına yapıştırmaktır. Bu araç, e-posta teslimindeki gecikmenin aktarım sırasında mı yoksa alıcı posta sunucusunun iletiyi teslim için kabul etmesinden sonra mı yaşandığını gösterir.
Alıcı posta sunucusu, Google'dan gelen bağlantıları reddetti
Bir alıcı sunucusu, Google sunucuları tarafından iletilen harici olarak gönderilmiş bir iletiyi reddederse Google bir teslim edilemedi raporu sunar. Buna "geri dönen ileti" de denir. Kullanıcının gelen kutusunda görünen bu mesaj, iletinin geri döndüğünü belirtir.
Geri dönen ileti genellikle SMTP yanıtını da içerir. Alıcının sunucusu tarafından sağlanan bu yanıt, sunucunun iletiyi neden reddettiğine dair iyi bir göstergedir.
- Sorunu bildirmek için alıcıyla iletişime geçin ve alanınızı veya e-posta adresinizi izin verilenler listesine eklemesini önerin.
- Hâlâ yardıma ihtiyacınız varsa destek ekibiyle iletişime geçin.
Alıcının sistemi, gönderilen e-postaları spam olarak işaretledi
Alanınız için SPF, DKIM ve DMARC kayıtları oluşturun. Bu, alıcıların sizden aldıkları iletilerin gerçekliğini ve kaynağını doğrulayabilmelerini sağlar.
E-posta göndermek için en iyi uygulamalar
Yukarıda belirtilen sorunların bir kısmıyla karşılaşma riskini azaltmak için yöneticilerin aşağıdaki uygulamaları hayata geçirmesi uygun olacaktır.
E-posta gönderen yönergelerimize uyma
Google Workspace veya üçüncü taraf bir e-posta sistemini kullanarak düzenli bir şekilde anket, el ilanı ya da başka toplu iletişimler gönderiyorsanız E-posta gönderen yönergeleri bölümündeki koşulları ve önerileri uygulayın. Bu yönergelere uyarak, alıcılarınızın posta sistemlerinin iletilerinizi spam olarak işaretleme veya alanınızı engelleme riskini azaltırsınız.
Google Workspace aracılığıyla diğer sistemlerden posta yönlendirme
Aşağıdaki durumlarda SMTP geçişini kullanabilirsiniz:
- E-posta göndermek için tarayıcı, yazıcı veya web uygulaması kuruyorsanız (örneğin e-postaya tarama).
- Giden iletileri spam'e karşı taramak amacıyla Google harici, e-posta özellikli ek bir sistem kullanıyorsanız (örneğin CRM, bilet oluşturma veya pazarlama otomasyonu).
SMTP geçişi, Google harici sistemlerden gönderilen e-postaların Google Workspace alanınızdan geliyormuş gibi gösterilmesini ve böylece bu e-postaların kimlik doğrulamasından geçmesini sağlar.
Alıcıdan, alanınızı izin verilenler listesine eklemesini isteyin.
İzin verilenler listesi, onaylanan gönderenlerden oluşan bir listedir. İzin verilenler listesi, alıcının takdirine bağlı olsa da, gelecekteki e-postaların alıcıya ulaşmama riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır. Alıcının alanını spam filtresine ekleyerek siz de alıcı için aynı işlemi gerçekleştirebilirsiniz.