Khắc phục sự cố Gmail không nhận được thư từ biểu mẫu liên hệ

Nếu bạn đang gặp vấn đề về việc Gmail không nhận được tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn, hãy thử các giải pháp trong bài viết này. Bài viết này có thông tin khắc phục sự cố cho các vấn đề thường gặp với biểu mẫu liên hệ, bao gồm:

  • Gmail không nhận được thư như mong đợi từ biểu mẫu liên hệ.
  • Thư hợp lệ từ biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn được gửi đến thư rác hoặc bị từ chối, bao gồm cả thư được gửi từ các nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ sau:
    • Contact Form 7
    • GoDaddy
    • Zendesk
    • Squarespace
    • Shopify

Lưu ý:

  • Thông thường, bản thân biểu mẫu không phải là nguyên nhân gây ra vấn đề, mà là cách hệ thống gửi thư gửi tin nhắn từ biểu mẫu.
  • Contact Forms Pro là một giải pháp có thể giúp bạn quản lý tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ.

Cách biểu mẫu liên hệ gửi tin nhắn đến Gmail

Trang web thường có biểu mẫu Liên hệ với chúng tôi tự động gửi thư khi ai đó gửi thông tin trong biểu mẫu. Nếu trang web của bạn có biểu mẫu liên hệ, thì tin nhắn thường được gửi đến một tài khoản Gmail của Google Workspace mà bạn thiết lập cho mục đích này.

Sau đây là cách biểu mẫu liên hệ trên trang web gửi tin nhắn đến hộp thư Gmail:

  1. Ai đó nhập thông tin vào biểu mẫu liên hệ (A), sau đó gửi biểu mẫu.
  2. Biểu mẫu liên hệ tự động tạo và gửi nội dung email, nội dung email này sẽ đi qua các máy chủ email của Google (B).
  3. Trước khi gửi thư, Gmail sẽ quét thư để đảm bảo thư không phải là thư rác và không chứa phần mềm độc hại.
  4. Gmail gửi thư đến tài khoản mà bạn thiết lập để nhận tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ (C).

Tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ được gửi đến thư rác hoặc bị từ chối

Đôi khi, Gmail đánh dấu tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ là thư rác hoặc từ chối tin nhắn. Thông thường, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là cách nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ xác thực email. Tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ thường được xác thực bằng SPF, dịch vụ chuyển tiếp SMTP hoặc DKIM.

Hãy làm theo các bước sau để xác định và khắc phục sự cố về phương thức xác thực cho tin nhắn từ biểu mẫu:

Bước 1: Xác minh phương thức xác thực của nhà cung cấp biểu mẫu

Liên hệ với nhà cung cấp biểu mẫu để tìm hiểu xem họ có sử dụng máy chủ gửi thư riêng và yêu cầu bạn thiết lập bản ghi DNS SPF hoặc DKIM hay không, hoặc bạn có phải cung cấp thông tin xác thực SMTP bên ngoài để gửi tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ hay không. SPF, DKIM hoặc kết nối SMTP bên ngoài là các phương thức xác thực phổ biến nhất cho việc giao tiếp qua biểu mẫu.

Nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng:

Trong các bước này, chúng tôi đã đưa ra danh sách các nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ phổ biến nhất, kèm theo đường liên kết đến tài liệu trợ giúp của họ.

Bước 2a: Cập nhật bản ghi SPF để thêm tất cả người gửi email

SPF là một phương thức xác thực email chỉ định các miền và địa chỉ IP được phép gửi email thay cho bạn. Khi nhận được tin nhắn có vẻ như đến từ miền của bạn, các máy chủ sẽ kiểm tra bản ghi SPF để xác minh rằng người gửi được bạn uỷ quyền.

Video này giải thích cách hoạt động của bản ghi SPF:

Thiết lập SPF bằng cách thêm bản ghi TXT DNS tại nhà cung cấp miền của bạn.

Thêm người gửi bên thứ ba vào bản ghi SPF

Khi chỉ gửi email bằng tài khoản Gmail của Workspace, bạn có thể sử dụng bản ghi SPF mặc định cho Google:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Tuy nhiên, khi các dịch vụ khác gửi email thay cho miền của bạn, bạn phải cập nhật bản ghi SPF để thêm những người gửi này. Nếu không, tin nhắn do những người gửi này gửi có nhiều khả năng sẽ bị đánh dấu là thư rác. Biểu mẫu liên hệ tự động gửi tin nhắn là người gửi email cho miền của bạn. Bạn phải cập nhật bản ghi SPF để thêm địa chỉ IP hoặc miền cho nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ.

