POP 是符合 RFC 標準的通訊協定，任何電子郵件服務或用戶端都可以選擇與其相容。Gmail 使用者可以透過 POP 將電子郵件從 Gmail 同步到任何相容的郵件用戶端，例如 Outlook、Apple 郵件或 Thunderbird。
Gmail 使用者可以在一般模式或最近模式中使用 POP：
- 如果郵件會同步到一個郵件用戶端，請使用一般模式。
- 如果將郵件同步到多個不同的郵件用戶端，請使用最近模式。
一般模式的運作方式
POP 工作階段開始時，電子郵件用戶端 (Thunderbird、Outlook、Sparrow 等) 會向 Gmail 信箱索取尚未下載的郵件清單。Gmail 將郵件清單提供給電子郵件用戶端後，用戶端就會開始下載郵件。
在 POP 一般模式下，Gmail 會提供一份清單，列出約 250 封尚未下載的舊郵件 (不包括垃圾郵件和垃圾桶中的郵件)。郵件下載完畢後，Gmail 會將其標示為「已擷取」。
在一般模式下，透過電子郵件用戶端傳送的郵件不會顯示在 POP 電子郵件用戶端中，但會顯示在最近模式下。從電子郵件用戶端傳送的郵件會標示為已擷取，因此不會下載到 POP 電子郵件用戶端的收件匣。
注意：透過網頁介面傳送的郵件會顯示在 POP 電子郵件用戶端中，無論是正常模式還是最近模式都一樣。
郵件從 Gmail 擷取後會發生什麼情況？
這取決於你在 Gmail 的「當郵件以 POP 存取後」設定中選取的選項。你可以選擇封存、刪除、標示為已讀取，或將郵件保留在收件匣中。
- 登入 Gmail 帳戶。
- 依序按一下「設定」圖示
「查看所有設定」。 - 按一下「轉寄和 POP/IMAP」。
- 按一下「當郵件以 POP 存取後」旁的向下箭頭
，然後選擇所需選項。 - 按一下 [儲存變更]。
無論選擇哪個選項，系統都會在內部將下載的訊息標示為「已彈出」，因此不會再次下載。但如果郵件用戶端意外當機，系統會重新下載郵件。
如果電子郵件用戶端在下載郵件時當機，會發生什麼情況？
用戶端下載郵件後，會再次向 Gmail 要求郵件清單。Gmail 會再次提供尚未彈出的下 250 則最舊對話清單。郵件用戶端最終會下載所有 Gmail 郵件，但視 Gmail 信箱大小而定，這個過程可能需要一段時間。
「最近」模式的運作方式
POP 工作階段開始時，電子郵件用戶端 (Thunderbird、Outlook、Sparrow 等) 會向 Gmail 信箱索取尚未下載的郵件清單。Gmail 將郵件提供給電子郵件用戶端後，用戶端就會開始下載郵件。
在 POP 最近模式中，Gmail 會顯示「所有郵件」中過去 30 天內的所有郵件 (垃圾郵件和垃圾桶中的郵件除外)。也就是說，多個 POP 用戶端可以下載相同的郵件，而且只要每 30 天至少檢查一次信箱，所有用戶端都會看到所有郵件。
郵件從 Gmail 擷取後會發生什麼情況？
使用最近模式時，郵件用戶端仍會顯示「已擷取」的郵件 (以一般模式下載)。也就是說，即使某個 POP 用戶端 (使用一般模式) 將郵件標示為已透過 POP 存取，另一個 POP 用戶端 (使用最近模式) 仍可查看該郵件 (除非您已在「透過 POP 存取郵件時」選項中，將 Gmail 設為刪除透過 POP 下載的郵件，在這種情況下，郵件會由一般模式的 POP 用戶端下載，然後移至垃圾桶)。
與一般模式不同，您必須將 POP 用戶端設為將郵件保留在伺服器上 (而非刪除)，因為當 POP 用戶端在最近模式中發出 DELE (刪除) 指令時，系統會將郵件傳送至 Gmail 的「垃圾桶」，無論使用者的「透過 POP 存取郵件時」設定為何。如果其中一個 POP 用戶端刪除郵件，其他 POP 用戶端就再也看不到這些郵件 (除非郵件已移出垃圾桶)。
重新下載郵件並排除現有郵件
郵件從 Gmail 移至郵件用戶端後，日後就無法重新下載至任何郵件用戶端。舉例來說，如果必須從頭移除並重新安裝郵件用戶端，除非在 Gmail 設定中選取「對所有郵件啟用 POP 功能 (包括已下載的郵件)」選項，否則無法下載先前「POP」的郵件。
- 登入 Gmail 帳戶。
- 依序按一下「設定」圖示
「查看所有設定」。 - 按一下「轉寄和 POP/IMAP」。
- 按一下「對所有郵件啟用 POP 功能」。
- 按一下 [儲存變更]。
啟用這項設定後，Gmail 會清除所有郵件的「已彈出」狀態。假設你使用 POP 一般模式，郵件用戶端會顯示信箱中最舊的 250 封郵件，你可以按照上述步驟再次下載。
如果選取「對現在起所收到的郵件啟用 POP 功能」設定，Gmail 只會將信箱中目前的所有郵件標示為「已透過 POP 存取」。因此，郵件用戶端只會下載您選擇這個選項後收到的郵件。