Nếu bản ghi SPF của bạn không bao gồm tất cả người gửi bên thứ ba cho miền của bạn, hãy cập nhật bản ghi để thêm những người gửi đó. Để biết các bước chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập SPF.

Ví dụ về bản ghi SPF cho người gửi bên thứ ba phổ biến

Sau đây là một số ví dụ về cách cập nhật bản ghi SPF của Google Workspace cho một số nhà cung cấp phổ biến.

Quan trọng: Nhà cung cấp có thể thay đổi các yêu cầu về SPF bất cứ lúc nào. Luôn tham khảo thông tin hỗ trợ hiện tại của nhà cung cấp để biết địa chỉ IP hoặc miền mới nhất cần thêm vào bản ghi SPF.

Sử dụng cơ chế include: SPF, như trong các ví dụ này, để thêm người gửi email vào bản ghi SPF mặc định.

Bản ghi SPF Hỗ trợ những người gửi này
v=spf1 include:_spf.google.com ~all Chỉ hỗ trợ tin nhắn được gửi từ Google Workspace.
v=spf1 include:_spf.google.com include:mail.zendesk.com ~all Hỗ trợ tin nhắn được gửi từ Google Workspace và Zendesk.
v=spf1 include:_spf.google.com include:secureserver.net ~all Hỗ trợ tin nhắn được gửi từ Google Workspace và GoDaddy.
v=spf1 include:_spf.google.com include:shops.shopify.com ~all Hỗ trợ tin nhắn được gửi từ Google Workspace và Shopify.

Xác minh rằng bản ghi SPF của bạn có bao gồm tất cả người gửi

Sử dụng Google Admin Toolbox để kiểm tra bản ghi SPF và xác minh rằng bản ghi đó có bao gồm tất cả người gửi bên thứ ba cho miền của bạn. Để biết các bước chi tiết, hãy xem bài viết Kiểm tra xem bạn có bản ghi SPF record.

Nhà cung cấp sử dụng SPF để xác thực

Dưới đây, chúng tôi đã cung cấp đường liên kết đến thông tin trợ giúp về SPF cho một số nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ phổ biến.

Lưu ý: Đường liên kết có thể thay đổi. Nếu bạn gặp vấn đề, hãy truy cập trực tiếp vào trung tâm trợ giúp của nhà cung cấp.

Nếu bạn vẫn gặp vấn đề

Nếu bạn vẫn gặp vấn đề về bản ghi SPF, hãy liên hệ với nhà cung cấp trang web hoặc biểu mẫu của bạn.

Bước 2b: Xác minh mật khẩu SMTP tại nhà cung cấp

Một số người gửi email sử dụng SMTP để xác thực thư gửi đi. Người gửi xác minh danh tính của họ bằng cách đăng nhập vào máy chủ SMTP bằng tên người dùng và mật khẩu. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người gửi hợp lệ mới sử dụng máy chủ SMTP để gửi tin nhắn.

Để thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP, bạn cần có thông tin kết nối từ nhà cung cấp SMTP. Nếu bạn dự định sử dụng SMTP từ Gmail, hãy chuyển đến phần Gửi email từ máy in, máy quét, hoặc ứng dụng để biết thông tin chi tiết về kết nối.

Kiểm tra tên người dùng và mật khẩu SMTP

Nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng SMTP để gửi và xác thực tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ, hãy đảm bảo rằng thông tin đăng nhập của bạn cho máy chủ SMTP là chính xác. Kiểm tra tên người dùng và mật khẩu của bạn tại nhà cung cấp trang web hoặc biểu mẫu, không phải trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Nhà cung cấp sử dụng SMTP để xác thực

Chúng tôi đã cung cấp đường liên kết đến thông tin trợ giúp về SMTP cho một số nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ phổ biến:

  • Shopify: Shopify khuyên bạn nên sử dụng Jotform cho biểu mẫu liên hệ bằng dịch vụ chuyển tiếp SMTP.
  • WPForms: Sử dụng phương thức chuyển tiếp SMTP
  • Formstack: Sử dụng phương thức xác thực SMTP/OAuth
Lưu ý: Đường liên kết có thể thay đổi. Nếu bạn gặp vấn đề, hãy truy cập trực tiếp vào trung tâm trợ giúp của nhà cung cấp.

Nếu bạn không nhận được email từ Contact Form 7…

Nếu bạn đang gặp vấn đề khi nhận thư từ Wordpress Contact Form 7, bạn có thể thử trình bổ trợ WP Mail SMTP. Trình bổ trợ này kết nối trực tiếp với Tài khoản Gmail hoặc Workspace của bạn và gửi tin nhắn thay cho bạn. Để biết thêm thông tin và hướng dẫn chi tiết, hãy chuyển đến phần Tại sao Contact Form 7 không gửi email.

Bước 2c: Sử dụng DKIM để xác thực

Một số nhà cung cấp cung cấp dịch vụ thư riêng để gửi thông tin liên lạc qua biểu mẫu cho người dùng có thể yêu cầu bạn thiết lập DKIM để xác thực tin nhắn được gửi thay cho bạn. DKIM đảm bảo rằng người nhận có thể xác minh rằng các tin nhắn được gửi từ dịch vụ bên thứ ba được phép gửi thay cho bạn và những tin nhắn này không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.

Để thiết lập DKIM, bạn cần có khoá công khai và bộ chọn DKIM cá nhân từ nhà cung cấp biểu mẫu. Thêm khoá và bộ chọn DKIM vào bản ghi DNS. Bạn làm theo quy trình tương tự khi thiết lập Workspace để sử dụng Google Biểu mẫu, Lịch hoặc Drive để gửi tin nhắn cho người nhận.

  • Nếu Google là nhà cung cấp biểu mẫu của bạn, hãy làm theo hướng dẫn trong bài viết Thiết lập DKIM.
  • Đối với các nhà cung cấp biểu mẫu khác, vui lòng tham khảo tài liệu của họ về cách truy xuất khoá và bộ chọn DKIM cũng như cách thiết lập phương thức xác thực.

Nhà cung cấp sử dụng DKIM để xác thực

Chúng tôi đã cung cấp đường liên kết đến thông tin trợ giúp về DKIM cho một số nhà cung cấp biểu mẫu liên hệ phổ biến:

Lưu ý: Đường liên kết có thể thay đổi. Nếu bạn gặp vấn đề, hãy truy cập trực tiếp vào trung tâm trợ giúp của nhà cung cấp.

Bước 3: Sử dụng Tìm kiếm nhật ký email để tìm tin nhắn bị thiếu

Tìm kiếm nhật ký email (ELS) giúp bạn tìm thấy những tin nhắn mà bạn đang chờ nhưng không được gửi như mong đợi. Nếu bạn không tìm thấy tin nhắn từ biểu mẫu liên hệ trong Gmail, hãy sử dụng ELS để tìm kiếm.

Để biết các bước chi tiết về cách sử dụng ELS để tìm tin nhắn bị thiếu, hãy xem bài viết Tìm tin nhắn bằng Tìm kiếm nhật ký email.

Nếu bạn tìm thấy một tin nhắn bị thiếu trong ELS, hãy xem trạng thái tin nhắn để biết thêm thông tin về lý do tin nhắn không được gửi như mong đợi. Để biết nội dung mô tả chi tiết về trạng thái tin nhắn, hãy xem bài viết Định nghĩa về trạng thái gửi của tính năng Tìm kiếm nhật ký email.

Thông báo lỗi DMARC trong ELS

Nếu kết quả ELS có lỗi sau đây, thì có thể bản ghi SPF của bạn không bao gồm tất cả người gửi email cho miền của bạn.

550-5.7.26 Unauthenticated email from domain-name is not accepted due to domain-name's DMARC policy

Chuyển đến phần Thêm người gửi bên thứ ba vào bản ghi SPF trên trang này.

Thông báo lỗi SMTP trong ELS

Đôi khi, kết quả ELS có thông báo lỗi SMTP. Để biết nội dung mô tả thông báo lỗi có thể giúp bạn xác định vấn đề, hãy xem bài viết Lỗi và mã SMTP của Gmail.

Xác định nhà đăng ký tên miền


Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.